Tee muu varaus -osiossa voit luoda ja muokata varauksia kuten Oma kalenterissa. Tee muu varaus -toiminto on tarkoitettu tilojen ja välineiden varaamiseen sillioin kun varaukseen ei tarvitse liittää opintojaksototeutusta tai ryhmiä. Tällaisia varauksia ovat tyypillisesti palaverivaraukset tai esimerkiksi auton varaaminen.

Tee muu varausnäkymän etusivu


Varaus lisätään, muokataan ja poistetaan samalla tavalla kuin mikä tahansa varaus. 

Luo tai muokkaa varaus

Luo varaus

  1. Määritä varaukseen liittyvät tiedot Tee varaus-kentässä.
  2. Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan.
  3. Maalaa haluamasi ajankohta kalenterissa.

Tarkempi ohje


1. Määritä Tee varaus -kentän alle haluamasi ehdot. Kirjoittamalla 3 merkkiä, järjestelmä alkaa etsiä ko. tuloksia järjestelmästä.

2. Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan. Käytä näkymiä hyväksesi tai Siirry Päivään.

2. Maalaa hiiri pohjassa haluamasi ajankohta. Valinta näkyy vaaleansinisenä.

4. Sinulle aukeaa Uusi varaus-ikkuna, johon voit määrittää tarvittavat tiedot. Huomaa yläosassa Varauksen tila-vaihtoehdot: Luonnos (sininen), Ehdotus (keltainen) ja Julkaistu (vihreä). Nämä värit näkyvät myös kalenterimerkinnässä. Kts. edellä olevasta kuvasta. 


  • Status – määrittää onko varaus
    • luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
    • ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
    • julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)
  • Aihe- määrittää varaukselle otsikon
  • Tila ja välineet – luokkatila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi
    • Käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa.
      • Voit tallentaa Toimipisteitä haun oletusarvoksi valitsemalla toimipisteen tai useita ja valitsemalla "Talleta toimipisteet haun oletusarvoksi", jonka jälkeen tee haku. Tämän jälkeen kaikissa kalenterinäkymissä valitut toimipisteet säilyvät oletusarvona hauillesi, kunnes tallennat oletusarvoksi tyhjän kentän. Valinta säilyy vaikka kirjautuisit ulos.
    • Ulkopuolinen tila, mikäli esim. oppitunti pidetään jossain muualla kuin koulun tiloissa - tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla "Ulkopuolinen tila".
  • Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
  • Toistuvuus – voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
  • Varattu henkilöille– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
    • Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty - tämä ei siis ole sama asia kuin varauksen tekijä/tallentaja) vaikka oletuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
    • Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
  • Muut osallistujat - valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
    • Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
    • Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
    • Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla.
  • Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
  • Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
    • Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
      • Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
      • Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
    • Lisätiedot – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien.
    • Osallistujalukumäärä
    • Hinnan tyyppi - Sisäinen hinta/Yleinen hinta
    • Varaus luotu - varauksen luontiajankohta
    • Varauksen tekijä - Varauksen tekijä


5. Voit määrittää tapahtuman toistuvaksi, valitsemalla ko. vaihtoehdon ja sinulle aukeaa Varauksen toistuvuus -ikkuna. 


6. Määritä asetukset valmiiksi ja tarkista Esikatsele-ikkunasta mahdolliset ristiriidat. Esimerkissä keskimmäisessä on ristiriita Tatu Testisen kalenterin kanssa kanssa. Poista rasti mahdollisesti ristiriitaisista varauksien edestä ja hyväksy Valitse-painikkeella.

Muokkaa varaus

Valitse kalenterimerkinnässä (kts. edellä) muokkaa TAI kalenterimerkinnässä varauksen kohdalta Ratas - Muokkaa. Näin voit muokata kaikkia kalenterimerkinnän kenttiä kuin aikaisemmin luotaessa uutta varausta.

Varauksen poisto ja peruminen

Varauksen voi joko poistaa tai perua mikäli

  • käyttäjän oikeudet riittävät normaaliin varauksen muokkaamiseen (olet varauksen tekijä tai sinut on merkitty varaukselle henkilöksi).
  • varaus on tulevaisuudessa (historiallisia varauksia ei voi muokata)


Varauksen poistolla ja perumisella tarkoitetaan samaa asiaa. Semanttisesti nämä eroavat siinä, että varauksen poistamisesta voidaan lähettää ilmoitus opiskelijoille, jolloin opiskelijan näkökulmasta kyseessä on varauksen peruminen.

Vaiheittainen ohje

  1. Valitse varauksen kohdalla Ratas - Poista
  2. Vahvista varaus Poista-painikkeella

Tarkempi ohje

1. Varauksen voi tehdä klikkaamalla varausta kalenterista ja avautuvasta ikkunasta klikkaamalla "Poista"

TAI valise kalenterimerkinnän oikeasta yläkulmasta ratas ja sieltä "Poista".


2. Tämän jälkeenaukeaa uusi ikkuna, jossa pyydetään vielä vahvistamaan varauksen poisto. Jos kyseessä on toistuva varaus, voit valita vielä useamman varauksen.

3. Samalla kysytään, halutaanko lähettää peruutusilmoitus opiskelijoille. Tätä klikkaamalla lomake laajenee ja käyttäjä voi kirjoittaa opiskelijoille lähetettävän viestin, esim. otsikkoon "Matematiikan tunnin peruutus tänään 1.1.2020" ja viestiksi "Opettajan sairastumisen vuoksi tunti perutaan". Tämä viesti lähtee halutulle vastaanottajille tavallisena sähköpostiviestinä.


Vastaanottajien valitseminen:

  • Toteutuksen opiskelijat = Opiskelijarekisterissä ko. toteutukseen liitetyt opiskelijat
  • Ryhmän opiskelijat = Varauksen ryhmien opiskelijat (kaikkia varauksia ei tehdä toteutuksille)
  • Kaikki = Summa edellisistä

Lisäksi lähetetään sama ilmoitus suoraan varaukseen liitetyille henkilöille, koska varauksen voi perua joku muukin henkilö kuin esim. opettaja itse. Tuossa on muutenkin ajateltu, että opettajan on hyvä ”varmistua”, että viesti on lähtenyt ja sen hän huomaa saamalla itsekin tuon ilmoituksen.

Perumisen voi toki lähettää myös perinteisellä sähköpostiviestillä jos haluaa tarkemmin määrittää kenelle viesti lähetetään.

Poistetun varauksen palauttaminen

Varauksen palauttaminen voidaan tehdä vain Varausten listaus- ja massahallinnassa >> Yksittäisen varauksen poistaminen ja palauttaminen

Varauksen versiohistorian tarkastelu

>> Varauksen versiohistorian tarkastelu

Vinkki

Etsi vapaa tila

Jos tiedät jo halutun päivämäärän sekä kellonajan ja haluat etsiä siihen sopivan tilan toimi näin:

  1. Maalaa kalenterista haluttu päivä/kellonaika esim. 7.4. klo 10-12 (älä valitse vielä mitään tilaa, valitse itsesi kuitenkin osallistujaksi).
  2. Avautuvalla varauslomakkeella klikkaa Tilat ja välineet -kentän oikealta puolelta suurennuslasin takaa "Etsi sopiva tila". Jätä valinta kohtaan Tila on vapaa varauksen ajankohtana" ja käynnistä haku  klikkaamalla HAE-painiketta.
  3. Valitse listalta joku vapaista tiloista rivin peräsää +-painikkeella. HUOM. Tilan kohdalla näkyy lukon kuva mikäli sinulla ei ole oikeutta varata kyseistä tilaa, huom. opiskelijat.
  4. Jatka varauslomakkeen täyttämistä normaalisti ja klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
  • No labels
You must log in to comment.