Työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehdellä näet taulukossa työaikasuunnitelman hyväksymisprosessin eri vaiheet ja voit lähettää työaikasuunnitelman henkilölle hyväksyttäväksi. Mikäli työaikasuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle hyväksyttäväksi, hän ei näe Opettajan työpöydällä työaikasuunnitelmaansa kokonaisuudessaan ja sille lisättyjä tehtäviä.
Työaikasuunnitelman lähettäminen henkilölle hyväksyttäväksi
1. Valitse Tallenna PDF ja lähetä opettajalle*
2. Lisää/muokkaa tarvittaessa Valitse allekirjoittajat -kohtaan allekirjoittajat
3. Valitse lopuksi OK.
Työaikasuunnitelma lähtee henkilölle hyväksyttäväksi. Samalla työaikasuunnitelman tila ja työaikasuunnitelman tehtävien tila muuttuu Luonnos-tilasta Ehdotus-tilaan.
*Huomaa, että työaikasuunnitelman (pdf) kieli määräytyy sen perusteella, mikä pdf-pohja on valittu vasemmalla olevasta pudotusvalikosta ennen Tallenna PDF ja lähetä opettajalle -hyväksyttäväksi toimintoa. Työaikasuunnitelman pdf-pohjia hallinnoidaan Suunnittelijan työpöydän Ylläpito – Tulostuspohjat -valikossa.
Henkilölle tallennettu ja hyväksyttäväksi lähetetty työaikasuunnitelma näkyy taulukossa omana rivinään. Työaikasuunnitelman tilana on Esimies ehdottanut.
Arkistoitu PDF -otsikon alta voit ladata henkilölle tallennetun ja lähetetyn työaikasuunnitelman pdf-muotoisena. Lisäksi näet käsittelypäivämäärän sekä käsittelijän. Lisätietoa-kohdasta näet, mikäli työaikasuunnitelman tehtäviltä puuttuu kustannuspaikkoja tai työaikasuunnitelmalle kirjoitetut kommentit.
Työaikasuunnitelma-painikkeesta (Työaikasuunnitelma-pudotusvalikon oikealla puolella oleva painike) avautuu työaikasuunnitelma PDF-muotoisena. Tämä PDF-työaikasuunnitelma on kyseisen hetken tallennettujen tehtävien tilanne henkilön työaikasuunnitelmalla. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne (Käsittelypäivämäärä-sarake). Nämä tiedostot tallentuvat Arkistoitu PDF -sarakkeen alle sitä mukaa, kun työaikasuunnitelma lähetetään hyväksymisprosessiin.
Tallenna PDF ja lähetä opettajalle -painikkeesta työaikasuunnitelma siirtyy siis työaikasuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Sarakkeeseen Käsittelypäivämäärä jää tieto tallennusajasta. Muutokset tehtävissä eivät tämän jälkeen muuta tallennettua (ja arkistoitua) PDF-tulosteen sisältöä! (Työaikasuunnitelmasta voi olla useita samanaikaisia versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).
Työaikasuunnitelman hyväksyminen/hylkääminen
Henkilö voi joko hyväksyä tai hylätä työaikasuunnitelman. Mikäli henkilö hylkää ehdotetun työaikasuunnitelman, hän voi kirjoittaa Kommentti-kenttään syyn hylkäykselle. Esihenkilölle kommentti näkyy Hyväksyminen-välilehdellä Lisätietoa-kohdassa. Hylkäyksen jälkeen esihenkilö voi korjata työaikasuunnitelman tehtäviä ja lähettää sen henkilölle uudelleen hyväksyttäväksi.
Kun henkilö on hyväksynyt työaikasuunnitelman omalta osaltaan, työaikasuunnitelma näkyy Hyväksyminen-näkymällä tilassa Opettaja hyväksynyt ehdotuksen.
HUOM. Mikäli työaikasuunnitelmalle tehdään muutoksia tai lisätään tehtäviä hyväksyttäväksi lähettämisen jälkeen, on työaikasuunnitelma lähetettävä henkilölle uudelleen hyväksyttäväksi, jotta hän näkee suunnitelmalle tehdyt muutokset.
Työaikasuunnitelman päättäminen
Kun henkilö on hyväksynyt työaikasuunnitelman, esihenkilö voi lähettää työaikasuunnitelman johtajalle päätettäväksi/tehdä lopullisen hyväksynnän oman organisaation käytäntöjen mukaisesti. Esihenkilö voi siirtää työaikasuunnitelman johtajalle päätettäväksi, vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle (Peppi ei siis tätä estä).
1. Valitse Hyväksyminen-välilehdellä työaikasuunnitelman riviltä Siirrä johtajalle päätettäväksi (ehdotus) -painike.
2. Kirjoita avautuvaan ikkunaan halutessasi kommentti (kommentti tulee näkyviin lähettämisen jälkeen taulukkoon Lisätietoa-sarakkeen alle).
3. Valitse Lähetä.
Työaikasuunnitelman tilaksi muuttuu Valmis päätettäväksi. Lopullisen hyväksymisen (päättämisen) voi tehdä Yksiköt - Henkilöiden tunnit -näkymässä. Kun työaikasuunnitelma on lopullisesti hyväksytty (päätetty), sen tilana taulukossa näkyy Johtaja päättänyt.
HUOM. Vaihtoehtoisesti tämän vaiheen voi myös ohittaa, ja siirtyä suoraan Suunnittelijan työpöydän Yksiköt - Henkilöiden tunnit -näkymään hyväksymään (päättämään) työaikasuunnitelma.
Työaikasuunnitelman poistaminen
Mikäli kertaalleen tallennettu työaikasuunnitelma (PDF-tiedosto) on tarpeen poistaa järjestelmästä, Hyväksyminen-välilehdellä Poista-toiminto poistaa vain PDF-tiedoston ja sen hyväksyntäketjun Pepistä, ei kuitenkaan Peppiin tallennettuja tehtäviä henkilön työaikasuunnitelmalta.
Korkeakoulukohtaisesti on hyvä miettiä, missä poikkeustilanteissa työaikasuunnitelmia halutaan kokonaan poistaa järjestelmästä vai nähdäänkö tälle ollenkaan tarvetta. Jos työaikasuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen (työaikasuunnitelma on tilassa Johtaja päättänyt), käyttäjän on yleensä tarpeen tallentaa uusi työaikasuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha että uusi työaikasuunnitelma (PDF-tiedostot).
HUOM. Korkeakouluissa on erilaisia käytäntöjä, miten työaikasuunnitelmia käsitellään ja kenen toimesta, missä vaiheessa, miten usein lähetetään hyväksyttäväksi tai päätettäväksi jne. Ohessa on kuvattu, miten prosessin on ajateltu etenevän Pepin toimintojen osalta. Myös käytetyt termit ovat pääosin Pepistä peräisin.