...
- työaikasuunnitelman rakenne ja tehtävätyypit olla tehtynä organisaatiopuuhun (Suunnittelijan työpöytä - Ylläpito - Organisaatipuu - Tehtävätyypit)
- Lisäksi vuosisuunnittelussa luodaan tehtäväparentit (tehtävätyypit) Projektit ja Muut työt -otsikoiden alle (ks. Vuosisuunnittelu - Uuden projektin lisääminen/Uuden muun työn lisääminen), joiden alle henkilöiden tehtävät tallennetaan. Opetuksen tehtävät tallennetaan yleensä suoraan toteutuksen Resurssit-välilehdelle. Henkilöiden työaikasuunnitelma (TAS) muodostuu, kun vuosisuunnittelussa tallennetaan henkilöille tehtäviä näiden eri tehtäväparenttien alle .
Työaikasuunnittelun kokonaisprosessi Pepissä:*
- Esihenkilö/suunnittelija voi tehdä henkilön työaikasuunnitelmalle alustavaa suunnittelua henkilön tuntien jakautumisesta eri tehtävien välillä (Suunnittelijan työpöytä → Henkilöt → Työaikasuunnitelman Tehtäväkokonaisuudet -välilehti).
- Esihenkilö/suunnittelija tallentaa varsinaiset tehtävät Peppiin henkilölle vuosisuunnittelussa opetuksen, projektien tai muiden töiden alle (Suunnittelijan työpöytä -> Vuosisuunnittelu, ks. Tehtävän lisääminen opettajalle). Työaikasuunnitelman tilana on Luonnos.
- Esihenkilö/suunnittelija tallentaa ja lähettää työaikasuunnitelman henkilölle hyväksyttäväksi työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehdellä. Työaikasuunnitelman tilaksi muuttuu Ehdotus (henkilölle näkyy: Esimies ehdottanut).
- Henkilö tarkistaa Omasta profiilistaan työaikasuunnitelman ja hyväksyy/hylkää ehdotuksen (Opettajan/Suunnittelijan työpöytä → Oma pfofiili → Työaikasuunnitelma). Mikäli henkilö hylkää ehdotetun työaikasuunnitelman, hän voi kirjoittaa Kommentti-kenttään syyn hylkäykselle. Esihenkilölle kommentti näkyy Hyväksyminen-välilehdellä Lisätietoa-kohdassa. Hylkäyksen jälkeen esihenkilö voi korjata työaikasuunnitelman tehtäviä ja lähettää sen henkilölle uudelleen hyväksyttäväksi.
- Kun henkilö on hyväksynyt työaikasuunnitelman, se näkyy Opettaja hyväksynyt ehdotuksen-tilassa esihenkilölle/suunnittelijalle. Esihenkilö voi organisaatikäytänteiden mukaisesti siirtää työaikasuunnitelman johtajalle lopullista hyväksyntää varten työaikasuunnitelman Hyväksyminen-välilehdellä. Tällöin työaikasuunnitelman tilaksi tulee Valmis päätettäväksi.
- Lopuksi esihenkilö/johtaja voi hyväksyä (päättää) tai hylätä työaikasuunnitelman. Työaikasuunnitelman lopullinen hyväksyminen tehdään Yksiköt-näkymässä (Suunnittelijan työpöytä → Yksiköt → Henkilöiden tunnit). Siellä työaikasuunnitelma näkyy Valmis päätettäväksi -tilassa. Kun työaikasuunnitelma on lopullisesti hyväksytty (päätetty), se näkyy Johtaja päättänyt /Päätetty-tilassa.
HUOM. Mikäli työaikasuunnitelman tehtäviä päivitetään tai työaikasuunnitelmalle lisätään uusia tehtäviä, se on aina tallennettava ja lähetettävä henkilölle uudelleen hyväksyttäväksi, mikäli halutaan saada uusi tallennettu, reaaliaikaikaista työaikasuunnitelmaa vastaava pdf-versio työaikasuunnitelmasta. Henkilö ei myöskään näe hänelle lisättyjä uusia tehtäviä, ellei työaikasuunnitelmaa ole lähetetty hänelle uudelleen hyväksyttäväksi.
*HUOM. Korkeakouluissa on erilaisia käytäntöjä, miten työaikasuunnitelmia käsitellään ja kenen toimesta, missä vaiheessa, miten usein lähetetään hyväksyttäväksi tai päätettäväksi jne. Ohessa on kuvattu, miten prosessin on ajateltu etenevän Pepin toimintojen osalta.