Sisällöt
Muistikirjasovelluksiin tallennetaan webbisivuja tai niiden osia sekä omia muistiinpanoja. Niihin voi säilöä myös ääntä, kuvaa ja liikkuvaa kuvaa sisältäviä tiedostoja. Tiedostoja pystyy myös jakamaan yhteistyökumppaneiden kera. Microsoftin Onenote on ominaisuuksiltaan kehittynyt, kun taas Googlen Keep on niittänyt mainetta pelkistetymmällä lähestymiskulmallaan. Kumpaakin käytetään Metropolian tunnuksilla.
Onenoten kenties merkittävin etu itsenäiseen Evernoteen ja Keepiin nähden on se, että Onenotessa pystyy usea käyttäjä tekemään merkintöjä kuvaan tai videoon.
Luovilla aloilla käytettäviin digitaalisiin muistikirjoihin kuuluu Milanote, joka järjestää merkinnät visuaalisesti (ei siis perinteisesti hakemistohierarkisesti).
iOS- ja macOS -käyttöjärjestelmillä toimivia laitteita käyttävät luottavat irlantilaiseen Beariin.
Jos opinnäytetyön aineisto on pääosin verkossa ja sitä päivitetään usein, on harkittava syötteiden tilaamista. Syöte hälyttää, kun verkkosivua päivitetään. Jotkin kirjastot, arkistot ja tietokannat tarjoavat syötteitä myös uutuuksistaan. Syötteitä tilataan ja niitä luetaan syötteenlukuohjelmalla. Niistä ehkä helppokäyttöisin on Feedly.
Tietojen siirto verkossa manuaalisesti paikasta toiseen syö työaikaresurssia. Ongelman poistamiseksi opiskelijat, opettajat ja tutkijat pystyvät myös automatisoimaan joitakin verkon tietovirtoja. Menetelmää kutsutaan workflow'ksi. Alan välineisiin kuuluu muun muassa Microsoftin Power Automate (ent. Flow). Ohjelmaan asetetaan sääntöjä, jotka määräävät, mitä tiedolle tehdään automaattisesti. Resepti voi olla esimerkiksi "siirrä suosikeiksi merkitsemäni Twitter-viestit Power Automateen".
Kyselytutkimus pystytään tekemään Googlen Formsilla tai Microsoftin Formsilla (keskenään kilpailevilla pilvipohjaisilla ohjelmilla on samat nimet). Kumpaakin pidetään suhteellisen helppokäyttöisenä. Googlen kyselyohjelma osaa piirtää vastauksista myös grafiikkaa tekoälyn voimin. Kummallakin ohjelmalla tehtyyn kyselyyn kykenee vastaamaan ilman kirjautumista Googlen tai Microsoftin käyttäjäksi, mikäli kyselylomake on asetettu avoimeksi (kaikki verkon käyttäjät näkevät kyselyn ja pystyvät siihen vastaamaan).
Tietosuojaa vaativissa kyselyissä käytetään E-lomaketta, joka tallentaa tiedot Metropolian omalle palvelimelle.
Kyselyjä tehtäessä on otettava huomioon tietosuojasäädökset. Jos vastauksista muodostuu henkilörekisteri, on siitä laadittava rekisteriseloste. Rekisteriseloste on tehtävä riippumatta siitä, tallentaako ohjelma tiedot omaan konesaliin tai pilveen. Lisää.
Opinnäytetyön tietosuoja-asiat (sisäverkko)
Mahdolliset pitkät tutkimushaastattelut kannattaa äänittää älypuhelimen videotoiminnolla, koska videosta pystyy jälkeenpäin merkitsemään kiinnostavia kohtia. Leimaaminen onnistuu esimerkiksi Youtuben omilla korteilla.
Puhemuotoinen haastattelu pitää joskus muuttaa tekstiksi. Silloin haastattelu kannattaa nauhoittaa Google Docsilla, joka muuttaa puheen tekstiksi reaaliaikaisesti.
Myös Skypellä tai Googlen Hangouts Meetillä tehtävän haastattelun pystyy nauhoittamaan. Tekninen toimivuus pitää varmistaa ennen session alkua.
Opinnäytetyön teossa tarvitaan ryhmätyö- tai jopa projektinhallintaohjelmaa - jos ei muuhun niin ainakin yhteydenpitoon ohjaajan ja opiskelijan kesken. Perinteinen sähköpostiviestittely liitetiedostoineen kannattaa minimoida, koska verkon uusilla välineillä saman asian pystyy tekemään vähemmällä kuormituksella. Google Docs voi joissakin tapauksissa olla riittävä väline yhteydenpitoon ja tiedostojen jakamiseen.
Microsoftin uusi Teams~ohjelma sopii kehittyneempään ryhmätyöhön, joka lähenee projektia. Teamsissa pystyy jakamaan tehtäviä ryhmän kesken ja seuraamaan niiden etenemistä. Ryhmän kera voi käyttää myös yhteistä kalenteria, mikäli toiminto on organisaatiossa aktivoitu (jos ei, on turvauduttava Confluence~wikin kalenteriin). Myös aineiston jako joukkueen kesken onnistuu.
Metropolian opiskelijat käyttävät videokonferenssiohjelmanaan Microsoftin Teamsia (tai Skype for Businessin pilviversiota) ja Googlen Hangouts Meetiä
Pikaviestittelyyn esimerkiksi opinnäytetyön tekijän ja ohjaajan välillä voi käyttää esimerkiksi Microsoftin Kaizalaa.
Googlen ja Microsoftin pilvisovelluksen käyttö edellyttää sitä, että tiimin kaikki jäsenet suostuvat sitä käyttämään. Ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelimille saa mennä vain pilvipalvelun käyttöehtojen sallimaa aineistoa.
Tietosuojamielessä herkkää aineistoa sähköpostitse jaettaessa on käytettävä Deltagon-turvapostia. Se on asennettu liitännäisenä Outlook-sähköpostiohjelmaan Metropolian henkilökunnalle ja opiskelijoille.
Opinnäytetyön disposition eli rakenteen suunnittelussa käytetään usein verkkoselaimella toimivia miellekarttaohjelmia. Bubbl.usilla ja saksalaisella Mindmeisterilla pystyy tekemään itselleen demoversion miellekartasta ilman kirjautumista. Jos kartan haluaa tallentaa tai jakaa muiden kera, pitää palveluihin kirjautua. Tiukan paikan tulleen miellekartan pystyy tallentamaan myös ilman rekisteröitymistä. Se onnistuu, jos miellekartasta ottaa kuvan ruutukaappauksella (Ctrl-Alt-PrtScn).
Disposition hahmotteluun sopivat myös Googlen Jamboard ja Microsoftin Whiteboard, jotka ovat digitaalisia fläppitauluja.
Tutkimussuunnitelmaa ei saa tallentaa pilvipalveluun (koskee myös G Suite for Educationin ja Office 365 Educationin sovelluksia). Pilven asemesta voi Metropoliassa käyttää esimerkiksi Confluence-wikiä, joka tallentaa tiedot oppilaitoksen omaan datakeskukseen. Tutkimussuunnitelman voi tallentaa myös OMAan tai Metropolian alla olevalle henkilökohtaiselle WWW-sivulle. Myös jaettua verkkolevyä voi käyttää, ellei menetelmän hienoinen primitiivisyys häiritse.
Opinnäytetyön lopullinen versio kirjoitetaan yleensä Microsoftin Wordin asiakasohjelmalla. Asiakasohjelma pitää asentaa kotitietokoneelle, ellei se siellä jo ole (Wordin asiakasohjelman Metropolian opiskelija saa ilmaiseksi Office-paketin mukana). Metropolian tiloihin sijoitetuissa tietokoneissa Wordin asiakasohjelma on jo valmiiksi istutettuna. Wordin pilvipohjaista versiota (Word Online) pystyy käyttämään verkkoselaimella, kunhan on kirjautunut Metropolian pilvipalvelujen käyttäjäksi.
Myös kirjoitusohjelma LaTeXilla on vankka kannattajakuntansa oppilaitosmaailmassa (katso tietohallinnon sivustosta luokat, joissa ohjelma on asennettuna).
Työn esiversioita ja alustavia aihioita voi kirjoittaa myös Google Docsilla ja Word Onlinella. Docs tukee reaaliaikaista yhteiskirjoitusta; kaksi tai useampi kirjoittaja pystyy samaan aikaan muokkaamaan samaa dokumenttia. Docsissa pystyy myös kommentoimaan tekstin osaa (maalaamalla kyseinen merkkijono ja kirjoittamalla sitä koskeva kommentti marginaaliin).
Docsilla tai Word Onlinella työskenneltäessä työ on kuitenkin jossain vaiheessa siirrettävä Wordin asiakasohjelmaan, koska Docsin ja Wordin pilviversiot eivät tue Metropolian opinnäytetöissä käytettäviä muotoiluja.
Opinnäytetyön ohjaamiseen on tarjolla moderneja välineitä, jotka vähentävät sähköpostikuormitusta (ks. yllä luku Ryhmätyö ja yhteydenpito).
Ohjaaja pystyy käyttämään Microsoftin uuden Teams-ohjelman ominaisuuksia täysimääräisesti. Opiskelija kykenee Teamsissa esimerkiksi jakamaan työnsä ohjaajan kera väliarviointia varten. Teamsissa pystyy avaaamaan myös yksityisiä huoneita opinnnäytetyön tekijän ja ohjaajan kesken.
Usean opiskelijan töiden ohjaamista pystyy tehostamaan kannustamalla opiskelijat käyttämään yhden ja saman yhtiön tuotteita. Jos ohjattavat käyttävät esimerkiksi Microsoftin ohjelmia, pystyy ohjaaja seuraamaan kaikkien töiden edistymistä kojelautamaisella Delve-ohjelmalla, joka kertoo kunkin käyttäjän tilanteen reaaliaikaisesti.
Kirjallisuutta - Literature
Eri tutkinnoilla on lisäksi omia oppaita opinnäytetyön tekemisestä.