1) Kokouksen luominen

Zoomin kautta:

1) Avaa Zoom.

2) Napsauta “Schedule a Meeting”.

3) Lisää osallistujat (kollegat tai ulkoiset vieraat).

4) Määritä kokoustiedot (aika, päivämäärä, kesto jne.).

5) Tallenna kokouskutsu.

2) Kokouksen tallennussijainnin muuttaminen

1) Paina Zoomin etunäytöltä hammasratas -kuvaketta ohjelman asetuksien avaamiseksi.

2) Valitse tallennuskohteeksi on henkilökohtainen päätelaitteesi.

3) “Choose a location for recorded files when meeting ends” -vaihtoehdon valitseminen mahdollistaa myös haluamasi tallennussijainnin valitsemisen, kun päätät videonauhoituksen.

3) Kokoukseen liittyminen:

Outlook/sähköpostista:

1) Avaa kokouskutsu sähköpostissa.

2) Napsauta “Join Zoom Meeting” -linkkiä.

4) Haastattelun tallennus ja litterointi:

1) Kun olet kokouksessa, siirry kokousohjaimeen. Löydät sen näyttösi alareunasta.

2) Napsauta Record -toimintoa, jolloin Zoom aloittaa nauhoituksen.

3) Kaikki osallistujat saavat ilmoituksen tallennuksen aloittamisesta.

4) Oletuksellisesti Zoom-työkalulla ei ole mahdollista litteroida etähaastatteluja, sillä tämä on estetty ylläpidon toimesta Metropoliassa.

5) Haastattelun litterointiin sinun on käytettävä esimerkiksi Word-ohjelmaa apunasi. Tarvittaessa kysy ohjaajaltasi neuvoa haastattelun litteroimiseen.

5) Lopeta tallennus

1) Lopettaaksesi tallennuksen, palaa kokousohjaimeen.

2) Paina Stop Recording -vaihtoehtoa.

6) Etsi ja tarkista tallenteiden sijainti:

1) Tallenne tallentuu siihen paikkaan, jonka olet valinnut tallennuksen oletussijainniksi kohdan 2 mukaisesti.

2) Löydät tallenteen koneesi paikallismuistista, jos olet valinnut sen videon tallennussijainniksi. Katso kuva, jossa tallennuspaikaksi on valittu tietokoneen Documents-osio. Etsi oikea kansio ja tiedosto haastattelustasi.

3) Siirrä tallenne Z-asemalle, esimerkiksi ctrl + x -näppäinkomennolla tai tietokoneen leikkaa-toiminnolla. Tällöin tallenne siirtyy yhtenä versiona ilman kopiota tietokoneesi muistista Metropolian ylläpitämälle kotihakemistolle. Z-kotihakemiston toiminta edellyttää VPN-yhteyttä. Lisätietoja Z-kotihakemistosta voit lukea täältä.

4) Tarkista ettet ole vahingossa tallentanut salassa pidettävää aineistoa Metropolian pilvipalveluympäristöön. Pilvipalveluiden käyttöehdot kieltävät salassa pidettävän aineiston käsittelyn pilvipalveluissa.

7) Tarkista pääsyoikeudet tallennuksen äärelle: 

1) Oletuksellisesti muulla kuin kokouksen järjestäjällä on pääsy tallenteen sisällölle.

2) Tarkista, ettet ole vahingossa tallentanut tiedostoasi pilvipalveluun tai public_html-kansioon. Z-asemalle vain sinulla ja tietohallinnolla on pääsy tallenteelle.

8) Tallenteiden varmuuskopiointi ja tietoluokituksen tarkistaminen:

1) Tiedon turvallisessa käsittelyssä kannattaa huolehtia riittävästä varmuuskopioinnista.

2) Kun tallennat tiedot Z-asemalle, sinun ei tarvitse huolehtia varmuuskopioinnista. Varmuuskopiointivelvoitteet täyttyvät, kun tiedosto on tallennettu Z-asemalle.

3) Mikäli tallennat salassa pidettävän aineiston ulkoiselle tallentimelle, kuten muistitikulle, on sinun salattava eli ”kryptattava” muistitikun sisältö.

4) Salaaminen tuo lisäsuojauksen tallenteelle, ja sen avaaminen edellyttää salasanaa. Salasana toimii muistitikun sisällön purkuavaimena, jota ilman ulkopuolinen ei pysty lukemaan sisältöä.

5) Nykyisin sekä Windows- että MacBook-koneet tarjoavat käyttäjälle salaamisominaisuuden. Lisäksi on olemassa erillisiä ohjelmistoja tiedostojen salaamiseen. Alempana löydät lisätietoa salaamistoiminnosta.

• Tiedoston salaaminen Macbook-koneella
• Tiedoston salaaminen Windows-koneella
• Metropolian ohje tiedoston salaamiseksi 7-Zip-ohjelmalla: 

6) Mikäli salaat tiedoston, sinun on muistettava määrittelemäsi purkuavain/salasana. Ilman purkuavainta et pysty enää avaamaan salatun tiedoston sisältöä.

9) Tallenteen ja varmuuskopioiden tuhoaminen

1) Kun et enää tarvitse tallennetta, niin tuhoa se.  

2) Tarkista, ettei alkuperäinen tallenne jää lojumaan Z-verkkolevylle, paikallisesti koneellesi tai ulkoiselle tallentimelle. 

3) Tuhoa myös ottamasi varmuuskopio tallenteesta, esim. mikäli olet varmuuskopioinut tiedoston ulkoiselle tallentimelle.

4) Tuhoa myös haastattelun litteroitu teksti ja sen varmuuskopio, kun et enää tarvitse niitä.

5) Poista tiedosto myös roskakoristasi. Tyhjentämällä roskakorisi sisällön tiedosto on pysyvästi tuhottu.

Zoom Interviews for Thesis (Secret or Classified interviews, Entailing Sensitive Personal Data (GDPR Article 9))