Asiakirjojen ja tietojen jakaminen luokkiin salassa pidettävyyden perusteella on tärkeä osa tiedon elinkaaren turvallisuutta. Kun tieto on luokiteltu voidaan tieto tallentaa ja/tai julkaista sille sopivaan tallennuskohteeseen, kuten verkkolevylle, tietokoneen paikalliselle levylle, ulkoiselle tallentimille, tietojärjestelmään tai pilvipalveluun. Tiedon luokittelusta on vastuussa tietojen omistaja ja/tai käsittelijä.

Tutustu tietojen luokittelu ja tallennus ohjeeseen, jossa on tarkemmin tietoa siitä, mitä salassa pidettävät tiedot ovat.

Tietojen luokittelu ja tallennus mallin tarkoitus on selkeyttää mihin tietoja voidaan julkaista ja tallentaa. Luokittelumallin avulla pystyt tunnistamaan mihin luokkaan käsiteltävät tietosi kuuluvat. Jos kyseessä on esimerkiksi tutkimusprojekti tai hanke, jossa ei käsitellä salassa pidettävää tietoa tai arkaluonteista henkilötietoja, on tieto silloin luottamuksellista tietoa. Kun tiedon luokka on tunnistettu voit tarkistaa aineiston tallennus taulukosta sijainnit, mihin tätä tietoa voidaan tietoturvallisesti tallentaa tai julkaista.

Luokittelumalli

Julkinen tieto

Tiedon katseluun ei ole rajoituksia.
Tekijänoikeus on otettava huomioon kaikissa julkaisuissa. Tekijänoikeus tarkoittaa tekijän lähtökohtaista yksinoikeutta päättää teoksensa käytöstä. Tällöin muilla ei ole oikeutta käyttää teosta ilman tekijän lupaa.
Esimerkkejä julkisista tiedoista ovat lehdistötiedotteet, kurssitiedot, tutkimusjulkaisut, julkiset asiakirjat ja julkiset www-sivustot

Sisäinen tai rajoitettuun käyttöön tarkoitettu tieto

Tietoa voi katsella Metropolian henkilökunta ja opiskelijat
Esimerkiksi sisäiset tiedotteet, sisäiseen käyttöön tuotetut ja hankitut opetusmateriaali, ohjeet, muistiot ja organisaatiolle lisensoidut aineistot.

Luottamuksellinen tieto

Tietoja voivat katsella ja käsitellä jokainen asianomaisen ryhmän jäsen (myös opiskelija esim. tutkimusprojekteissa)
Esimerkiksi keskeneräiset opintosuoritukset, hankkeet tai projektit

Salassa pidettävä tieto

Tietoa voivat katsella ja käsitellä vain erikseen valtuutetut henkilöt
Tiedot henkilön terveydentilasta, vammaisuudesta, terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta tai kuntoutuksesta (esim. hakemukset ja päätökset erityisjärjestelyistä opinnoissa)
Tiedot henkilön vuosituloista tai kokonaisvarallisuudesta taikka tuen tai etuuden perusteena olevista tuloista ja varallisuudesta taikka jotka muutoin kuvaavat hänen taloudellista asemaansa
Arkaluonteiset henkilötietoja, jota on muun muassa;
- terveydentilaa tai sairautta koskevia tietoja (esim. lääkärintodistus)
- rotu tai etninen alkuperä
- poliittisia mielipiteitä
- uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
- ammattiliiton jäsenyys
- seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen
- geneettisiä tai biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten

Aineiston tallennus ja julkaisu taulukossa käytetään kolmea eri kategoriaa. Sallittu, sallittu rajauksin ja ei sallittu.

Sallittu tarkoittaa sitä, että sen kategorian tietoja saa tallentaa ja/tai julkaista toimenpide sarakkeen kohteeseen.
Sallittu rajauksin tarkoittaa, että tiedon tallennuksessa ja/tai julkaisussa on otettava huomioon tiettyjä rajauksia, kuten käyttöoikeuksien rajoittaminen. Esimerkiksi jos Moodleen tallennetaan koesuorituksia käyttöoikeudet on rajoitettava siten, ettei tietoja pysty näkemään muut kun tiedon käsittelijä.
Ei sallittu tarkoittaa, ettei tietoa saa ollenkaan tallentaa tai julkaista kyseisen sarakkeen sijainnissa.

Huom. Tekijänoikeus on otettava huomioon kaikissa julkaisuissa. Tekijänoikeus tarkoittaa tekijän lähtökohtaista yksinoikeutta päättää teoksensa käytöstä. Tällöin muilla ei ole oikeutta käyttää teosta ilman tekijän lupaa. Tämä on otettava huomioon tiedon julkaisemisessa.

Aineiston tallennus ja käsittely verkkolevyillä ja tietokoneen paikallisella kiintolevyllä sekä ulkoisilla tallentimilla

Toimenpide	Julkinen aineisto	Sisäinen / rajoitettu tieto	Luottamuksellinen tieto	Salassa pidettävä tieto	Rajaus
P:	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Ei sallittu	Projektipäällikkö tekee palvelupyynnön helpdeskiin, johon lisätään oikeudet listatuille jäsenille.
S:	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Kaikille avoin, kuka tahansa voi luoda tiedostoja väliaikaista tallennusta varten.
T:	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Isompien materiaalien jakamiseen, jotka eivät sovellu OMA:n kautta jaettavaksi. Esimerkiksi isot videot, tutorial tiedostot tms. Opiskelijoilla on lukuoikeudet ja henkilökunnalla kirjoitusoikeudet.
U:	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Toiminnon alla oleva PUB kansio avoin kaikille henkilökunnan jäsenille. PRIV kansio näkyy ainoastaan määritellyille toiminnon jäsenille. Uusi PRIV kansio haetaan helpdeskin kautta.
W:	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Käyttäjillä vain lukuoikeudet, Hyödynnetään sellaisten sovelluksien kohdalla joita voi käyttää suoraan verkkolevyiltä. Käyttäjillä on ainoastaan lukuoikeudet.
Z:	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Z-verkkolevy on henkilöstölle tarkoitettu tietoturvallinen tallennuspaikka. Tästä asemasta otetaan varmuuskopiointi automaattisesti.
\\share-courses	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu
\\share-archive	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu
Työtietokoneen paikallinen kiintolevy/tallennustila	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Paikallisesta kiintolevystä tai tietokoneen omasta tallennustilasta ei oteta varmuuskopioita tietohallinnon toimesta. Tietokoneen varmuuskopiointi on käyttäjän omalla vastuulla toisin kuin, jos tiedon tallentaa verkkolevylle. Tämän vuoksi salassa pidettävää tietoa ei tule tallentaa tai säilyttää pelkästään tietokoneen henkilökohtaisessa muistissa. Mikäli tieto katoaa laitteelta se ei ole enää palautettavissa ilman varmuuskopiota. Kiintolevy sopii salassa luokitellun tiedon tallentamiseksi väliaikaisesti, esimerkiksi henkilöhaastattelun tekemiseksi Zoom-ohjelmalla. Väliaikaisen tallentamisen jälkeen siirrä tiedosto henkilökohtaiselle Z-verkkolevyllesi tai alustalle, jossa saa säilyttää salassa luokitteluteltua tietoa.
Tallennus puhelimelle tai tabletille (suojakoodi oltava käytössä)	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Ei sallittu
Ulkoiset tallentimet (muistitikut, kiintolevyt, CD)	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Salassa pidettävät tiedostot oltava salasanalla suojattuna ulkoisilla tallentimilla.
Julkinen tietokone tai muiden yhteisessä käytössä oleva kotitietokone	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Julkiset tietokoneet tai perheen yhteiskäytössä oleva kone ei ole riittävän tietoturvallinen käsittelemään sensitiivistä tietoa. Yhteinen käyttäjätunnus kotikoneella ei estä muiden perheenjäsenten pääsyä koneelle tallennettujen tietojen äärelle, vaan perheenjäsenillä tulisi olla erilliset käyttäjätunnukset koneen käyttämiseksi. Jos koneella on erilliset käyttäjätunnukset, niin silloin koneen käytössä sovelletaan opiskelijan henkilökohtaisen tietokoneen kiintolevyn tallennuskäytänteitä.
Opiskelijan henkilökohtaisen tietokoneen kiintolevy/tallennustila, joka ei ole yhteiskäytössä	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajoituksin	Paikallisesta kiintolevystä tai tietokoneen omasta tallennustilasta ei oteta varmuuskopioita tietohallinnon toimesta. Tietokoneen varmuuskopiointi on käyttäjän omalla vastuulla toisin kuin, jos tiedon tallentaa verkkolevylle. Tämän vuoksi salassa pidettävää tietoa ei tule tallentaa tai säilyttää pelkästään tietokoneen henkilökohtaisessa muistissa. Mikäli tieto katoaa laitteelta se ei ole enää palautettavissa ilman varmuuskopiota. Kiintolevy sopii salassa luokitellun tiedon tallentamiseksi väliaikaisesti, esimerkiksi henkilöhaastattelun tekemiseksi Zoom-ohjelmalla. Väliaikaisen tallentamisen jälkeen siirrä tiedosto henkilökohtaiselle Z-verkkolevyllesi tai alustalle, jossa saa säilyttää salassa luokitteluteltua tietoa. Poista sen jälkeen tekemäsi väliaikainen tallennustieto kokonaan koneesi kovalevyltä, kun et tarvitse sitä enää.

Aineiston tallennus ja käsittely tietojärjestelmissä, sekä pilvipalveluissa

Toimenpide	Julkinen aineisto	Sisäinen / rajoitettu tieto	Luottamuksellinen tieto	Salassa pidettävä tieto	Rajaus
Julkiset www-sivut	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu
Oma-Metropolia (intra)	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Intraa lukee henkilökunnan lisäksi myös opiskelijat.
Peppi	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
Amme	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
Moodle	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Tiedon katselu ja käsittely on rajattava vain valtuutetuille henkilöille.
HR-järjestelmä	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
Metroarch	Sallittu	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Metropoliassa on oma palvelin Metroarch, joka on tarkoitettu erityisesti TKI-hankkeiden sensitiivisen aineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn. Palvelimella olevalle aineistolle voidaan myöntää käyttöoikeuksia ko. hankkeen työntekijöille sekä Metropoliaan että Metropolian ulkopuolelle.
Google tuotteet: Drive, Classroom, Blogger, Docs, Meet, Sites, Photos, Slides, Form	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Pilvipalveluiden käyttöehdot määrittävät ehdot pilvipalveluiden käytölle. Huom! Googlen tuoteperheeseen kuuluu useita sovelluksia, joihin pätee sama aineiston tallennus ja käsittely ohjeistus kuin listattuihin palveluihin.
Microsoft 365 tuotteet: OneDrive, Onenote, Sites, Stream, Teams, Planner, Stream, Whiteboard, Sharepoint, Yammer	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Pilvipalveluiden käyttöehdot määrittävät ehdot pilvipalveluiden käytölle. Huom! Microsoft 365 kuuluu useita lisäsovelluksia ja -palveluita. Näihin kaikkiin pätee sama aineiston tallennus ja käsittely ohjeistus kuin listattuihin sovelluksiin ja palveluihin.
Promid-työajanhallinta	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu
Zoom	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin	Salassa pidettävää materiaali saa nauhoittaa Zoom-ohjelmalla. Tutustu ohjeistukseen tietohallinnon WiKi-sivuilla.
Asianhallintaratkaisu	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
Wihi	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Wihi on järjestelmä opinnäytetöiden prosessin hallintaan ja viestintään.
E-lomake	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
HelpDesk	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu rajauksin
ARC-järjestelmä	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Ei sallittu
Youtube	Sallittu	Sallittu rajauksin	Ei sallittu	Ei sallittu
Sosiaalisen median kanavat: Facebook, Instagram, TikTok	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Huom! Muihin sosiaalisen median kanavoihin pätee sama aineiston tallennus ja käsittelyn ohjeistus.

Aineiston lähettäminen

Toimenpide	Julkinen aineisto	Sisäinen / rajoitettu tieto	Luottamuksellinen tieto	Salassa pidettävä tieto	Rajaus
Metropolian sähköposti sisäinen viestintä	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
Metropolian sähköposti ulkoinen viestintä	Sallittu	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Turvapostiratkaisua tulee käyttää joko henkilötietoa, arkaluonteista tietoa tai muutoin luottamuksellista tietoa sisältävän sähköpostin lähettämiseen, kun sähköpostia lähetetään Metropolian ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen.
Kirjeposti	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Sallittu rajauksin	Kirjepostin sisältö ei saa näkyä kirjeen ulkopuolelle.

Aineiston tulostaminen ja paperien, sekä muun aineiston hävittäminen

Toimenpide	Julkinen aineisto	Sisäinen / rajoitettu tieto	Luottamuksellinen tieto	Salassa pidettävä tieto	Rajaus
Aineistojen tulostaminen	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu
Paperi aineiston hävittäminen, normaali roskikseen	Sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu	Ei sallittu
Aineiston hävittäminen, Tietoturvaroskikseen	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Sallittu	Kaikki luottamuksellinen paperi ja muu salassa pidettävä aineisto on laitettava tietoturvaroskikseen, kuten henkilötietoja sisältävät tulosteet ja kurssisuorituksiin liittyvä materiaali.

Data classification and secure storing

Tietojen luokittelu ja tallennus tietoturvallisesti

Luokittelumalli

Aineiston tallennus ja julkaisu taulukossa käytetään kolmea eri kategoriaa. Sallittu, sallittu rajauksin ja ei sallittu.

Aineiston tallennus ja käsittely verkkolevyillä ja tietokoneen paikallisella kiintolevyllä sekä ulkoisilla tallentimilla

Aineiston tallennus ja käsittely tietojärjestelmissä, sekä pilvipalveluissa

Aineiston lähettäminen

Aineiston tulostaminen ja paperien, sekä muun aineiston hävittäminen

1 Comment

Unknown User (kimmosv)

Tietohallinto

Tietojen luokittelu ja tallennus tietoturvallisesti

Luokittelumalli

Aineiston tallennus ja julkaisu taulukossa käytetään kolmea eri kategoriaa. Sallittu, sallittu rajauksin ja ei sallittu.

Aineiston tallennus ja käsittely verkkolevyillä ja tietokoneen paikallisella kiintolevyllä sekä ulkoisilla tallentimilla

Aineiston tallennus ja käsittely tietojärjestelmissä, sekä pilvipalveluissa

Aineiston lähettäminen

Aineiston tulostaminen ja paperien, sekä muun aineiston hävittäminen

1 Comment

Unknown User (kimmosv)