Miten pidän sähköpostilaatikkoni siistinä?
Sähköpostilaatikon käyttämä tallennustila
Sähköpostilaatikon käyttämä levytila voi kasvaa yllättävän suureksi varsinkin, kun vastaanotat paljon liitetiedostoja. Tämän ohjeen avulla huolehdit siitä, että sähköpostilaatikossasi ei ole merkittävää määrää tarpeetonta sisältöä.
Ota ensin varmuuskopio
Siivouksen aikana voi tapahtua myös vahinkoja, joiden seurauksena tärkeää materiaalia poistuu. Siltä varalta ennen kuin siivoat sähköpostilaatikkoasi, ota siitä varmuuskopio. Ohjeet sähköpostin varmuuskopiointiin löydät täältä.
Älä keskity yksittäisiin viesteihin
Yksittäinen sähköpostiviesti ilman liitetiedostoa vie hyvin vähän tilaa sähköpostilaatikostasi. Käyttääksesi aikasi tehokkaammin keskity yksittäisten viestien sijasta alla olevien ohjeiden mukaisiin, suurempiin kokonaisuuksiin.
Eriytä postituslistat kansioihin
1. Mieti, kuulutko jollekin postituslistalle, josta saat säännöllisesti sähköpostia.
2. Jos kuulut, luo postituslistan kautta tulevia viestejä varten erillinen kansio Outlookiin:
- Valitse hiiren kakkospainikkeella Cabinet.
- Valitse valikosta New folder.
- Kirjoita kansiolle nimi.
3. Luo Outlookiin sääntö, joka ohjaa automaattisesti sähköpostilistan osoitteesta saapuvat sähköpostiviestit äsken luomaasi kansioon:
- Valitse mikä tahansa kyseiseltä sähköpostilistalta saapunut sähköpostiviesti.
- Klikkaa Rules-painiketta.
- Klikkaa Create rule.
- Outlook ehdottaa mahdollisia sääntöjä valitsemasi sähköpostiviestin pohjalta.
- Lisää rasti esimerkiksi lähettäjän osoitteen kohdalle. Silloin Outlook tunnistaa sähköpostilistan viestin sen perusteella ja siirtää sen valitsemaasi kansioon.
- Lisää rasti kohtaan Move the item to folder.
- Valitse aiemmin luomasi kansio, johon haluat sähköpostilistan viestien siirtyvän.
- Klikkaa OK.
- Tallenna sääntö klikkaamalla OK.
4. Tarkista säännöllisesti luomasi kansion sisältö. Onko sinne tullut uusia viestejä sähköpostilistalta?
5. Poista luomastasi kansiosta vanhat viestit säännöllisesti tai heti luettuasi. Voit valita useita sähköpostiviestejä kerralla pitämällä vaihtonäppäimen (SHIFT) pohjassa. Poistaminen onnistuu Delete-painikkeella. Näin sähköpostilistat eivät kasvata turhaan sähköpostilaatikkosi kokoa.
- Created by Janne Teräslahti, last modified on 27.3.2024
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 10 Next »
- No labels