Tietohallinto

Ihmiset haluavat vaikuttaa tietoon eli informaatioon, joka voi olla hyvän- tai pahantahtoista. Mainostamisella ja valistamisella yritetään muokata ihmiskäyttäytymistä, esim. liikkumaan terveellisemmin ja syömään enemmän. Perinteisellä medialla ei ole enää viestinnällistä monopolia, vaan internet ja sosiaalinen media mahdollistavat laaja-alaisen levikin kenelle tahansa.

...

Alempana on lista tietohallinnon kieltämistä sosiaalisen median applikaatioista, joita ei saa ladata korkeakoulun antamalla puhelimellelaitteelle. Kun applikaatiota ei mainita listalla, niin sen saa ladata puhelimen laitteen virallisesta sovelluskaupasta henkilökohtaiseen käyttöön.  Lisäksi kielletään kiinalaisten ja venäläisten ohjelmistojen ja palveluiden käyttö korkeakouluyhteisön laitteissa ilman erillistä työtehtäviin liittyvää tarveperustelua. Ohjaa tarveperustelusi tietohallinnolle, joka määrittää voiko applikaation käyttöönoton tehdä korkeakouluympäristössä. Lataa hyväksytyt applikaatiot vain puhelimesi laitteen virallisesta sovelluskaupasta, esim. Android-puhelimella Google Play -kaupasta ja iPhonella App Store -kaupasta.

...

• TikTok. TikTokin käyttöä ohjaa tietohallinnon määrittelemä toimintaperiaate.
• WeChat. Kiinalainen Tencent-yhtiö omistaa applikaation.

...

Käyttö sallittua, mutta edellyttää varovaisuutta työkäytössä

...

Sosiaaliset mediat ovat kultakaivoksia huijareille ja identiteettivarkaille, koska ihmiset jakavat itsestään avoimesti tietoa sosiaalisissa medioissa. Avoimempi tiedon jakaminen helpottaa rikollisten ja valtiollisten toimijoiden verkkourkintaa. Tästä syystä tietohallinto kieltää TikTok-palvelun käytön kokonaan ja lataamisen puhelimellelaitteelle, koska palvelun omistaa kiinalainen yhtiö ByteDance, jota on syytetty läheisistä suhteista Kiinan hallintoon. Kiinan lain mukaan jokainen kiinalainen yritys ja henkilö joutuu tarvittaessa avustamaan maan tiedusteluviranomaisia. Sen vuoksi sosiaalisen median palveluihin kohdistuu paljon tietoturvauhkia. Sosiaalisen median urkinta edeltää usein kyberhyökkäystä. Esimerkiksi Social Searcher -palvelulla kuka tahansa voi etsiä sinusta tietoja erilaisista sosiaalisen median palveluista. Alla on listattu, jotain uutisia, miten sosiaalisen median alustoja käytetään verkkourkinnassa.

...

...

• Tutustu Metropolian käytössä oleviin linjauksiin ja ohjeistuksiin ennen viestimisen aloittamista.
• Viestinnässä on noudettava viestintäpalveluiden määrittelemiä toimintaperiaatteita ja Metropolian tiedon luokittelukäytänteitä.
• Metropolia haluaa olla vahvasti läsnä sosiaalisessa mediassa, tuottaa monipuolista ja ajankohtaista sisältöä seuraajilleen ja vahvistaa vaikuttaja-rooliaan käymällä vastuullista dialogia muiden toimijoiden kanssa.
• Metropoliassa on lupa somettaa. Esimerkiksi sosiaalisen median tilin voi perustaa Metropolian yksikölle, osaamisalueelle, innovaatiokeskittymälle, projektille tai muulle yksittäiselle hankkeelle näkyvyyden ja viestimisen parantamiseksi sidosryhmille.  
• Jos viestimisessä käytetään muuta tiliä kuin Metropolia Ammattikorkeakoulun virallista somekanavaa, niin ole yhteydessä ensin viestintäpalveluihin. Viestintäpalvelut vastaavat ensi sijassa siitä, miten korkeakoulun asioista kerrotaan julkiselle yleisölle ja kannattaako erillistä tiliä perustaa. Tarkempaa tietoa korkeakoulun virallisista sometileistä löydät kohdasta kolme.
• Työntekijä tai opiskelijan ei saa käyttää henkilökohtaista Metropolia-tunnustansa sosiaalisessa mediassa. Palveluun ei saa kirjautua, esimerkiksi korkeakoulun antamalla henkilökohtaisella sähköpostilla.Tietohallinto luo erillisen käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen, kuten organisaatio- tai yrityssähköpostitilin, jota käytetään sosiaalisessa mediassa, esimerkiksi hankkeen ja yksikön toiminnasta viestimiseksi
• Pyydä Helpdeskiltä jaettu sähköpostiosoite sometilin perustamista ja hallinnointia varten. Jaettu sähköpostiosoite ei ole henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi, joten esimerkiksi salasanan voivat nollata muutkin henkilöt, joilla on käyttöoikeus kyseiseen jaettuun sähköpostilaatikkoon. Voit käyttää myös olemassa olevaa, esim. projektisi jaettua sähöökpostiosoitetta, jos koet sen soveltuvan tarkoitukseen.
• Käyttäjätunnuksen perustamiseksi työntekijän on tehtävä palvelupyyntö käyttäjätuelle Metropolian palvelupyyntöjärjestelmässä.
• Työntekijän esihenkilö määrittää, kuka työntekijä on tai ketkä työntekijät ovat vastuussa hankkeen, osaamisalueen, innovaatiokeskittymän, projektin ja yksikön viestinnästä. Esihenkilöasemassa oleva määrittelee myös laitteen tai laitteet, jolla viestintää harjoitetaan.
• Mikäli työntekijän työtehtäviin kuuluu sosiaalisen median käyttö, niin hän on vastuussa saamastaan tilistään ja sen tietoturvallisesta käytöstä.

...

• Sosiaalisen median palveluihin kirjauduttaessa on huomioitava palvelun käyttöehdot (Terms of Service/Conduct), kuten saako palveluun kirjautua organisaatiosähköpostitilillä samalla tavoin kuin luonnollinen henkilö. Lähtökohtaisesti sosiaalisen median palveluihin organisaatiot saavat kirjautua kuin yksityishenkilöt.
• Noudata tarjoajan käyttöehtoja, sillä voit saada käyttökiellon tilille, jos toimit käyttöehtojen vastaisesti.
• Lataa sosiaalisen median applikaatio puhelimesi laitteesi virallisesta sovelluskaupasta. Hyväksyttyjen sometilien listan löydät täältä: Tietohallinnon linjaus sosiaalisen median alustojen ja pikaviestimien käytöstä korkeakoulun antamilla laitteillakohdasta yksi. 
• Kirjautumisen yhteydessä syötä saamasi organisaatiosähköpostitili. Syötä palveluusi oma nimesi, määrittelemäsi käyttäjätunnus ja salasana. Älä käytä samaa salasanaa kuin käytät Metropolian tietopalveluissa tai muualla, vaan keksi tiliä varten oma salasana.
• Hyvän tavan mukaista on mainita, esimerkiksi profiilin etusivulla toimivansa organisaation edustajana palvelussa ja kertoa, mitä varten tili on perustettu. Näin muut sosiaalisen median käyttäjät tietävät tämän tilin kuuluvan Metropolialle.

...

• Käytä maalaisjärkeä. Älä paljasta mitään henkilökohtaista tietoa kenestäkään. Pahimmillaan ulkopuolinen taho voi hyödyntää tietoa huijaus- ja kyberhyökkäyksessä.
• Älä käytä sosiaalisen median palveluissa samaa tunnusta ja salasanaa kuin Metropolian omissa palveluissa.
• Yhteydenottoihin uusilta henkilöiltä on suhtauduttava aina varauksella. Sosiaalisen median palveluissa on helppo esiintyä toisena henkilönä.
• Haittaohjelmat leviävät sosiaalisessa mediassa samalla tavalla kuin sähköpostitse. Kaikkiin linkkeihin sisältäviin viesteihin on suhtauduttava varauksella.
• Kunnioita muiden henkilöiden yksityisyyden suojaa. Älä ota kuvia henkilöistä, mikäli he eivät ole antaneet lupaa siihen. Yksityisyyden suoja luetaan henkilön perusoikeuksiin.
• Jos sinun yksityisyyden suojaasi on loukattu sosiaalisessa mediassa, niin ota palveluntarjoajan ylläpitoon yhteyttä. Ylläpito poistaa epäasiallisesti käyttäytyvät ja selvittää palvelun käyttöön liittyvät tietoturvapoikkeamat.
• Mikä olet joutunut rikoksen kohteeksi, esimerkiksi tietoturvaloukkauksen yhteydessä, niin tee rikosilmoitus aina poliisille.  

...

Instruction on English are at here: Safety Guidelines for Using Social Media ServicesSmartly on social media