Tietohallinto

Ihmiset haluavat vaikuttaa tietoon eli informaatioon, joka voi olla hyvän- tai pahantahtoista. Mainostamisella ja valistamisella yritetään muokata ihmiskäyttäytymistä, esim. liikkumaan terveellisemmin ja syömään enemmän. Perinteisellä medialla ei ole enää viestinnällistä monopolia, vaan internet ja sosiaalinen media mahdollistavat laaja-alaisen levikin kenelle tahansa.

...

 1) Tietohallinnon linjaus sosiaalisen median alustojen ja pikaviestimien käytöstä korkeakoulun antamilla laitteilla

Alempana on lista tietohallinnon kieltämistä sosiaalisen median applikaatioista, joita ei saa ladata korkeakoulun antamalla laitteelle. Kun applikaatiota ei mainita listalla, niin sen saa ladata laitteen virallisesta sovelluskaupasta henkilökohtaiseen käyttöön.  Lisäksi kielletään kiinalaisten ja venäläisten ohjelmistojen ja palveluiden käyttö korkeakouluyhteisön laitteissa ilman erillistä työtehtäviin liittyvää tarveperustelua. Ohjaa tarveperustelusi tietohallinnolle, joka määrittää voiko applikaation käyttöönoton tehdä korkeakouluympäristössä. Lataa hyväksytyt applikaatiot vain laitteen virallisesta sovelluskaupasta, esim. Android-puhelimella Google Play -kaupasta ja iPhonella App Store -kaupasta.

Kielletyt applikaatiot korkeakoulun antamilla laitteilla

• TikTok. TikTokin käyttöä ohjaa tietohallinnon määrittelemä toimintaperiaate.
• WeChat. Kiinalainen Tencent-yhtiö omistaa applikaation.

Käyttö sallittua, mutta edellyttää varovaisuutta työkäytössä

• Facebook Messenger
• WhatsApp
• Discord
• Vk
• Telegram

2. Ovatko sosiaaliset mediat tietoturvallisia?

Sosiaaliset mediat ovat kultakaivoksia huijareille ja identiteettivarkaille, koska ihmiset jakavat itsestään avoimesti tietoa sosiaalisissa medioissa. Avoimempi tiedon jakaminen helpottaa rikollisten ja valtiollisten toimijoiden verkkourkintaa. Esimerkiksi Social Searcher -palvelulla kuka tahansa voi etsiä sinusta tietoja erilaisista sosiaalisen median palveluistaTästä syystä tietohallinto kieltää TikTok-palvelun käytön kokonaan ja lataamisen laitteelle, koska palvelun omistaa kiinalainen yhtiö ByteDance, jota on syytetty läheisistä suhteista Kiinan hallintoon. Kiinan lain mukaan jokainen kiinalainen yritys ja henkilö joutuu tarvittaessa avustamaan maan tiedusteluviranomaisia. Sen vuoksi sosiaalisen median palveluihin kohdistuu paljon tietoturvauhkia. Sosiaalisen median urkinta edeltää usein kyberhyökkäystä. Esimerkiksi Social Searcher -palvelulla kuka tahansa voi etsiä sinusta tietoja erilaisista sosiaalisen median palveluista. Alla on listattu, jotain uutisia, miten sosiaalisen median alustoja käytetään verkkourkinnassa.

• Vakuutuspalveluyritys mySafety:n mukaan Suomessa oli 138 000 identiteettivarkauksien uhria vuonna 2018.
• Oletuksena on, että somessa kommunikointi on harvoin yksityistä. TikTok-palvelua on syytetty vakoilusta ja tietojen myymisestä Kiinan valtiolle.
• ”500 miljoonan ihmisen tietovuoto ravistelee LinkedIniä” CyberNewsin mukaan 500 miljoonan LinkedIn-käyttäjien tietoja  tietoja myytiin hakkerien suosimalla keskustelupalstalla.

...

Kysymys: Ovat sosiaaliset mediat tietoturvallisia? Vastaus: Sosiaaliset mediat eivät ole tietoturvallisia.

3) Metropolian virallisilla sometileillä tai Metropolian nimissä tapahtuva viestiminen

Jos haluat perustaa sometilin hankkeelle, projektille, yksikölle tai osaamisalueelle, niin ota yhteyttä viestintäpalveluihin. He neuvovat sinua, miten näistä asioista olisi hyvä viestiä toivotulle kohderyhmälle.

Mieti tarkkaan, mitä tietoa kannattaa itsestäsi tai Metropoliasta jakaa sosiaalisessa mediassa.

Tämän jälkeen lue yksityiskohtainen toimintaohje sometilin käytöstä, jotta osaat viestiä korkeakoulussa tietoturvallisesti, etkä aiheuta korkeakoululle epätoivottua mainehaittaa väärien viestintäkäytäntöjen vuoksi.

Mikäli toivot voivasi käyttää Metropolia Ammattikorkeakoulun virallisilla kanavilla, niin ole yhteydessä viestintäpalveluihin. Viestintäpalvelut hallinnoivat korkeakoulun virallisia sometilejä.

4) Aineiston tallennus ja käsittely sosiaalisessa mediassa - Metropolian henkilökunta ja opiskelijat

Kaikkiin sosiaalisen median kanavoihin pätevät sama tietojen tallennus- ja käsittelyohjeistus. Vain julkiseksi luokiteltua tietoa saa julkaista sosiaalisessa mediassa.

Image Added

5) Toimintaperiaatteita sosiaalisen median käyttöön Metropoliassa

Toimenpiteet ennen sometilin käyttöönottoa

• Tutustu Metropolian käytössä oleviin linjauksiin ja ohjeistuksiin ennen viestimisen aloittamista.
• Viestinnässä on noudettava viestintäpalveluiden määrittelemiä toimintaperiaatteita ja Metropolian tiedon luokittelukäytänteitä.

...

• Metropolia haluaa olla vahvasti läsnä sosiaalisessa mediassa, tuottaa monipuolista ja ajankohtaista sisältöä seuraajilleen ja vahvistaa vaikuttaja-rooliaan käymällä vastuullista dialogia muiden toimijoiden kanssa.
• Metropoliassa on lupa somettaa. Esimerkiksi sosiaalisen median tilin voi perustaa Metropolian yksikölle, osaamisalueelle, innovaatiokeskittymälle, projektille tai muulle yksittäiselle hankkeelle näkyvyyden ja viestimisen parantamiseksi sidosryhmille.  
• Jos viestimisessä käytetään muuta tiliä kuin Metropolia Ammattikorkeakoulun virallista somekanavaa, niin ole yhteydessä ensin viestintäpalveluihin. Viestintäpalvelut vastaavat ensi sijassa siitä, miten korkeakoulun asioista kerrotaan julkiselle yleisölle ja kannattaako erillistä tiliä perustaa. Tarkempaa tietoa korkeakoulun virallisista sometileistä löydät kohdasta kolme.
• Työntekijä tai opiskelijan ei saa käyttää henkilökohtaista Metropolia-tunnustansa sosiaalisessa mediassa. Palveluun ei saa kirjautua, esimerkiksi korkeakoulun antamalla henkilökohtaisella sähköpostilla.Tietohallinto luo erillisen käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen, kuten organisaatio- tai yrityssähköpostitilin, jota käytetään sosiaalisessa mediassa, esimerkiksi hankkeen ja yksikön toiminnasta viestimiseksi
• Pyydä Helpdeskiltä jaettu sähköpostiosoite sometilin perustamista ja hallinnointia varten. Jaettu sähköpostiosoite ei ole henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi, joten esimerkiksi salasanan voivat nollata muutkin henkilöt, joilla on käyttöoikeus kyseiseen jaettuun sähköpostilaatikkoon. Voit käyttää myös olemassa olevaa, esim. projektisi jaettua sähöökpostiosoitetta, jos koet sen soveltuvan tarkoitukseen.
• Käyttäjätunnuksen perustamiseksi työntekijän on tehtävä palvelupyyntö käyttäjätuelle Metropolian palvelupyyntöjärjestelmässä.
• Työntekijän esihenkilö määrittää, kuka työntekijä on tai ketkä työntekijät ovat vastuussa hankkeen, osaamisalueen, innovaatiokeskittymän, projektin ja yksikön viestinnästä. Esihenkilöasemassa oleva määrittelee myös laitteen tai laitteet, jolla viestintää harjoitetaan.
• Mikäli työntekijän työtehtäviin kuuluu sosiaalisen median käyttö, niin hän on vastuussa saamastaan tilistään ja sen tietoturvallisesta käytöstä.

Sometilin käyttöönotto ja siellä viestiminen

• Sosiaalisen median palveluihin kirjauduttaessa on huomioitava palvelun käyttöehdot (Terms of Service/Conduct), kuten saako palveluun kirjautua organisaatiosähköpostitilillä samalla tavoin kuin luonnollinen henkilö. Lähtökohtaisesti sosiaalisen median palveluihin organisaatiot saavat kirjautua kuin yksityishenkilöt.
• Noudata tarjoajan käyttöehtoja, sillä voit saada käyttökiellon tilille, jos toimit käyttöehtojen vastaisesti.
• Lataa sosiaalisen median applikaatio laitteesi virallisesta sovelluskaupasta. Hyväksyttyjen sometilien listan löydät kohdasta yksi. 
• Kirjautumisen yhteydessä syötä saamasi organisaatiosähköpostitili. Syötä palveluusi oma nimesi, määrittelemäsi käyttäjätunnus ja salasana. Älä käytä samaa salasanaa kuin käytät Metropolian tietopalveluissa tai muualla, vaan keksi tiliä varten oma salasana.
• Hyvän tavan mukaista on mainita, esimerkiksi profiilin etusivulla toimivansa organisaation edustajana palvelussa ja kertoa, mitä varten tili on perustettu. Näin muut sosiaalisen median käyttäjät tietävät tämän tilin kuuluvan Metropolialle.

Sometilin poistaminen  

• Kun sosiaalisen median käyttäjätiliä sometiliä ei enää tarvita, niin se on poistettava käytöstä. Lisäksi työntekijän on ilmoitettava
• Työntekijä ilmoittaa tietohallinnolle, että tietohallinnon antaman käyttäjätunnuksen sometilin voimassaolo sosiaalisen median palvelussa on päättynyt eikä käyttäjätunnusta tiliä varten perustettua sähköpostia enää tarvita. Tietohallinto poistaa tämän jälkeen antamansa käyttäjätunnuksensähköpostin.
• Viestinnässä on noudettava viestintäpalveluiden määrittelemiä toimintaperiaatteita ja Metropolian tiedon luokittelukäytänteitä.

...

6) Henkilökohtaisen sosiaalisen mediatilin tietoturvallinen hallinta

• Nykyisin sosiaalisen median palvelut ovat parantaneet tietoturvakäytänteitänsä, esimerkiksi tarjoamalla käyttäjilleen monivaiheista tunnistautumista, tietoa erilaisten laitteiden  kirjautumisista  ja kirjautumisista ja ilmoituksia uusista tuntemattomista kirjautumisista käyttäjätilille.
• Ota käyttöön monivaiheinen tunnistautuminen sometilin suojauksen parantamiseksi. Usein kaksivaiheisen tunnistautumisen saa liitettyä, esim. Microsoftin Authenticator-sovellukseen
• Instagram
• Facebook
• X (entinen Twitter)
• LinkedIn
• Sosiaalisen median palveluntarjoaja ei yleensä takaa tietojen säilymistä palvelussaan, joten varmista, että palveluun tallentamasi tiedot, kuten kuvat ovat varmuuskopioitu muuallekin.
• Tarkista käyttäjäprofiilisi yksityisyyden suojaan vaikuttavat asetukset ja päivitä ne tarvittaessa asianmukaiseksi. Voit myös rajata ilmoituksiesi näkyvyyttä laitteesi ja tilisi asetuksista.
• Vähän käytetyt tai ”unohdetut” sometilit on parempi poistaa kuin jättää lojumaan käyttämättöminä. Käyttämättömät tilit lisäävät mahdollisuutta tietoturvaloukkauksille.

...

7) Muistilista sosiaalisen median

...

käyttöön

• Käytä maalaisjärkeä. Älä paljasta mitään henkilökohtaista tietoa kenestäkään. Pahimmillaan ulkopuolinen taho voi hyödyntää tietoa huijaus- ja kyberhyökkäyksessä.
• Älä käytä sosiaalisen median palveluissa samaa tunnusta ja salasanaa kuin Metropolian omissa palveluissa.
• Yhteydenottoihin uusilta henkilöiltä on suhtauduttava aina varauksella. Sosiaalisen median palveluissa on helppo esiintyä toisena henkilönä.
• Haittaohjelmat leviävät sosiaalisessa mediassa samalla tavalla kuin sähköpostitse. Kaikkiin linkkeihin sisältäviin viesteihin on suhtauduttava varauksella.
• Kunnioita muiden henkilöiden yksityisyyden suojaa. Älä ota kuvia henkilöistä, mikäli he eivät ole antaneet lupaa siihen. Yksityisyyden suoja luetaan henkilön perusoikeuksiin.
• Jos sinun yksityisyyden suojaasi on loukattu sosiaalisessa mediassa, niin ota palveluntarjoajan ylläpitoon yhteyttä. Ylläpito poistaa epäasiallisesti käyttäytyvät ja selvittää palvelun käyttöön liittyvät tietoturvapoikkeamat.
• Mikä olet joutunut rikoksen kohteeksi, esimerkiksi tietoturvaloukkauksen yhteydessä, niin tee rikosilmoitus aina poliisille.  

5. Aineiston tallennus ja käsittely sosiaalisessa mediassa - Metropolian henkilökunta ja opiskelijat

Kaikkiin sosiaalisen median kanavoihin pätevät sama tietojen tallennus- ja käsittelyohjeistus. Vain julkiseksi luokiteltua tietoa saa julkaista sosiaalisessa mediassa.

Huom. Myös tekijänoikeus on otettava huomioon kaikissa julkaisuissa. Tekijänoikeus tarkoittaa tekijän lähtökohtaista yksinoikeutta päättää teoksensa käytöstä. Tällöin muilla ei ole oikeutta käyttää teosta ilman tekijän lupaa.

Image Removed

Instruction on English are at here: Safety Guidelines for Using Social Media ServicesSmartly on social media