| Table of Contents |
|---|
...
Tarvitset Microsoft Office -työpöytäsovelluksen
- Tässä ohjeessa opastetaan Microsoft Oulook -työpöytäsovelluksen käyttöä.
- Microsoft Outlook -työpöytäsovellus on asennettu ja sähköpostiasetukset määritelty valmiiksi Metropolian ylläpitämille tietokoneille.
- Jos käytät Outlookia itse omistamallasi tietokonella, asenna siihen Microsoft 365 -ohjelmisto ohjeen mukaan. Microsoft 365 -ohjelmisto sisältää Microsoft Outlook -työpöytäsovelluksen. Sitten määrittele sähköpostitilisi asetukset Microsoft Outlook -ohjelmaan.
Tee siivouksesta säännöllinen rutiini
Sähköpostilaatikon käyttämä levytila voi kasvaa yllättävän suureksi varsinkin, kun vastaanotat paljon liitetiedostoja. Tämän ohjeen avulla huolehdit siitä, että sähköpostilaatikossasi ei ole merkittävää määrää tarpeetonta sisältöäKertasiivous tehoaa vain väliaikaisesti, joten tässä ohjeessa neuvotut puhtaanapitomenetelmät kannattaa ottaa tavaksi.
Ota ensin varmuuskopio
Siivouksen aikana voi tapahtua myös vahinkoja, joiden seurauksena tärkeää materiaalia poistuu. Siltä varalta ennen kuin siivoat sähköpostilaatikkoasi, ota siitä varmuuskopio. Ohjeet sähköpostin varmuuskopiointiin löydät täältä.
...
5. Projektin päätyttyä luo erillinen varmuuskopio projektin kansiosta tämän ohjeen avulla: Sähköpostien varmuuskopioiminen Outlook-työpöytäsovelluksella
...
Lajittele suuret viestit: tallenna tärkeät ja poista turhat
Koko sähköpostilaatikon läpikäynti kuluttaa huomattavan määrän aikaa, vaikka suuri osa sähköpostiviesteistä on hyvin pieniä. Lajittele Outlookin avulla tämän ohjeen mukaan näkyville vain suuret viestit ja käy ne läpi. Se on tehokasta siivousta.
...
5. Klikkaa Find...-painiketta.
6. Klikkaa Find Now...-painiketta.
7. Lajittele viestit suurimmasta pienimpään klikkaamalla Size-sarakkeen otsikkoa.
8. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi uusi kansio säästettäviä sähköpostiviestejä varten. Esimerkkikuvassa kansion nimeksi on annettu "suuret sähköpostiviestit".
9. Avaa luomasi kansio toiseen ikkunaan.
10. Raahaa luomaasi kansioon ne viestit, jotka haluat säästää. Voit valita yhtä aikaa useita viestejä pitämällä CTRL- tai SHIFT-näppäimen pohjassa. Silloin voit raahata useamman viestin kerralla luomaasi kansioon.
11. Varmistuttuasi siitä, että viesti on onnistuneesti raahattu Z-levyllesi luomaasi kansioon, poista viesti klikkaamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Delete. Samalla voit myös poistaa tarpeettomia viestejä, joita et halua säästää.
12. Varmista vielä uudelleen, että viestisi ovat tallessa Z-levyllesi luomassasi kansiossa. Kun olet varma asiasta, klikkaa Yes.
"Paketoi" lähetettyjen ja poistettujen viestien kansiot
1. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi kansio lähetettyjen ja poistettujen viestien varmuuskopioita varten.
1. Ota taas aiemmin mainittu varmuuskopiointiohje esille.
2. Valitse varmuuskopioitavaksi sähköpostikansioksi "Sent Items" / "Lähetetyt viestit".
3. Luo varmuuskopio ohjeen mukaan .pst-muodossa niitä varten luomaasi kansioon. Nimeä tiedosto esimerkiksi päivämäärän ja kansion nimen perusteella niin, että sen löytäminen on helppoa.
4. Tee sitten sama "Deleted items" / "Poistetut viestit" -sähköpostikansiolle.
6. Kun varmuuskopiointi on onnistunut, poista viestit edellä mainituista kansioista. "Sent items" / "Lähetetyt viestit" -kansioihin voi olla järkevää jättää viestit esimerkiksi 2-4 edellisen viikon ajalta, jotta löydät viimeksi lähettämäsi viestit helposti.
Miten toimin ongelmatilanteessa?
| Include Page | ||||
|---|---|---|---|---|
|
How Do I Keep My Email Inbox Organized