| Table of Contents |
|---|
You need the Microsoft Office desktop application
- This guide provides instructions on using the Microsoft Outlook desktop application.
- The Microsoft Outlook desktop application is installed and email settings are preconfigured on computers maintained by Metropolia.
- If you are using Outlook on your own computer, install the Microsoft 365 software following the instructions. Microsoft 365 software includes the Microsoft Outlook desktop application. Then, configure your email account settings in the Microsoft Outlook program.
Make Cleaning a Regular Routine
...
2. If you do, create a separate folder in Outlook for messages coming through the mailing list:
- Valitse hiiren kakkospainikkeella Click the right mouse button on Cabinet.
- Valitse valikosta New folder.
- Choose New Folder from the menu.
- Give the folder a nameKirjoita kansiolle nimi.
3. Luo Outlookiin sääntö, joka ohjaa automaattisesti sähköpostilistan osoitteesta saapuvat sähköpostiviestit äsken luomaasi kansioon:
- Valitse mikä tahansa kyseiseltä sähköpostilistalta saapunut sähköpostiviesti.
- Klikkaa Rules-painiketta.
- Klikkaa Create rule.
- Outlook ehdottaa mahdollisia sääntöjä valitsemasi sähköpostiviestin pohjalta.
- Lisää rasti esimerkiksi lähettäjän osoitteen kohdalle. Silloin Outlook tunnistaa sähköpostilistan viestin sen perusteella ja siirtää sen valitsemaasi kansioon.
- Lisää rasti kohtaan Move the item to folder.
- Valitse aiemmin luomasi kansio, johon haluat sähköpostilistan viestien siirtyvän.
- Klikkaa OK.
- Tallenna sääntö klikkaamalla OK.
4. Tarkista säännöllisesti luomasi kansion sisältö. Onko sinne tullut uusia viestejä sähköpostilistalta?
5. Poista luomastasi kansiosta vanhat viestit säännöllisesti tai heti luettuasi. Voit valita useita sähköpostiviestejä kerralla pitämällä vaihtonäppäimen (SHIFT) pohjassa. Poistaminen onnistuu Delete-painikkeella. Näin sähköpostilistat eivät kasvata turhaan sähköpostilaatikkosi kokoa.
Karsi pois turhat mainokset
1. Mieti, tuleeko sähköpostilaatikkoosi mainoksia, joita et tarvitse.
2. Jos tulee, poistu postituslistalta. Mainosviestien lopussa on yleensä postituslistalta poistumiseen tarkoitettu linkki.
3. Voit myös luoda mainosviestejä varten erillisen kansion, kuten edellä luotiin postituslistoja varten. Voit raahata mainokset kansioon tai siirtää ne sinne automaattisesti edellä olevan, postituslistoja koskevan ohjeen avulla. Sitten voit keskittyä mainosten karsimiseen karsimiseen myöhemmin mainoskansiosi kautta.
Eriytä projektien viestit omiin kansioihinsa
1. Mieti, oletko mukana projektissa, johon liittyviä viestiä sinulle tulee paljon.
2. Jos olet, olisiko mahdollista sopia projektitiimin kanssa sähköpostiviestien otsikoihin lisättävästä, projektin omasta tunnisteesta?
3. Tunniste voi olla esimerkiksi hakasulkeissa: esim. [PROJEKTI SE JA SE].
4. Kun tiimin jäsenet lisäävät otsikkoon tunnisteen, luo Outlookiin sääntö projektia varten. Sääntö ohjaa otsikkotunnisteen sisältävät viestit automaattisesti projektin sähköpostiviestejä varten luomaasi kansioon.
- Toimi samoin kuin edellä olevassa, postituslistoja koskevassa ohjeessa on neuvottu.
- Käytä sääntönä lähettäjän osoitteen sijasta otsikkoa.
5. Projektin päätyttyä luo erillinen varmuuskopio projektin kansiosta tämän ohjeen avulla: Sähköpostien varmuuskopioiminen Outlook-työpöytäsovelluksella
Lajittele suuret viestit: tallenna tärkeät ja poista turhat
Koko sähköpostilaatikon läpikäynti kuluttaa huomattavan määrän aikaa, vaikka suuri osa sähköpostiviesteistä on hyvin pieniä. Lajittele Outlookin avulla tämän ohjeen mukaan näkyville vain suuret viestit ja käy ne läpi. Se on tehokasta siivousta.
1. Siirry Outlookin vasemmasta yläkulmasta File-valikkoon.
2. Valitse Tools-pudotusvalikosta Mailbox Cleanup.
3. Valitse Find items larger than.
4. Kirjoita Find items larger than -valinnan oikealle puolelle esimerkiksi 5000 tai 10000. Näin määrittelet haettavien viestien vähimmäiskoon kilotavuina.
5. Klikkaa Find...-painiketta.
6. Klikkaa Find Now...-painiketta.
7. Lajittele viestit suurimmasta pienimpään klikkaamalla Size-sarakkeen otsikkoa.
8. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi uusi kansio säästettäviä sähköpostiviestejä varten. Esimerkkikuvassa kansion nimeksi on annettu "suuret sähköpostiviestit".
9. Avaa luomasi kansio toiseen ikkunaan.
10. Raahaa luomaasi kansioon ne viestit, jotka haluat säästää. Voit valita yhtä aikaa useita viestejä pitämällä CTRL- tai SHIFT-näppäimen pohjassa. Silloin voit raahata useamman viestin kerralla luomaasi kansioon.
11. Varmistuttuasi siitä, että viesti on onnistuneesti raahattu Z-levyllesi luomaasi kansioon, poista viesti klikkaamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Delete. Samalla voit myös poistaa tarpeettomia viestejä, joita et halua säästää.
12. Varmista vielä uudelleen, että viestisi ovat tallessa Z-levyllesi luomassasi kansiossa. Kun olet varma asiasta, klikkaa Yes.
"Paketoi" lähetettyjen ja poistettujen viestien kansiot
1. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi kansio lähetettyjen ja poistettujen viestien varmuuskopioita varten.
1. Ota taas aiemmin mainittu varmuuskopiointiohje esille.
Create a rule in Outlook, which automatically directs the incoming e-mail from the mailing list address to the folder you created:
- Choose which ever e-mail you want from the e-mail list
- Click the Rules button.
- Click Create Rule...
- Outlook will suggest possible rules based on the selected e-mail.
- Add a check mark, for example on to the senders address. Based on this Outlook will recognize the message from the mailing list and will move it to the folder you have chosen.
- Add a check mark to Move the item to folder.
- Select the folder you previously created to which you would like the messages from the e-mail list to move to.
- Click OK.
- Save the rule by clicking OK.
4. Check periodically the contents of the folder you created. Have you gotten new messages from the e-mail list?
5. Delete old messages from the folder you created periodically, or right after reading them. You can select multiple e-mails at once by holding down the SHIFT key. The deletion happens with the Delete key. This way the e-mail lists wont get too big and take up unnecessary space in your inbox.
Remove unnecessary ads
1. Think whether you get ads in your inbox which you do not need.
2. If so, remove yourself from the mailing list. There is usually a link at the bottom of the ad which is meant for unsubscribing from the mailing list.
3. You can create a separate folder for the ads, like you did for the mailing lists. You can drag the ads to the folder or move them there automatically by using the same steps as before. After this you can focus on removing ads later through your ad folder.
Seperate messages from projects to their own folders
1. Think whether you are in a project from which you receive a lot of e-mails from.
2. If this is the case, would it be possible to talk to your project team about a possible project ID that could be added to the e-mail headers?
3. The ID could be for example inside square brackets: e.g. [PROJECT THIS AND THAT].
4. When the team members add the ID to the header, create a rule in Outlook for the project. The rule will redirect the messages automatically based on the ID to the project folder you have created.
- Follow the same steps which you took when creating the mailing list
- Use as a rule the header instead of the senders address.
5. Once the project has ended create a separate backup of the project folder using these instructions.
Order the big messages: save the important one and delete to unnecessary ones
Going through the whole inbox can take a considerable amount of time, even though the vast majority of the e-mails are very small. With the help of Outlook, order the messages, so that only the big ones are visible and go trough them. This is effective cleaning.
1. In Outlook move to the File-menu from the top left.
2. Select Tools-drop down menu Mailbox Cleanup.
3. Select Find items larger than.
4. Write to right of Find items larger than -option e.g. 5000 or 10000. This way you can define the minimum size of the searched messages in kilobytes.
5. Click Find...-button.
6. Click Find Now...-button.
7. Sort the messages from largest to the smallest by clicking the Size column header.
8. In your Z-drive create a new folder for the e-mails you want to save. in the example picture the folder name was given "big e-mail messages".
9. Open the folder you created in another window.
10. Drag the messages which you want to save to the folder you created. You can choose multiple message by holding down the CTRL- or SHIFT keys. This way you can drag multiple message at once to the folder you created
11. Once you have made sure that the message has been successfully dragged into the folder you created in the Z-drive, delete the messages.
12. Make sure once more that the messages are saved into the folder in the Z-drive. Once you are sure, click Yes.
"Package" the sent and deleted message folders
1. In your Z-drive create a folder for the backup of the sent and deleted messages.
1. Open the previously mentioned backup instructions.
2. Select for the folder which you want your backup to be 2. Valitse varmuuskopioitavaksi sähköpostikansioksi "Sent Items" / "Lähetetyt viestit".
3. Luo varmuuskopio ohjeen mukaan .pst-muodossa niitä varten luomaasi kansioon. Nimeä tiedosto esimerkiksi päivämäärän ja kansion nimen perusteella niin, että sen löytäminen on helppoa.Follow the instructions to create a backup in .pst format in the folder you created for them. Name the file, for example, based on the date and folder name so that it is easy to find.
4. Then do the same to the 4. Tee sitten sama "Deleted items" / "Poistetut viestit" -sähköpostikansiolleemail folder.
6. Kun varmuuskopiointi on onnistunut, poista viestit edellä mainituista kansioistaOnce the backup has been successful, delete the message from the previously mentioned folders. "Sent items" / "Lähetetyt viestit" -kansioihin voi olla järkevää jättää viestit esimerkiksi 2-4 edellisen viikon ajalta, jotta löydät viimeksi lähettämäsi viestit helposti.
Miten toimin ongelmatilanteessa?
it might make sense to leave messages from, for example, the previous 2-4 weeks in the folders, so that you can easily find the messages you sent last.
Did you encounter a problem?
| Include Page | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Miten pidän sähköpostilaatikkoni siistinäInclude Page