How Do I Keep My Email Inbox Organized?
Make Cleaning a Regular Routine
The disk space used by your email inbox can grow surprisingly large, especially when you receive a lot of attachments. A one-time cleanup is only effective temporarily, so the maintenance methods outlined in this guide are worth making a habit.
First, take a backup
During the cleanup, accidents can happen, resulting in the deletion of important material. Therefore, before you tidy up your email inbox, make a backup of it just in case. Instructions for backing up your email can be found here.
Don't focus on individual messages
An individual email message without an attachment takes up very little space in your inbox. To use your time more efficiently, focus on larger entities as instructed below, rather than individual messages.
Separate mailing lists into folders
1. Consider if you belong to any mailing lists from which you regularly receive emails.
2. If you do, create a separate folder in Outlook for messages coming through the mailing list:
- Valitse hiiren kakkospainikkeella Cabinet.
- Valitse valikosta New folder.
- Kirjoita kansiolle nimi.
3. Luo Outlookiin sääntö, joka ohjaa automaattisesti sähköpostilistan osoitteesta saapuvat sähköpostiviestit äsken luomaasi kansioon:
- Valitse mikä tahansa kyseiseltä sähköpostilistalta saapunut sähköpostiviesti.
- Klikkaa Rules-painiketta.
- Klikkaa Create rule.
- Outlook ehdottaa mahdollisia sääntöjä valitsemasi sähköpostiviestin pohjalta.
- Lisää rasti esimerkiksi lähettäjän osoitteen kohdalle. Silloin Outlook tunnistaa sähköpostilistan viestin sen perusteella ja siirtää sen valitsemaasi kansioon.
- Lisää rasti kohtaan Move the item to folder.
- Valitse aiemmin luomasi kansio, johon haluat sähköpostilistan viestien siirtyvän.
- Klikkaa OK.
- Tallenna sääntö klikkaamalla OK.
4. Tarkista säännöllisesti luomasi kansion sisältö. Onko sinne tullut uusia viestejä sähköpostilistalta?
5. Poista luomastasi kansiosta vanhat viestit säännöllisesti tai heti luettuasi. Voit valita useita sähköpostiviestejä kerralla pitämällä vaihtonäppäimen (SHIFT) pohjassa. Poistaminen onnistuu Delete-painikkeella. Näin sähköpostilistat eivät kasvata turhaan sähköpostilaatikkosi kokoa.
Karsi pois turhat mainokset
1. Mieti, tuleeko sähköpostilaatikkoosi mainoksia, joita et tarvitse.
2. Jos tulee, poistu postituslistalta. Mainosviestien lopussa on yleensä postituslistalta poistumiseen tarkoitettu linkki.
3. Voit myös luoda mainosviestejä varten erillisen kansion, kuten edellä luotiin postituslistoja varten. Voit raahata mainokset kansioon tai siirtää ne sinne automaattisesti edellä olevan, postituslistoja koskevan ohjeen avulla. Sitten voit keskittyä mainosten karsimiseen karsimiseen myöhemmin mainoskansiosi kautta.
Eriytä projektien viestit omiin kansioihinsa
1. Mieti, oletko mukana projektissa, johon liittyviä viestiä sinulle tulee paljon.
2. Jos olet, olisiko mahdollista sopia projektitiimin kanssa sähköpostiviestien otsikoihin lisättävästä, projektin omasta tunnisteesta?
3. Tunniste voi olla esimerkiksi hakasulkeissa: esim. [PROJEKTI SE JA SE].
4. Kun tiimin jäsenet lisäävät otsikkoon tunnisteen, luo Outlookiin sääntö projektia varten. Sääntö ohjaa otsikkotunnisteen sisältävät viestit automaattisesti projektin sähköpostiviestejä varten luomaasi kansioon.
- Toimi samoin kuin edellä olevassa, postituslistoja koskevassa ohjeessa on neuvottu.
- Käytä sääntönä lähettäjän osoitteen sijasta otsikkoa.
5. Projektin päätyttyä luo erillinen varmuuskopio projektin kansiosta tämän ohjeen avulla: Sähköpostien varmuuskopioiminen Outlook-työpöytäsovelluksella
Lajittele suuret viestit: tallenna tärkeät ja poista turhat
Koko sähköpostilaatikon läpikäynti kuluttaa huomattavan määrän aikaa, vaikka suuri osa sähköpostiviesteistä on hyvin pieniä. Lajittele Outlookin avulla tämän ohjeen mukaan näkyville vain suuret viestit ja käy ne läpi. Se on tehokasta siivousta.
1. Siirry Outlookin vasemmasta yläkulmasta File-valikkoon.
2. Valitse Tools-pudotusvalikosta Mailbox Cleanup.
3. Valitse Find items larger than.
4. Kirjoita Find items larger than -valinnan oikealle puolelle esimerkiksi 5000 tai 10000. Näin määrittelet haettavien viestien vähimmäiskoon kilotavuina.
5. Klikkaa Find...-painiketta.
6. Klikkaa Find Now...-painiketta.
7. Lajittele viestit suurimmasta pienimpään klikkaamalla Size-sarakkeen otsikkoa.
8. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi uusi kansio säästettäviä sähköpostiviestejä varten. Esimerkkikuvassa kansion nimeksi on annettu "suuret sähköpostiviestit".
9. Avaa luomasi kansio toiseen ikkunaan.
10. Raahaa luomaasi kansioon ne viestit, jotka haluat säästää. Voit valita yhtä aikaa useita viestejä pitämällä CTRL- tai SHIFT-näppäimen pohjassa. Silloin voit raahata useamman viestin kerralla luomaasi kansioon.
11. Varmistuttuasi siitä, että viesti on onnistuneesti raahattu Z-levyllesi luomaasi kansioon, poista viesti klikkaamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Delete. Samalla voit myös poistaa tarpeettomia viestejä, joita et halua säästää.
12. Varmista vielä uudelleen, että viestisi ovat tallessa Z-levyllesi luomassasi kansiossa. Kun olet varma asiasta, klikkaa Yes.
"Paketoi" lähetettyjen ja poistettujen viestien kansiot
1. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi kansio lähetettyjen ja poistettujen viestien varmuuskopioita varten.
1. Ota taas aiemmin mainittu varmuuskopiointiohje esille.
2. Valitse varmuuskopioitavaksi sähköpostikansioksi "Sent Items" / "Lähetetyt viestit".
3. Luo varmuuskopio ohjeen mukaan .pst-muodossa niitä varten luomaasi kansioon. Nimeä tiedosto esimerkiksi päivämäärän ja kansion nimen perusteella niin, että sen löytäminen on helppoa.
4. Tee sitten sama "Deleted items" / "Poistetut viestit" -sähköpostikansiolle.
6. Kun varmuuskopiointi on onnistunut, poista viestit edellä mainituista kansioista. "Sent items" / "Lähetetyt viestit" -kansioihin voi olla järkevää jättää viestit esimerkiksi 2-4 edellisen viikon ajalta, jotta löydät viimeksi lähettämäsi viestit helposti.
Miten toimin ongelmatilanteessa?
- Created by Janne Teräslahti on 28.3.2024
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
Version 1 Next »
- No labels