Tietohallinto

• Tässä ohjeessa opastetaan Microsoft Oulook -työpöytäsovelluksen käyttöä.
• Microsoft Outlook -työpöytäsovellus on asennettu ja sähköpostiasetukset määritelty valmiiksi Metropolian ylläpitämille tietokoneille.
• Jos käytät Outlookia itse omistamallasi tietokonella, asenna siihen Microsoft 365 -ohjelmisto ohjeen mukaan. Microsoft 365 -ohjelmisto sisältää Microsoft Outlook -työpöytäsovelluksen. Sitten määrittele sähköpostitilisi asetukset Microsoft Outlook -ohjelmaan.

Tee siivouksesta säännöllinen rutiini

Sähköpostilaatikon käyttämä levytila voi kasvaa yllättävän suureksi varsinkin, kun vastaanotat paljon liitetiedostoja. Kertasiivous tehoaa vain väliaikaisesti, joten tässä ohjeessa neuvotut puhtaanapitomenetelmät kannattaa ottaa tavaksi.

Ota ensin varmuuskopio

Siivouksen aikana voi tapahtua myös vahinkoja, joiden seurauksena tärkeää materiaalia poistuu. Siltä varalta ennen kuin siivoat sähköpostilaatikkoasi, ota siitä varmuuskopio. Ohjeet sähköpostin varmuuskopiointiin löydät täältä.

Älä keskity yksittäisiin viesteihin

Yksittäinen sähköpostiviesti ilman liitetiedostoa vie hyvin vähän tilaa sähköpostilaatikostasi. Käyttääksesi aikasi tehokkaammin keskity yksittäisten viestien sijasta alla olevien ohjeiden mukaisiin, suurempiin kokonaisuuksiin.

Eriytä postituslistat kansioihin

1. Mieti, kuulutko jollekin postituslistalle, josta saat säännöllisesti sähköpostia.

2. Jos kuulut, luo postituslistan kautta tulevia viestejä varten erillinen kansio Outlookiin:

• Valitse hiiren kakkospainikkeella Cabinet.
• Valitse valikosta New folder.
• Kirjoita kansiolle nimi.

3. Luo Outlookiin sääntö, joka ohjaa automaattisesti sähköpostilistan osoitteesta saapuvat sähköpostiviestit äsken luomaasi kansioon:

• Valitse mikä tahansa kyseiseltä sähköpostilistalta saapunut sähköpostiviesti.

• Klikkaa Rules-painiketta.
• Klikkaa Create rule.

• Outlook ehdottaa mahdollisia sääntöjä valitsemasi sähköpostiviestin pohjalta.
• Lisää rasti esimerkiksi lähettäjän osoitteen kohdalle. Silloin Outlook tunnistaa sähköpostilistan viestin sen perusteella ja siirtää sen valitsemaasi kansioon.
• Lisää rasti kohtaan Move the item to folder.
• Valitse aiemmin luomasi kansio, johon haluat sähköpostilistan viestien siirtyvän.

• Klikkaa OK.
• Tallenna sääntö klikkaamalla OK.

4. Tarkista säännöllisesti luomasi kansion sisältö. Onko sinne tullut uusia viestejä sähköpostilistalta?

5. Poista luomastasi kansiosta vanhat viestit säännöllisesti tai heti luettuasi. Voit valita useita sähköpostiviestejä kerralla pitämällä vaihtonäppäimen (SHIFT) pohjassa. Poistaminen onnistuu Delete-painikkeella. Näin sähköpostilistat eivät kasvata turhaan sähköpostilaatikkosi kokoa.

Karsi pois turhat mainokset

1. Mieti, tuleeko sähköpostilaatikkoosi mainoksia, joita et tarvitse.

2. Jos tulee, poistu postituslistalta. Mainosviestien lopussa on yleensä postituslistalta poistumiseen tarkoitettu linkki.

3. Voit myös luoda mainosviestejä varten erillisen kansion, kuten edellä luotiin postituslistoja varten. Voit raahata mainokset kansioon tai siirtää ne sinne automaattisesti edellä olevan, postituslistoja koskevan ohjeen avulla. Sitten voit keskittyä mainosten karsimiseen karsimiseen myöhemmin mainoskansiosi kautta.

Eriytä projektien viestit omiin kansioihinsa

1. Mieti, oletko mukana projektissa, johon liittyviä viestiä sinulle tulee paljon.

2. Jos olet, olisiko mahdollista sopia projektitiimin kanssa sähköpostiviestien otsikoihin lisättävästä, projektin omasta tunnisteesta?

3. Tunniste voi olla esimerkiksi hakasulkeissa: esim. [PROJEKTI SE JA SE].

4. Kun tiimin jäsenet lisäävät otsikkoon tunnisteen, luo Outlookiin sääntö projektia varten. Sääntö ohjaa otsikkotunnisteen sisältävät viestit automaattisesti projektin sähköpostiviestejä varten luomaasi kansioon.

• Toimi samoin kuin edellä olevassa, postituslistoja koskevassa ohjeessa on neuvottu.
• Käytä sääntönä lähettäjän osoitteen sijasta otsikkoa.

5. Projektin päätyttyä luo erillinen varmuuskopio projektin kansiosta tämän ohjeen avulla: Sähköpostien varmuuskopioiminen Outlook-työpöytäsovelluksella

Lajittele suuret viestit: tallenna tärkeät ja poista turhat

Koko sähköpostilaatikon läpikäynti kuluttaa huomattavan määrän aikaa, vaikka suuri osa sähköpostiviesteistä on hyvin pieniä. Lajittele Outlookin avulla tämän ohjeen mukaan näkyville vain suuret viestit ja käy ne läpi. Se on tehokasta siivousta. 

1. Siirry Outlookin vasemmasta yläkulmasta File-valikkoon.

2. Valitse Tools-pudotusvalikosta Mailbox Cleanup.

3. Valitse Find items larger than.

4. Kirjoita Find items larger than -valinnan oikealle puolelle esimerkiksi 5000 tai 10000. Näin määrittelet haettavien viestien vähimmäiskoon kilotavuina.

5. Klikkaa Find...-painiketta.

6. Klikkaa Find Now...-painiketta.

7. Lajittele viestit suurimmasta pienimpään klikkaamalla Size-sarakkeen otsikkoa.

8. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi uusi kansio säästettäviä sähköpostiviestejä varten. Esimerkkikuvassa kansion nimeksi on annettu "suuret sähköpostiviestit".

9. Avaa luomasi kansio toiseen ikkunaan.

10. Raahaa luomaasi kansioon ne viestit, jotka haluat säästää. Voit valita yhtä aikaa useita viestejä pitämällä CTRL- tai SHIFT-näppäimen pohjassa. Silloin voit raahata useamman viestin kerralla luomaasi kansioon.

11. Varmistuttuasi siitä, että viesti on onnistuneesti raahattu Z-levyllesi luomaasi kansioon, poista viesti klikkaamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Delete. Samalla voit myös poistaa tarpeettomia viestejä, joita et halua säästää.

12. Varmista vielä uudelleen, että viestisi ovat tallessa Z-levyllesi luomassasi kansiossa. Kun olet varma asiasta, klikkaa Yes.

"Paketoi" lähetettyjen ja poistettujen viestien kansiot

1. Luo kotihakemistoosi eli Z-levyllesi kansio lähetettyjen ja poistettujen viestien varmuuskopioita varten.

1. Ota taas aiemmin mainittu varmuuskopiointiohje esille.

2. Valitse varmuuskopioitavaksi sähköpostikansioksi "Sent Items" / "Lähetetyt viestit".

3. Luo varmuuskopio ohjeen mukaan .pst-muodossa niitä varten luomaasi kansioon. Nimeä tiedosto esimerkiksi päivämäärän ja kansion nimen perusteella niin, että sen löytäminen on helppoa.

4. Tee sitten sama "Deleted items" / "Poistetut viestit" -sähköpostikansiolle.

6. Kun varmuuskopiointi on onnistunut, poista viestit edellä mainituista kansioista. "Sent items" / "Lähetetyt viestit" -kansioihin voi olla järkevää jättää viestit esimerkiksi 2-4 edellisen viikon ajalta, jotta löydät viimeksi lähettämäsi viestit helposti.

Miten toimin ongelmatilanteessa?

How Do I Keep My Email Inbox Organized