...
5) Toimintaperiaatteita sosiaalisen median käyttöön Metropoliassa
Toimenpiteet ennen sometilin käyttöönottoa
- Tutustu Metropolian käytössä oleviin linjauksiin ja ohjeistuksiin ennen viestimisen aloittamista.
- Viestinnässä on noudettava viestintäpalveluiden määrittelemiä toimintaperiaatteita ja Metropolian tiedon luokittelukäytänteitä.
- Metropolia haluaa olla vahvasti läsnä sosiaalisessa mediassa, tuottaa monipuolista ja ajankohtaista sisältöä seuraajilleen ja vahvistaa vaikuttaja-rooliaan käymällä vastuullista dialogia muiden toimijoiden kanssa.
- Metropoliassa on lupa somettaa. Esimerkiksi sosiaalisen median tilin voi perustaa Metropolian yksikölle, osaamisalueelle, innovaatiokeskittymälle, projektille tai muulle yksittäiselle hankkeelle näkyvyyden ja viestimisen parantamiseksi sidosryhmille.
- Jos viestimisessä käytetään muuta tiliä kuin Metropolia Ammattikorkeakoulun virallista somekanavaa, niin ole yhteydessä ensin viestintäpalveluihin. Viestintäpalvelut vastaavat ensi sijassa siitä, miten korkeakoulun asioista kerrotaan julkiselle yleisölle ja kannattaako erillistä tiliä perustaa. Tarkempaa tietoa korkeakoulun virallisista sometileistä löydät kohdasta kolme.
- Työntekijä tai opiskelijan ei saa käyttää henkilökohtaista Metropolia-tunnustansa sosiaalisessa mediassa. Palveluun ei saa kirjautua, esimerkiksi korkeakoulun antamalla henkilökohtaisella sähköpostilla.
- Tietohallinto luo erillisen käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen, kuten organisaatio- tai yrityssähköpostitilin, jota käytetään sosiaalisessa mediassa, esimerkiksi hankkeen ja yksikön toiminnasta viestimiseksi.
- Käyttäjätunnuksen perustamiseksi työntekijän on tehtävä palvelupyyntö käyttäjätuelle Metropolian palvelupyyntöjärjestelmässä.
- Työntekijän esihenkilö määrittää, kuka työntekijä on tai ketkä työntekijät ovat vastuussa hankkeen, osaamisalueen, innovaatiokeskittymän, projektin ja yksikön viestinnästä. Esihenkilöasemassa oleva määrittelee myös laitteen tai laitteet, jolla viestintää harjoitetaan.
- Mikäli työntekijän työtehtäviin kuuluu sosiaalisen median käyttö, niin hän on vastuussa saamastaan tilistään ja sen tietoturvallisesta käytöstä.
Sometilin käyttöönotto ja siellä viestiminen
- Sosiaalisen median palveluihin kirjauduttaessa on huomioitava palvelun käyttöehdot (Terms of Service/Conduct), kuten saako palveluun kirjautua organisaatiosähköpostitilillä samalla tavoin kuin luonnollinen henkilö. Lähtökohtaisesti sosiaalisen median palveluihin organisaatiot saavat kirjautua kuin yksityishenkilöt.
- Noudata tarjoajan käyttöehtoja, sillä voit saada käyttökiellon tilille, jos toimit käyttöehtojen vastaisesti.
- Lataa sosiaalisen median applikaatio puhelimesi virallisesta sovelluskaupasta. Hyväksyttyjen sometilien listan löydät kohdasta neljä.
- Kirjautumisen yhteydessä syötä saamasi organisaatiosähköpostitili. Syötä palveluusi oma nimesi, määrittelemäsi käyttäjätunnus ja salasana. Älä käytä samaa salasanaa kuin käytät Metropolian tietopalveluissa tai muualla, vaan keksi tiliä varten oma salasana.
- Hyvän tavan mukaista on mainita, esimerkiksi profiilin etusivulla toimivansa organisaation edustajana palvelussa ja kertoa, mitä varten tili on perustettu. Näin muut sosiaalisen median käyttäjät tietävät tämän tilin kuuluvan Metropolialle.
Sometilin poistaminen
- Kun sometiliä ei enää tarvita, niin se on poistettava käytöstä.
- Työntekijä ilmoittaa tietohallinnolle, että sometilin voimassaolo palvelussa on päättynyt eikä tiliä varten perustettua sähköpostia enää tarvita. Tietohallinto poistaa tämän jälkeen antamansa sähköpostin.
...