Luottamuksellisten asiakirjojen Asiakirjojen ja tietojen jakaminen luokkiin salassa pidettävyyden perusteella on tärkeä osa tiedon elinkaaren turvallisuutta. Kun tieto on luokiteltu voidaan tieto tallentaa ja/tai julkaista sille sopivaan tallennuskohteeseen, kuten verkkolevylle, tietokoneen paikalliselle levylle, ulkoiselle tallentimille, tietojärjestelmään tai pilvipalveluun. Tiedon luokittelusta on vastuussa tietojen omistaja ja/tai käsittelijä.
Julkisuuslain (621/1999) (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta) 24 § laissa määritellään mitkä tiedot ja/tai asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Tutustu tietojen luokittelu ja tallennus ohjeeseen, jossa on tarkemmin tietoa siitä, mitä salassa pidettävät tiedot ovat.
...
Toimenpide | Julkinen aineisto | Sisäinen / rajoitettu tieto | Luottamuksellinen tieto | Salassa pidettävä tieto | Rajaus | |
---|---|---|---|---|---|---|
Julkiset www-sivut | Sallittu | Ei sallittu | Ei sallittu | Ei sallittu | ||
Oma-Metropolia (intra) | Sallittu | Sallittu | Ei sallittu | Ei sallittu | Intraa lukee henkilökunnan lisäksi myös opiskelijat. | |
Peppi | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | ||
Amme | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | ||
Moodle | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu rajauksin | Tiedon katselu ja käsittely on rajattava vain valtuutetuille henkilöille. | |
HR-järjestelmä | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | ||
Metroarch | Sallittu | Sallittu rajauksin | Sallittu rajauksin | Sallittu rajauksin | Metropoliassa on oma palvelin Metroarch, joka on tarkoitettu erityisesti TKI-hankkeiden sensitiivisen aineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn. Palvelimella olevalle aineistolle voidaan myöntää käyttöoikeuksia ko. hankkeen työntekijöille sekä Metropoliaan että Metropolian ulkopuolelle. | |
Google tuotteet: Drive, Classroom, Blogger, Docs, Meet, Sites, Photos, Slides, Form | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Ei sallittuSallittu rajauksin | Pilvipalveluiden käyttöehdot määrittävät ehdot pilvipalveluiden käytölle. Huom! Googlen tuoteperheeseen kuuluu useita sovelluksia, joihin pätee sama aineiston tallennus ja käsittely ohjeistus kuin listattuihin palveluihin. | |
Microsoft 365 tuotteet: OneDrive, Onenote, Sites, Stream, Teams, Planner, Stream, Whiteboard, Sharepoint, Yammer | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Ei sallitturajauksin | Pilvipalveluiden käyttöehdot määrittävät ehdot pilvipalveluiden käytölle. Huom! Microsoft 365 kuuluu useita lisäsovelluksia ja -palveluita. Näihin kaikkiin pätee sama aineiston tallennus ja käsittely ohjeistus kuin listattuihin sovelluksiin ja palveluihin. |
Promid-työajanhallinta | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Ei sallittu | ||
Zoom | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu rajauksin | Salassa pidettävää materiaali saa nauhoittaa Zoom-ohjelmalla. Tutustu ohjeistukseen tietohallinnon WiKi-sivuilla. | |
Asianhallintaratkaisu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | ||
Wihi | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Wihi on järjestelmä opinnäytetöiden prosessin hallintaan ja viestintään. | |
E-lomake | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Sallittu | ||
HelpDesk | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Ei sallittu | ||
ARC-järjestelmä | Sallittu | Sallittu | Sallittu | Ei sallittu | ||
Youtube | Sallittu | Sallittu rajauksin | Ei sallittu | Ei sallittu | ||
Sosiaalisen median kanavat: Facebook, Instagram, TikTok | Sallittu | Ei sallittu | Ei sallittu | Ei sallittu | Huom! Muihin sosiaalisen median kanavoihin pätee sama aineiston tallennus ja käsittelyn ohjeistus. |
...