Luottamuksellisten asiakirjojen ja tietojen jakaminen luokkiin salassa pidettävyyden perusteella on tärkeä osa tiedon elinkaaren turvallisuutta. Kun tieto on luokiteltu voidaan tieto tallentaa ja/tai julkaista sille sopivaan tallennuskohteeseen, kuten verkkolevylle, tietokoneen paikalliselle levylle, ulkoiselle tallentimille, tietojärjestelmään tai pilvipalveluun. Tiedon luokittelusta on vastuussa tietojen omistaja ja/tai käsittelijä.
Julkisuuslain (621/1999) (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta) 24 § laissa määritellään mitkä tiedot ja/tai asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Tutustu tietojen luokittelu ja tallennus ohjeeseen, jossa on tarkemmin tietoa siitä, mitä salassa pidettävät tiedot ovat.
Tietojen luokittelu ja tallennus mallin tarkoitus on selkeyttää mihin tietoja voidaan julkaista ja tallentaa. Luokittelumallin avulla pystyt tunnistamaan mihin luokkaan käsiteltävät tietosi kuuluvat. Jos kyseessä on esimerkiksi tutkimusprojekti tai hanke, jossa ei käsitellä salassa pidettävää tietoa tai arkaluonteista henkilötietoja, on tieto silloin luottamuksellista tietoa. Kun tiedon luokka on tunnistettu voit tarkistaa aineiston tallennus taulukosta sijainnit, mihin tätä tietoa voidaan tietoturvallisesti tallentaa tai julkaista.
Luokittelumalli
Julkinen tieto
- Tiedon katseluun ei ole rajoituksia.
- Tekijänoikeus on otettava huomioon kaikissa julkaisuissa. Tekijänoikeus tarkoittaa tekijän lähtökohtaista yksinoikeutta päättää teoksensa käytöstä. Tällöin muilla ei ole oikeutta käyttää teosta ilman tekijän lupaa.
- Esimerkkejä julkisista tiedoista ovat lehdistötiedotteet, kurssitiedot, tutkimusjulkaisut, julkiset asiakirjat ja julkiset www-sivustot
Sisäinen tai rajoitettuun käyttöön tarkoitettu tieto
- Tietoa voi katsella Metropolian henkilökunta ja opiskelijat
- Esimerkiksi sisäiset tiedotteet, sisäiseen käyttöön tuotetut ja hankitut opetusmateriaali, ohjeet, muistiot ja organisaatiolle lisensoidut aineistot.
Luottamuksellinen tieto
- Tietoja voivat katsella ja käsitellä jokainen asianomaisen ryhmän jäsen (myös opiskelija esim. tutkimusprojekteissa)
- Esimerkiksi keskeneräiset opintosuoritukset, hankkeet tai projektit
Salassa pidettävä tieto
- Tietoa voivat katsella ja käsitellä vain erikseen valtuutetut henkilöt
- Tenttivastaukset ja muu koesuoritus, mukaan lukien erilaiset harjoitustyöt ja näyttökokeet, sekä suorituksiin tehdyt arvostelumerkinnät. arvosanat ja pisteytykset ovat kuitenkin julkisia
- Arkaluonteiset henkilötietoja, jota on muun muassa;
- Opiskelijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja
- Tiedot henkilön terveydentilasta, vammaisuudesta, terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta tai kuntoutuksesta (esim. hakemukset ja päätökset erityisjärjestelyistä opinnoissa)
- Tiedot henkilön vuosituloista tai kokonaisvarallisuudesta taikka tuen tai etuuden perusteena olevista tuloista ja varallisuudesta taikka jotka muutoin kuvaavat hänen taloudellista asemaansa
Aineiston tallennus ja julkaisu taulukossa käytetään kolmea eri kategoriaa. Sallittu, sallittu rajauksin ja ei sallittu.
- Sallittu tarkoittaa sitä, että sen kategorian tietoja saa tallentaa ja/tai julkaista toimenpide sarakkeen kohteeseen.
- Sallittu rajauksin tarkoittaa, että tiedon tallennuksessa ja/tai julkaisussa on otettava huomioon tiettyjä rajauksia, kuten käyttöoikeuksien rajoittaminen. Esimerkiksi jos Moodleen tallennetaan koesuorituksia käyttöoikeudet on rajoitettava siten, ettei tietoja pysty näkemään muut kun tiedon käsittelijä.
- Ei sallittu tarkoittaa, ettei tietoa saa ollenkaan tallentaa tai julkaista kyseisen sarakkeen sijainnissa.
Huom. Tekijänoikeus on otettava huomioon kaikissa julkaisuissa. Tekijänoikeus tarkoittaa tekijän lähtökohtaista yksinoikeutta päättää teoksensa käytöstä. Tällöin muilla ei ole oikeutta käyttää teosta ilman tekijän lupaa. Tämä on otettava huomioon tiedon julkaisemisessa.