Luottamuksellisten asiakirjojen ja tietojen jakaminen luokkiin salassa pidettävyyden perusteella on tärkeä osa tiedon elinkaaren turvallisuutta. Kun tieto on luokiteltu voidaan tieto tallentaa ja/tai julakista julkaista sille sopivaan tallenuskohteeseentallennuskohteeseen, kuten verkkolevylle, tietokoneen paikalliselle levylle, ulkoiselle tallentimille, tietojärjestelmään ja pilvipalveluun. Tiedon luokittelusta on vastuussa tietojen omistaja ja/tai käsittelijä. .
Tietojen luokittelu ja tallennus mallin tarkoitus on selkeyttää mihin tietoja voidaan julkaista ja tallentaa. Luokittelumallin avulla pystyt tunnistamaan mihin luokkaan käsiteltävät tietosi kuuluvat. Jos kyseessä on esimerkiksi tutkimusprojekti tai hanke, jossa ei käsitellä salassa pidettävää tietoa tai arkaluonteista henkilötietoja, on tieto silloin luottamuksellista tietoa. Kun tiedon luokka on tunnistettu voit tarkistaa aineiston tallennus taulukosta sijainnit, mihin tätä tietoa voidaan tietoturvallisesti tallentaa.
Julkinen tieto
- Tiedon katseluun ei ole rajoituksia.
- Tekijänoikeus on otettava huomioon kaikissa julkaisuissa. Tekijänoikeus tarkoittaa tekijän lähtökohtaista yksinoikeutta päättää teoksensa käytöstä. Tällöin muilla ei ole oikeutta käyttää teosta ilman tekijän lupaa.
- Esimerkkejä julkisista tiedoista ovat lehdistötiedotteet, kurssitiedot, tutkimusjulkaisut, julkiset asiakirjat ja julkiset www-sivustot
Sisäinen tai rajoitettuun käyttöön tarkoitettu tieto
- Tietoa voi katsella Metropolian henkilökunta ja opiskelijat
- Esimerkiksi sisäiset tiedotteet, sisäiseen käyttöön tuotetut ja hankitut opetusmateriaali, ohjeet, muistiot ja organisaatiolle lisensoidut aineistot.
Luottamuksellinen tieto
- Tietoja voivat katsella ja käsitellä jokainen asianomaisen ryhmän jäsen (myös opiskelija esim. tutkimusprojekteissa)
- Esimerkiksi keskeneräiset opintosuoritukset, hankkeet tai projektit
Salassa pidettävä tieto
- Tietoa voivat katsella ja käsitellä vain erikseen valtuutetut henkilöt
- Tenttivastaukset ja muu koesuoritus, mukaan lukien erilaiset harjoitustyöt ja näyttökokeet, sekä suorituksiin tehdyt arvostelumerkinnät. arvosanat ja pisteytykset ovat kuitenkin julkisia
- Arkaluonteiset henkilötietoja, jota on muun muassa;
- Asiakirjat, jotka sisältävät opiskelijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja.
- Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön terveydentilasta, vammaisuudesta, terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakkuudesta tai kuntoutuksesta (esim. hakemukset ja päätökset erityisjärjestelyistä opinnoissa).
- Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön vuosituloista tai kokonaisvarallisuudesta taikka tuen tai etuuden perusteena olevista tuloista ja varallisuudesta taikka jotka muutoin kuvaavat hänen taloudellista asemaansa