Muistilista matkustavalle

Matkan suunnittelu

• sisällytä matka(t) projektisuunnitelmaan
• seuraa konferenssi/seminaaritapahtumien tarjontaa
• selvitä tapahtumapaikkakunnalla toimivat organisaatiot mahdollisten benchmarkkaustapaamisten varalta
• kontaktoi organisaatioita hyvissä ajoin
• suunnittele matkaohjelma
  • varaa aikaa paikasta toiseen siirtymiseen
  • varaa aikaa raportointiin
  • vieraalla kielellä uudessa ympäristössä toimiminen vaatii energiaa: älä ahnehdi tapaamisia samalle päivälle (max 2/pv)
  • mikäli lähdet jonkun kanssa, sopikaa työnjaosta jo suunnitelmavaiheessa: kuka keskittyy mihinkin aiheeseen
• tee hintavertailut matkan kustannuksista niiltä osin kuin mahdollista
• hanki valvojan hyväksyntä matkalle
• saatuasi matkustusluvan, suorita oman organisaatiosi matkavalmistelut (Metropoliassa matkasuunnitelma, TEM)
• varaa matkat ja majoitus, huomioi etenkin lentolippujen hintavaihtelu (vrt. hintavertailun tekohetkeen)
• ilmoittaudu tapahtumaan, huomioi varhaisen rekisteröitymisen edut

Matkalle valmistautuminen

• selvitä liikkuminen majoituksen ja tapahtuma/tapaamispaikkojen välillä (GoogleMap kätevä)
• tulosta kartta
• pakkaa mukaan:
  • tarvittavat paperit, kuten osallistumisen maksutosite ja matka-asiakirjat (useimmiten myös passi).
  • tekniset laitteet mukaan (huomioi laturit ja adapterit)
  • tallennusvälineistöä mukaan (miniläppäri, kamera jne.)
  • projektisi esittelymateriaalia
  • käyntikortteja ja oman organisaatiosi esite
  • paikallista valuuttaa
  • benchmarkkaustapaamisiin liikelahjoja (organisaatiosi tarjoamia, esim. VOIMAA-muistitikkuja)
• selvitä konferenssi/seminaaritapahtuman puhujat ja mieti projektille oleellisia kysymyksiä esitettäväksi heille
• valmistaudu tapaamisiin huolella
  • mieti, mitä haluat tietää ja myös, mitä hyötyä tapaamisesta on tavattavalle organisaatiolle
  • selvitä, keitä olet tapaamassa (asema organisaatiossa)

Matkan aikana

• ole ajoissa lentokentällä
• jos mahdollista, kulje ainoastaan käsimatkatavaroiden kanssa (suosittelemme!)
• varaudu paikallisliikenteen viivästyksiin ja reittimuutoksiin
• muista ottaa kuitit ja tositteet talteen
• jos missään vaiheessa tulee epäselvyyksiä, älä panikoi vaan kysy neuvoa
• jos eksyt, palaa samaa reittiä takaisin (Belgiasta on lyhyt matka Hollantiin)
• ennen internetyhteyden avaamista, selvitä mitä se maksaa tai saako sen ilmaiseksi jostain lähistöltä
• aloita matkaraportointi
  • jos online ei onnistu, työstä offline (helpottaa asioiden muistamista, jos edes jotain on ylhäällä)
  • jos mahdollista, työstä suoraan wikiin, reaaliaikaisuus mahdollistaa kotimaahan jääneille kommentoinnin
  • matkaraportoinnin malleja täällä
  • taltioi tapahtumia, tilanteita, tapaamisia myös kameralla/nauhurilla
  • kerää myös esitteitä yms. materiaalia muistin tueksi
• ole ajoissa tapahtumissa ja tapaamisissa
• vaihda yhteystietoja mielenkiintoisten ihmisten kanssa
• jos tapaaminen peruuntuu, selvitä voisiko uusi järjestyä (vaikkapa eri organisaation kanssa)
• varaudu yllätyksiin (aika ja muut resurssit, olosuhteet...)

Matkan jälkeen

• kirjoita matkaraportti loppuun mahdollisimman pian
  • wikiversio
  • kirjallinen, tulostettava versio maksatushakemuksen liitteeksi
• tee matkalasku
  • alkuperäistositteet Tarja Häkkiselle
• esittele matkan anti esim. projektiryhmän kokouksessa
• lähetä tervehdykset kontakteillesi
• valmistele seuraavat matkat