Loppuarviointi - Reititin - hanke 

Aika;

Paikka;

Osallistujat:

1. Yhteinen Istunto  - Kirjasi Katariina Saarela

Projektipäällikkö Matti Rantala toivotti arviointiin osallistuvat tervetulleeksi tilaisuuteen, minkä jälkeen osallistujat esittäytyivät. Tämän jälkeen Matti esitteli Reititin-hankkeen tuotteet ja luovutti puheenvuoron Leena Björkqvistille, joka yhdessä Päivi Keräsen kanssa veti arviointipäivän osuudet.

Arviointikyselyn tuloksissa oli kovasti hajontaa. Sen tähden Leena oli valinnut päivän teemaksi tulevaisuuden ja hankkeen tuotteiden jatkojalostuksen. Päivän ensimmäisessä sessiossa keskusteltiin yleisesti Leenan johdolla hankkeen eri puolista, minkä jälkeen porukka jaettiin kolmeen viiden hengen ryhmään, jotka pohtivat valitsemaansa teemaa session loppupuolella ja varsinaisesti työlounaalla Tallinnassa. Paluumatkalla koottiin yhteen ryhmien keskusteluiden tulokset ja omat kokemukset päivän annista.

Ohjausryhmän rooli ja tehtävät

Ensiksi keskusteltiin ohjausryhmän roolista ja tehtävistä. Reititin-hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja Risto Säntti totesi, että ohjausryhmällä on eri käsitys hankkeesta kuin hankehenkilökunnalla, koska ohjausryhmä ei voi nähdä, mitä hankkeessa tehdään ja tapahtuu.

Ohjausryhmän jäsen Jukka Väisänen ei ole ennen ollut missään ohjausryhmässä. Hänen mukaansa alussa kaikki oli uutta ja jännittävää, mutta valitettavasti työesteet estivät osallistumisen. Hän oli erityisesti kiinnostunut PROksi-alustasta opinnäytetyöskentelyn tukena, myös Bootcamp ja koulutuskokonaisuudet somen käytöstä opetuksessa olivat Jukan mielestä merkittäviä. Ohjausryhmän työskentelyä voisi Jukan mukaan kehittää osallistumalla aktiivisemmin kokouksiin ja hankkeeseen.

Uudenmaan ELY:n Sari Oravan mukaan kiire ja hankeähky (samat ihmiset eri hankkeissa) vaikeuttavat ohjausryhmän työtä. Rahoittjan mielstä Reititin on onnistunut hanke, ohjausryhmä kokoontui säännöllisesti ja aktiivisesti. Oravan mielestä itsekäs näkökulma olisi hyvä, eli jokaisen ohjausryhmän jäsenen tulisi miettiä, mitä hyötyä hänelle ja hänen organisaatiolleen hankkeesta olisi.

Anitta Pankkonen-Rentolan mukaan hankkeen tavoitteet olivat loistavat. Ohjausryhmän suhteen hänen mukaansa ongelma on työelämän sitouttaminen ohjausryhmään ja hankkeeseen. Yksi ratkaisu olisi tehostaa ohjausryhmän kokouksia.

Matti Tujula kertoi ohjausryhmäjäsenyytensä olleen oppimiskokemus: hän tuli mukaan loppuvaiheessa. Arvioinnin tulosten hajonta oli hänen mukaansa mielenkiintoista, syynä ehkä asianosaisten eri tarpeet ja näkökulmat.

Milla Hakkarainen on myös Reititin-ohjausryhmän jäsen. Hänen mukaansa ohjausryhmäkokoukset olivat hallinnollisia. Erityisesti Millaa kiinnosti, miten työelämä saadaan mukaan hankkeeseen.

Hankkeen tuotteet

Seuraavaksi keskusteltiin kokemuksista koskien Reititin-hankkeen tuotteita.

PROksi

PROksia oli käytetty YAMK musiikin koulutuksessa. Haasteeksi muodostui se, että aikuisopiskelijoilla somen käyttö ei ole ihan hallussa. Somemaista kirjoittamista voisi kehittää siten, että opinnäyteohjeet olisivat PROksissa, jonka avoimuus koettiin suurena etuna.

Leena Unkari-Virtasen mukaan PROksi ja työelämän linkittyminen siinä ovat hyviä, ja hän aikoo käyttää PROksia edelleen. Hänen mielestään Metropolian pilottipalvelut tukevat PROksia. Leena on mukana Metropolian digioppimisympäristötiimissä, ja hän akoi viedä PROksia eteenpäin tässä tiimissä.

Suurimmaksi esteeksi PROksin käyttöönotossa koettiin opettajat: opettajien henkilökohtainen tapa toimia vaikuttaa kyseisen työkalun käyttöönottoon. Eli henkilökunnan kouluttaminen on tarpeellista tässä suhteessa.

Jukka Väisäsen mukaan hankkeen parhaat tuotteet YAMKille ovat PROksi ja somekoulutus, opiskelijat ovat pitäneet myös Bootcampista.

Matti Rantala sanoi, että jos olisi ollut kaukaa viisas neljä vuotta sitten, kun hanke alkoi, PROksia olisi alettu kehittää yhdessä toisen amkin kanssa. PROksi-kouluttaja Saija Heinosen mukaan niin Kareliasta, Samkista ja Haaga-Heliasta, kuin myös Metropolian eri toimipisteistä, on saatu hyvin erilaista palautetta ja kaikilla tuntuu olevan erilaisia toiveita alustan muutoksille. Haaga-Heliassa tuli puhetta jopa kaikkien amkien yhteisestä alustasta.

Bootcamp

Idea työelämätapahtuma Bootcampista muotoutui hankkeen myötä, ja Matti Rantala toivoi tämän tapahtumamallin jatkuvan Metropoliassa.

AV-materiaalit opetuskäyttöön

Matti Rantalan mukaan tuottajat ja viestintäihmiset ovat käyttäneet av-materiaaleja opetuksessa, hän itse on käyttänyt materiaaleja virikeluonteisena. Jukka Väisäsen mukaan Reitittimestä on ollut koulutuksellisia hyötyjä.

Mentorointi

Milla Hakkarainen kertoi mentoroinnista alumninäkökulmasta. Tavoitteena hankkeessa oli yhdistää somemaailmaa ja sähköisen välineistön käyttö mentorointitoimintaan. Hakkaraisen mukaan tästä pidettiin yksi ”haistelukoulutus”, jossa päätettiin rakentaa mentorointikoulutuskokonaisuus, joka ei kuitenkaan toteutunut. Mentorointi vaatii aina henkilökontaktin, ja sen vieminen nettiin on vaikeaa. Tälle mentoroinnin kehittämiselle on tulossa oma hanke.

Koulutuskokonaisuudet somen käytöstä opetuksessa

Koulutuskokonaisuuksien materiaalit ovat käytettävissä hankkeen wiki-sivuilla.

On-lin -matkaraportoinnin jalostaminen

Muiden muassa Leena Unkari-Virtanen oli käyttänyt kyseistä raportointimallia, ja hän piti sitä hyvänä.

Julkaisut (5 kappaletta)

Loppujulkaisusta on tullut jo palautetta opetushenkilöstöltä: heidän mielestään siinä on hyvin mielenkiintoisia juttuja ja he aikovat soveltaa sitä opetukseen. Loppujulkaisua on siis jo luettu ja ajateltu sovellettavan.

Työlounas (3 kpl, joista raportit alla) klo 12.45 - 14.30

Työlounas (kirjasi  Katariina Saarela) , osallistujat Milla Hakkarainen/alumnit (moderaattori), Tarja Häkkinen, Matti Tujula/Metka ja Matti Rantala

Keskustellut teemat: Bootcamp

Raportti: Keskusteltiin Bootcampista ja todettiin, että tosi sääli, jos toiminta ei jatku. Milla ehdotti, että hän voisi yhteistyössä Matin/Metkan kanssa jatkaa toimintaa. Resurssointitahoja tähän voisi olla useampiakin.

Koska Metropoliassa ei ole enää keskitettyjä ura- ja rekrytoinipalveluja, täytyy työelämä saada mukaan opintoihin esim. juurikin Bootcampin myötä. Bootcampien osallistujapohjaa voisi laajentaa esim. alumneihin, tapathumasta voisi tehdä myös koko Metropolian kattavan. Jos näin tapahtuu ja yleisömäärä kasvaa, niin tämä pitää huomioida budjetissa.

Jatkossa Bootcamp voitaisiin järjestää myös kampuskohtaisesti. Puhuttiin myös siitä, että Bootcamp voitaisiin järjestää yhteistyökumppanin tiloissa, jolloin tutustuttaisiin tähän yhteistyökumppaniin. Tilaisuuden teemoittelu on myös tärkeää, eli joka Bootcampilla oma teema. Mukana aina myös konkreettista tekemistä.

Yhteenveto: Matti/Metka ja Milla/alumnit jatkavat keskustelua Bootcamp-toiminnan jatkamisesta, he ottavat mukaan keskusteluun myös edellisten Bootcampien tuottajan, Anni Sarastin.

Työlounas (kirjasi Saija Heinonen), Osallistujat Päivi Keränen (moderaattori), Anitta Pankkonen, Anna-Maria Vilkuna & Jukka Väisänen 

Keskustellut teemat: Ohjausryhmätyöskentely, jatkokehittäminen

OHJAUSRYHMÄ-teema:

Ohjausryhmä (ohry)-työskentelyn selkeäksi vaikeudeksi mainittiin osallistujien hupeneminen matkan varrella. Alussa kokouksissa käydään ahkerasti, mutta loppua kohden osallistujamäärä vähenee. Syyksin mainittiin mm. muut päällekkäiset työkiireet, mikä on varsinkin yrityspuolella ongelma. Osallistujien motivaatiota käydä kokouksissa lisäsi se, jos he kokivat että voivat itsekin oppia jotain ohjausryhmässä. Myös ohjausryhmäläisten ammattitaitoa kannattaa hyödyntää. 

Yhteenveto:

Huomionarvoista järjestäjän puolelta:

• Kokoustetaan vain jos siihen on aihetta, keskitytään varsinaiseen kehittämiskohteeseen, ei esim hankebyrokratiaan
• Sovitaan jo alussa yhteiset tavoitteet ja pelisäännöt, kirkastetaan matkan varrella
• Toimitetaan kokouksessa käsiteltävät materiaalit ajoissa kokousväelle tutustumista varten
• Kokous voi olla kiertävä, esim joka kerta eri toimijan tiloissa. Näin heilläkin mahdollisuus esitellä toimintaansa. 

Huomionarvoista ohjausryhmäläisen puolelta:

• Ole kiinnostunut! Tutustu hankkeen kotisivuihin tms.
• Tutustu sinulle jaettuihin materiaaleihin ennen kokousta, tee annetut tehtävät
• Esitä kysymyksiä, kommentoi, ole aktiivinen, ehdota että voisit tehdä jotain -> ohjausryhmä toimii projektin vetäjän apuna
• Jaa hankkeen ilosanomaa eteenpäin: moni ei tiedä mitä hyötyjä hankkeessa mukanaolo tuo, ennen kuin sen on kokenut. Ohryläinen voi tätä tietoa levittää

JATKOKEHITTÄMINEN-teema:

Aihe keskittyi PROksiin, sillä siitä oli kaikilla parhaiten tietoa. 

Ohjelma koettiin hyväksi, ja pohdittiin myös sitä että se voisi palvella myös muita projekteja kuin vain oppareita.

Työelämä-yhteistyö koettiin suurimmaksi haasteeksi PROksissa. Tarpeet ovat hyvin erilaisia; joillain aloilla kaikki opinnäytetyöaiheet tulevat työelämästä, joillain aloilla taas ei juuri lainkaan. Parasta tapaa yhteistyöhön mietittiin, mutta erilaisten tarpeiden vuoksi yhtä ja ainoaa, hyvää toimintatapaa Proksiin ei helposti voi saada. Ohjaajan pitäisi tällä hetkellä olla Proksissa aktiivinen, sillä nyt tarjotut aiheet jäävät oman onnensa nojaan, ja jos kukaan opiskelija ei aiheisiin tartu, ei työnantaja myöskään saa mitään tietoa tai palautetta, eikä näin ollen tule laittamaan uutta ilmoitusta. Koko maanlaajuinen Proksi voisi siinä mielessä toimia paremmin, että tulisi enemmän toimintaa ja tekijöitä. 

Yhteenveto:

Hyvä alusta, jossa kuitenkin vielä hieman kehittämistä. Jos on mahdollista löytää tekijä virheiden korjaukselle alkuvuodesta 2015, se auttaisi ohjelman eteenpäin viemisessä ja mahdollistaisi suuremman käyttäjäkunnan.

Ohjelman käyttö vaatii aktiivista otetta myös vetäjältä. On hyvä sopia oppariryhmän yhteinen toimintatapa Proksissa heti alkuun.

Proksi pitää saada esille uuteen palveluportaaliin MINNOn kanssa. 

Ohjausryhmätyöskentely (työlounaalla ja sitä edeltäneessä ryhmäkeskustelussa)

(kirjasi Ari Markkula) 

Keskustelijat: Leena Björkqvist, Sari Orava, Leena Unkari-Virtanen, Risto Säntti, Ari Markkula

Ohjausryhmän rooli oli alussa aktiivisempi. Jäsenet halusivat tietoa, tietää ja osallistua. Aina ei kokoukseen paikalle päässyt, kun oli muuta tärkeämpää. Neljän vuoden aikana jo oppi ja näki. Lopussa jo fiilis, että mihin minua tarvitaan, kun hanke on hoidettu loppuun.

Koettiin, että ohjausryhmän työskentely jäi liiankin hallinnolliseksi. Kuultiin, mitä oli tapahtunut ja mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua. Ohjausryhmän vaikutus projektin toteutumiseen jäi vähäiseksi.

1. Mikä on jäsenen rooli ja miten sitoutuminen tapahtuu?

Jäsenten vahvuudet pitäisi ottaa käyttöön. Heillä on erilaista osaamista henkilökohtaisella tasolla, tuleva toisenlaisesta työroolista, toisesta AMKista tai toiselta alalta. Oman osaamisen tuominen projektin käyttöön projektin ohjaamisessa pitää tuoda vahvasti esille. Tämä myös lisää motivaatiota osallistua ohjausryhmän toimintaan. Tiedon kulku myös toiseen suuntaan eli ohjausryhmästä omaan organisaatioon kuuluu ohjausryhmän jäsenen tehtävään.

Alussa kunkin jäsenen pitää luoda itselleen kuva, mitä itse haluaa osallistumisestaan hankkeen ohjaamisessa saada, esim varmistaa hankkeen hyöty sille työyhteisölle, missä toimii. Se on pohjana omalle sitoutumiselle ja ajankäytölle.

Luodaan yhdessä näkemys siitä, mitä projektilla projektisuunnitelman mukaan tavoitellaan, ja miten sitä tulkitaan. Sen jälkeen määritellään esitetyn suunnitelman pohjalta, mitä ja millaisella aikataululla tehdään. Kun edetään näin, ohjausryhmä kykenee tukemaan projektia sisällöllisesti ja sitoutuu työhönsä paremmin. Samoin jäsenen taustayhteisö saadaan paremmin mukaan työhön.

Ohjausryhmän työstä pitää saada aktiivista, ei pelkkää peräpeiliin katsomista.

2. Mitä ohjausryhmän jäsen voisi itse saada?

Jäsenelle voitaisiin tarjota mahdollisuutta osallistua koulutuksellisiin osiin, jotka kuuluvat hankkeen piiriin tai AMKin muuhun normaaliin toimintaan. Ennen kokousta voisi olla esim tunnin koulutus jostakin erillisestä tai hankkeeseen kuuluvasta aiheesta.

 3. Ohjausryhmän puheenjohtajan rooli

PJ:n ja projektipäällikön yhteistyön tulisi olla avointa ja tiivistä, siis myös ohryn kokouksien välillä. Heidän tulisi sopia yhteisistä toimintatavoista.  Asioita voi pohtia avoimemmin ja pitempään kahdenkesken.

 4. Muuta

• Kahteen eri hankkeen ohjausryhmään samalla toiminta-alueella osallistuminen voisi tuoda synergiaetua. Silloin voisi kummankin ohjausryhmän kokous olla samana päivänä peräkkäin.
• Ohjausryhmän kokouspaikka voisi olla jäsenten työpaikoilla. Sitouttaisi ja toisi lisää ja uudenlaista sisältöä esim. ko. työpaikan toiminnan esittelyn avulla.
• Kokous voisi olla pois normaalista työympäristöstä ja samalla ulkopuolella arjesta. Ehkä etenkin aloituspalaveri voisi olla tällainen syvällinen pohdintapäivä.
• Vaikka ohjausryhmä ei olekaan jatkossa ESR:n sääntöjen mukaan pakollinen, nähtiin, että se on erittäin suotavaa. Oltiin sitä mieltä, että projekteilla pitää aina olla ohjausryhmä. Pienillä projekteilla se voi toki olla 1-3 henkilöä. Rahankäytöltään tai vaikutukseltaan laajoilla ohjausryhmän merkitys on olennaisesti suurempi. Ohjausryhmän työmäärä pitää suhteuttaa hankkeen merkitykseen AMKille ja osallistujatahoille.
• Miten hyödynnetään tulokset? Miten varmistetaan, että tehty työ saadaan normaaliin toimintaan mukaan ennen kuin rahoitus ja kaikki toiminta ko. hankkeen tiimoilta loppuu?

2. yhteinen istunto + tiivistelmät -Kirjasi Saija Heinonen

Paluumatkalla jatkettiin työlounaiden teemoista keskustelua. Todettiin, että voisi esimerkiksi tarjota ohjausryhmäläisille koulutuksellisia sessioita ratkaisuna siihen, että osallistujatkin kokevat saavansa jotain. Työskentelykauden alussa kannattaa myös satsata siihen, että osallistujat oikeasti ymmärtävät tutustua materiaaliin ajoissa. Talon sisällä voitaisiin ehkä karsia päällekkäisyyttä, perustaa esim yhteisiä ohjausryhmiä joillekin hankkeille. 

Ohryn roolista mainittiin, että kohderyhmältä kerätty palaute olisi hyvä käsitellä ohjausryhmässä. Näin projektityöntekijät eivät jää yksin palautteen ja kehittämisen kanssa.

Todettiin myös, että vaikka ahkera tiedottaminen on ansiokasta, niin se saattaa myös passivoida, kun tyytyy ihailemaan hienoja tuloksia. Jos ei aktiivisesti kysytä asioita, näin saattaa käydä. 

Voisiko järjestää eri hankkeiden ohry-kokouksia samaan aikaan, vain jotkut omat sessiot kaikilla? Jos tulee hankalia ja tulehtuneita tilanteita, on parempi olla joku ulkopuolinen fasilitaattori. Olisi myös hyödyllistä järjestää koulutuksia hankkeiden vetäjille; erilaisia kokouskäytäntöjä ja fasilitoinnin menetelmiä. 

Paluumatkan lopuksi kysyttiin kaikilta tärkeimmät ja päällimmäiset mietteet päivän ja Reitittimen annista. Tässä tiivistetysti jokaisen palaute:

• Metka voisi harkita Proksin jatkokehitystä. Jos on koettu hyväksi, niin on harmi että jää oman onnensa nojaan.
• Oman kokemukseni mukaan projektien johtoryhmät "eivät tiedä mistään mitään", eli osallistujien aktiivisuudessa olisi parantamisen varaa. 
• Jos ei avata että mitä hankkeeseen kuuluu, kukin voi kuvitella omiaan vaikka miten pitkään. 
• Miten saavuttaa porukan luottamus, jotta voidaan käsitellä kiperämpiäkin kysymyksiä
• Hienoa että on saatu "pää auki" Metkan suuntaan. Askarruttaa aina jatkokehitys, että mitä hyville tuotoksille tapahtuu. Samoni projektihenkilöstön määräaikaiset työsuhteet, kun osaaminen katoaa muualle.
• On aina haikea mieli kun hanke päättyy ja ihmiset lähtee, ja miten asiat jäävät elämään, kun on kuitenkin tehty niin paljon työtä.
• Koen että Reitittimen verkosto oli aika laaja, oppi tuntemaan ihmisiä nopeasti. Arviointi-aiheen nostaminen yhdeksi teemaksi oli minulle henkkoht tärkeää. 
• Proksi on nostanut somen käytön tärkeämpään rooliin, se on ollut antoisaa, samoin kuin Proksin käyttö. Uudet sukupolvet käyttää sitä jo sujuvasti, joten suunta on oikea. Tarjottu koulutus on ollut hyödyllistä. Ohryssä mukanaolo on ollut uusi kokemus, alussa kun oli aktiivisempi niin oli kovinkin antoisaa, mutta myönnän että loppua kohden laiskistui. Hienoja oppeja on tullut.
• Toimintatavat jalostuvat arkipäivän toiminnoiksi. Pitää myös tukea toisia, ottaa oppia ja olla armollinen itselleen. 
• Työelämä enemmän mukaan markkinointiin ja levittämiseen. Usein törmää siihen että työelämä ei tiedä mitä AMKeissa tehdään. Mitä työelämä voisi antaa ja hyötyä meistä.
• Aina sanotaan että pitää toteuttaa se mikä projektisuunnitelmassa sanotaan, mutta mielestäni on tärkeintä kehittää AMKien opetuksen laatua. Jos halutaan kilpailla koulutuksella, tutkimuksella ja osaamisella, niin tämä on yksi väline. Ei saisi kuulua yritysmaailman puolelta sitä että emme tiedä mitä teillä tehdään.
• Proksia olisi hyvä työstää eteenpäin. Idea on oivallinen, mutta ohjelma on vielä vähän kesken. Lista korjaustoiveista auttaa toivottavasti siihen, että myös "korjaaja" löytyisi. 
• Ohry-työskentelyssä pitää antaa aikaa sille, että löydetään ja omaksutaan yhteiset pelissäännöt. Hankkeet ovat ideoiden kylväjiä, pyritään saamaan prosesseja käyntiin. Hankkeilla ei pyritä eikä pystytä ratkaisemaan asioita lopullisesti, pitää vaan luottaa siihen että kylvötyöstä on hyötyä. Hankkeen lopulliset tulokset nähdään monesti vasta sitten kun hanke on jo päättynyt.