Ilmoittautuminen ja opiskeluoikeuden muodostuminen
Kohdekorkeakoulun toteutukselle ilmoittautuneen saapuvan RIPA-opiskelijan tiedot odottavat järjestelmässä luonnostilassa siihen asti, että hänet hyväksytään toteutukselle. Opiskelijalla on tässä vaiheessa alustava opiskelijanumero. Odottavan opiskelijan tiedoissa lukee seuraavasti: "Ristiinopiskelija, jonka toteutusilmoittautumista ei ole vielä hyväksytty. Kun ensimmäinen ilmoittautuminen hyväksytään, alustavasta opiskeluoikeudesta tulee voimassaoleva." Huom! kun opiskelijalla on tällainen odottava RIPA-opiskeluoikeus, häntä ei voi syöttää Peppiin uutena opiskelijana muuta kautta.
Huom! Saapuvalla RIPA-opiskelijalla pitää olla hetu tai OppijaID.
Kun opiskelija on hyväksytty toteutukselle, muodostuu hänelle ristiinopiskeluopiskeluoikeus.
Ilmoittautumisrekisteri / Saapuvien RIPA-opiskeluoikeuksien listaus
Ilmoittautumisrekisteriä / saapuvien RIPA-opiskelijoiden listausta pääsee tarkastelemaan Korkeakoulupalvelujen työpöydällä (Opiskelijat > Saapuvien RIPA-opiskeluoikeuksien listaus). Näet tietoja sen mukaan, mitkä oikeudet sinulla on nähdä oman organisaatiosi opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietoja. Otsikon takaa löytyvät sekä odottavien että hyväksyttyjen RIPA-opiskelijoiden ilmoittautumiset.
Pääset tarkastelemaan listausta Korkeakoulupalvelujen työpöydällä Opiskelijat > Saapuvien RIPA-opiskeluoikeuksien listaus (ks. ylläoleva kuva). Allaolevan kaltainen näkymä avautuu:
Voit tässä hakea opiskeluoikeuksia erilaisilla hakuehdoilla.
Siirtopvm-sarake näyttää tiedon opiskelijan/opiskeluoikeuden ensimmäisestä ilmoittautumispäivästä kohdekorkeakouluun. Päiväys voi siis joissakin tapauksissa olla eri kuin kyseiseen riviin liittyvän ilmoittautumisen päivä.
Sarake Opiskelijanumero (tai Opiskeluoikeusnumero) kertoo kohdekorkeakoulun oman opintorekisterin mukaisen opiskelijanumeron. Opiskelijan kotikorkeakoulun opiskelijanumero on nähtävilllä eri paikassa eli opiskelijan omalla tietosivulla välilehden Ristiinopiskelu alla kohdassa Opiskeluoikeuden tunniste.
Hakutuloksissa voit käyttöoikeuksien salliessa tutkia tarkemmin opiskelijan ilmoittautumistietoja valitsemalla hänen rivinsä oikeasta reunasta Toiminnot > Ilmoittautumiset, josta aukeaa ponnahdusikkuna, jossa näet opiskelijan ilmoittautumiset ja niiden statukset.
Odottaa-tilassa olevat opiskeluoikeudet poistuvat ilmoittautumisrekisteristä automaattisesti konfiguraatiossa (peppi.cross.study.delete.drafts.older.months) asetetun ajan jälkeen. Jos opiskelijalla ei ole aiempia opiskeluoikeuksia, joille on muodostunut Peppiin virallinen opiskelijanumero, poistuu tällöin myös opiskelija. Poisto tyhjentää kannasta opiskelijan yhteystiedot ja asettaa identiteetin ja opiskeluoikeuden DELETED-tilaan.
Mikäli saapuva RIPA-opiskelija on kohdekorkeakoulun näkökulmasta uusi opiskelija, siirtyvät alla luetellut henkilö- ja yhteystiedot kotikorkeakoulusta kohdekorkeakouluun. Jos henkilöllä on aiempi opiskeluoikeus kohdekorkeakoulussa, henkilö- ja yhteystietoja ei päivitetä kansallisen palvelun kautta. Huom! Tämä tarkoittaa, että esim. muuttuneiden sukunimien tapauksessa opiskelijalla voi olla eri sukunimi kotikorkeakoulussa ja kohdekorkeakoulussa.
Opiskelijan kotikorkeakoulusta siirtyvät tiedot
Päivittyvät tiedot ovat kursiivilla.
Opiskelutiedot -välilehti
- Koulutusluokitus
- Lähtöorganisaatio
Ristiinopiskelu -välilehti
- Opiskeluoikeuden tunniste (kotikk:ssa)
- Opiskeluoikeuden tyyppi
- Koulutusohjelma
- Tutkinto
- Koulutusala
- Sähköposti (kotikk:ssa)
- Organisaatio
- Opiskeluoikeuden alku-päättymispäivä
- Koulutusluokitus
- Tutkintonimike (AMK)
- Koulutustyyppi
Henkilötiedot -välilehti
- Sukunimi
- Kutsumanimi
- Etunimet
- Syntymäaika
- Henkilötunnus (jos on)
- OppijaID (jos on)
- Kansalaisuus
- Sukupuoli
- Äidinkieli
- Asiointikieli
Yhteystiedot -välilehti
- Puhelinnumero (ei päivity, jos on turvakielto)
- Asuinkunta
- Muu sähköpostiosoite
- Kotikunta (Arvona on 999, jos on turvakielto)
- Turvakielto
Tietojen luovutuslupa -välilehti
- turvakielto
Opiskeluoikeushaku
Korkeakoulupalveluiden työpöydälle opiskelijahallinnan rakenteiseen hakuun on tuotu kaksi uutta hakuehtoa, joilla voit hakea saapuvia RIPA-opiskeluoikeuksia. Uudet hakuehdot ovat ristiinopiskeluverkosto sekä lähtöorganisaatio. Voit käyttää niitä samojen periaatteiden mukaisesti kuin muita hakuehtoja, ks. kuva:
Hakuehdot ovat myös pääkäyttäjän toimesta kieleistettävissä, kieleistysavaimet ovat management.query_builder.option.crossStudyNetwork ja management.query_builder.option.sourceOrganisation.
Ristiinopiskeluoikeuden oletusarvot
Saapuvalle RIPA-opiskeluoikeudelle voidaan määritellä oletusarvot, jotka tulevat opiskeluoikeuden pohjaksi. Toiminto vastaa pitkälti opiskeluoikeuden mallipohjia, ja sen käyttöoikeudet on korkeakoulukohtaisesti määriteltävissä käyttöoikeusmatriisin kohdassa "Saako lukea, muokata tai poistaa ristiinopiskelun opiskeluoikeuden oletusarvoja".
Toiminto löytyy Korkeakoulupalvelujen työpöydällä kohdasta Opiskelijat > Saapuvien RIPA-opiskeluoikeuksien oletusarvot. Alla olevan kaltainen näkymä avautuu:
Painikkeesta Muokkaa oletusarvoja pääset muokkaamaan lomakkeella näkyviä arvoja, mikäli sinulla on siihen käyttöoikeudet.
Pepin versiosta 5.2.0 alkaen lomakkeella näkyy seuraavat uudet kentät: Kustannuspaikka, tiedekunta, pääaine sekä suuntautumisvaihtoehdot.
Verkostokohtaiset mallipohjat
Marraskuussa 2024 Peppiin on toteutettu uusi verkostokohtaisten mallipohjien toimintokokonaisuus. Tämä tarkoittaa, että saapuville RIPA-opiskelijoille on mahdollista määritellä yleisten oletusarvojen lisäksi pohjatietoja myös verkostokohtaisesti. Toiminto tulee käyttöön Peppi-versiosta 5.2.0 alkaen. Toimintokokonaisuus vähentää saapuvien RIPA-opiskelijoiden kohdalla tarvittavaa manuaalista työtä eli yksittäisten opiskeluoikeuksien muokkaamisen tarvetta.
Uusi toiminto löytyy korkeakoulupalveluiden työpöydältä: Opiskelijat > Saapuvien RIPA-opiskeluoikeuksien mallipohjat. Toiminnosta avautuu seuraavanlainen hakunäkymä:
Kaikki korkeakoulussa luodut verkostojen mallipohjat tulevat hakunäkymään automaattisesti ilman erillistä hakemista. Haulla on kuitenkin mahdollista rajata listausta tarkemmin siinä vaiheessa, kun mallipohjia alkaa kertyä useita kymmeniä. Kuten oletusarvolomakkeella, myös verkostokohtaisissa mallipohjissa käyttöoikeudet on korkeakoulukohtaisesti määriteltävissä käyttöoikeusmatriisin kohdassa "Saako lukea, muokata tai poistaa ristiinopiskelun opiskeluoikeuden oletusarvoja".
Uuden verkostokohtaisen mallipohjan pääsee lisäämään oikean yläkulman painikkeesta Lisää opiskeluoikeuden mallipohja. Lomake on hyvin samankaltainen kuin yllä mainittu oletusarvojen pohja.
Mallipohjalomakkeella asetetut verkostokohtaiset arvot vaikuttavat aina vain kyseiseen verkostoon, ja aina vain tulevaisuudessa saapuville RIPA-opiskeluoikeuksille. Yhdellä verkostolla voi aina olla vain yksi mallipohja. Arvoja on mahdollista muokata, ja mallipohja voidaan myös poistaa kokonaan. Poiston jälkeen kyseinen verkosto lukee ylempänä mainittua yleistä oletusarvopohjaa, kun siihen saapuu RIPA-opiskelijoita.
Ristiinopiskeluoikeuden läsnä- ja poissaolokaudet
Kun RIPA-opiskeluoikeus luodaan tai sitä päivitetään, opiskelijalle lisätään automaattisesti läsnäolomerkinnät ja Opinnot päättyneet -koodi.
Uudelle opiskeluoikeudelle luodaan automaattisesti läsnäolomerkinnät niille kausille, joille opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymispäivämäärät sijoittuvat. Esim. jos opiskeluoikeusaika on 15.9.2020 – 31.7.2021, läsnäolomerkintä asetetaan automaattisesti kausille Syksy-2020 ja Kevät-2021. Haluttu läsnäolokoodi kerrotaan läsnäolokoodin crossStudy.attendance-aliaksella. Samalla asetetaan Opinnot päättyneet -koodi päättymispäivämäärällä.
Jos olemassaolevan opiskeluoikeuden päättymisaika muuttuu toteutukselle hyväksymisen vuoksi, järjestelmä tarkistaa, onko opiskelijalla yhtenäinen läsnäolohistoria eli jääkö uuden hyväksytyn ilmoittautumisen ja edellisen hyväksytyn ilmoittautumisen väliin lukukausia, joille opiskella ei ole läsnäolomerkintää. Väliin jääneille lukukausille lisätään automaattisesti läsnäolomerkintä, joka kerrotaan crossStudy.attendance-aliaksella (esim. passivoitu).
Jos saapuvalle RIPA-opiskelijalle on merkitty opiskeluoikeutta ja läsnäolokoodit esim. lukuvuoden loppuun 31.7.2021 ja kotikorkeakoulussa opiskeluoikeus päättyy 15.12.2020, opiskeluoikeus päättyy jälkimmäisenä päivämääränä myös kohdekorkeakoulussa. Tällöin järjestelmä poistaa kevään 2021 läsnälomerkinnän ja päivittää Opinnot päättyneet -koodin päivämäärän.