1) Kokouksen luominen

Outlookin kautta:

1. Avaa Outlook.
2. Napsauta kalenterissasi “Uusi kokous/Teams Meeting” riippuen käyttämäsi ohjelman kieliasetuksesta. Valitse Schedule Meeting, niin voit ajastaa kokouksen.
3. Lisää osallistujat (haastateltavat tai ulkoiset vieraat).
4. Määritä kokoustiedot (paikka, esityslista jne.).
5. Tallenna kokouskutsu.

Teamsin kautta:

1. Avaa Teams.
2. Napsauta kalenterikuvaketta.
3. Valitse “Uusi kokous”.
4. Lisää osallistujat ja kokoustiedot.
5. Tallenna kokous.

2) Kokoukseen liittyminen

Outlookista

1. Avaa kokouskutsu Outlookissa.
2. Napsauta “Liity Microsoft Teams -kokoukseen” -linkkiä.

Teamsista

1. Avaa Teams.
2. Siirry kalenteriin.
3. Napsauta liittyäksesi haluamaasi kokoukseen.
4. Napsauta “Liity”.

3) Haastattelun tallennus ja litterointi

1. Kun olet kokouksessa, siirry kokousohjaimiin.
2. Napsauta “Lisää toimintoja” ja valitse “Aloita tallennus”.
3. Kaikki osallistujat saavat ilmoituksen tallennuksen ja transkription aloittamisesta.
4. Transkriptio tarkoittaa samaa kuin tekstin litteroiminen, jolloin haastattelu tallentuu myös tekstimuodossa.

4) Lopeta tallennus

1. Lopettaaksesi tallennuksen, palaa kokousohjaimiin.
2. Napsauta “Lisää toimintoja” ja valitse joko:
3. “Lopeta tallennus”, jos haluat lopettaa sekä tallennuksen että reaaliaikaisen transkription.
4. “Lopeta transkriptio”, jos haluat lopettaa vain reaaliaikaisen transkription.
5. Tallennus jatkuu, kunnes valitset “Lopeta tallennus”.

5) Etsi ja tarkista tallenteiden sijainti

1. Tallenne tallentuu eri paikkaan riippuen kokoustyypistä. Löydät tarkemman erittelyn etähaastattelun kokoustyypistä tämän ohjeen lopusta.
2. Kanavakokoukset (Channel Meetings) ovat Teams-ominaisuus, joka mahdollistaa kokoustamisen tiimin tai ryhmän kesken. Tallenne käsitellään SharePointissa Teams-sivuston dokumenttikirjastossa. Oletuksena kanavalla olevilla on muokkaus- ja katseluoikeudet nauhoituksen sisältöön. Metropolian ulkopuolisilla ja vierailla ei ole pääsyä videon sisältöön.
3. Henkilökohtaiset kokoukset (Private Meetings): Tallenne tallennetaan sen käyttäjän henkilökohtaiselle OneDrive-tilille, joka aloitti tallennuksen. Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tallenteeseen, ellei sitä erikseen jaeta heille. Tallenteen löydät OneDrive-kansion Recordings-osiosta. Tyypillisesti Teams-kokoukset ovat henkilökohtaisia kokouksia, eivätkä ne ole tiimikokouksia (ns. Channel Meetings).

4. Tallenteen löydät kokouskeskustelusta tai kanavan keskustelusta, jos teit haastattelun kanavakokouksena (Channel meeting). On hyvä huomata, että tallenne näkyy etähaastattelun keskusteluosiossa OneDrive-tilin lisäksi.

5. Tallenteelle on oletuksena määritelty 60 päivän vanhenemispäivä, mutta voit halutessasi määrittää sille eri vanhenemispäivän. Käyttäjä voi tarvittaessa poistaa automaattisen poistamisen, mutta tämä ei ole suositeltavaa tiedon elinkaarisuunnittelun kannalta. Kun vanhenemispäivä on kulunut, tallenne katoaa myös OneDrivesta, Sharepointista ja Teams-keskustelukanavalta.

6. Löydät tallenteen ja sen litteroidun tekstin klikkaamalla tallennetta. Pääset lataamaan litteroidun tekstin Microsoft Stream-palvelusta.

6) Tarkista pääsyoikeudet tallennuksen äärelle

1. Oletuksena tallenteen aloittajan lisäksi muilla ei ole pääsyä tallenteeseen. Esimerkiksi opinnäytetyön ohjaajalla ei ole pääsyä tallenteeseen, ellei sitä jaeta hänelle erikseen. Tarkemman erittelyn Teams-ympäristön pääsyoikeuksista ja erilaisista rooleista löydät tämän ohjeen lopust

2. Tarkista OneDrive-kansiosta, onko tallenne jaettu tarkoituksettomasti muiden osallistujien kanssa. Voit tarkistaa tallenteen pääsyoikeudet käyttämällä Manage access -toimintoa.

3. Kun painat ‘Stop sharing’ -toimintoa, tallenne muuttuu täysin yksityiseksi. Tämän jälkeen voit varmistua, ettei kenelläkään muulla ole pääsyä tallenteeseen.

4. Voit myöntää pääsyoikeuden tallenteen sisältöön ‘Grant Access’ -toiminnolla. Kirjoittamalla sähköpostiosoitteen, voit antaa oikeuden haluamallesi henkilölle sähköpostitse. Voit määrittää vastaanottajan oikeudet sen mukaan, voiko hän muokata tallennetta ilman rajoituksia (Can edit), katsoa ja ladata tallenteen (Can view) tai katsoa tallenteen pelkästään selaimella (Can’t download).

5. Tarkista myös tallenteen linkin pääsyoikeudet. Voit määrittää jakamallesi linkille haluamasi turvallisuusominaisuudet. Anyone-ominaisuudella kuka tahansa, jolla on jakamasi linkki, pääsee nauhoitteen äärelle riippumatta siitä, onko vastaanottaja kirjautunut palveluun. Älä käytä tätä ominaisuutta, vaan edellytä vastaanottajalta tunnistautumista. People in Metropolia Ammattikorkeakoulu OY -ominaisuus edellyttää Metropolia-käyttäjätunnusta tiedoston katsomiseksi ja/tai muokkaamiseksi, riippuen antamastasi käyttöoikeudesta tallenteelle. People you choose -toiminto mahdollistaa linkin jakamisen sellaisille, joilla ei ole Metropolia-tunnusta. People you choose -ominaisuutta kannattaa käyttää ensisijaisesti, jos jaat tiedoston toiselle. Voit myös määrittää eräpäivän linkin olemassaololle turvallisuuden lisäämiseksi.

7) Tallenteiden varmuuskopiointi ja tietoluokituksen tarkistaminen

1. Tiedon turvallisessa käsittelyssä kannattaa huolehtia riittävästä varmuuskopioinnista. Varmuuskopiointi estää tietojen katoamisen tai sisällön muuttumisen, mikäli alkuperäiselle tiedolle kävisikin vahingossa jotain. Jos säilytät tallentamaasi haastattelua MS Office-pilvipalveluympäristössä, niin vastaat itse sen varmuuskopioinnista.

2. Hyvä taktiikka tiedostojen varmuuskopioimiseksi on noudattaa 3-2-1-taktiikkaa, jossa on yksi alkuperäinen tiedosto ja kaksi varmuuskopiota. Esimerkiksi voit säilyttää alkuperäisen tallenteen pilvipalvelussa, mutta varmuuskopiot haastattelusta henkilökohtaiselle Z-verkkolevylle ja ulkoiselle tallentimelle, kuten muistitikulle, jota säilytät pääsääntöisesti kotona. Tietohallinto varmuuskopioi Z-verkkolevyn sisällön puolestasi. Mikäli siirrät tiedoston Z-verkkolevylle, tiedon varmuuskopioinnista on huolehdittu riittävästi, eikä haastattelua tarvitse tallentaa muistitikulle.

3. On hyvä tarkistaa, että haastattelun tietoluokitus on luottamuksellinen, ei salassa pidettävä. Jos huomaat, että haastattelu onkin salassa pidettävä, tallenne on siirrettävä Z-verkkolevylle. Tämä johtuu siitä, että tiedon varmuuskopioinnista, salauksesta ja henkilön asianmukaisesta todentamisesta salassa pidettävän tiedon kohdalla säädetään lainsäädännössä.

4. Poista salassa pidettävä aineisto kokonaan OneDrive- ja Teams-ympäristöstä. Salassa pidettävää tietoa ei voi käsitellä pilvipalveluympäristössä, koska tämäntyyppisen tiedon turvallisuustoimenpiteet eivät ole riittävät ja vaatimustenmukaiset. Informoi asiasta myös ohjaajaa, joka on vastuussa opinnäytetyön tietosuojan ja tietoturvan toteutumisesta. Hän osaa neuvoa, onko haastattelu sellainen, jota ei ole soveliasta käsitellä pilvessä. Tarvittaessa, seuraa Zoom-ohjeen varmuuskopiointikäytänteitä.

5. Lisätietoa tallentamisesta ja Metropolian verkkolevyistä löydät Tiedoston tallentaminen -oppaalta. 

8) Tallenteen ja varmuuskopioiden tuhoaminen

1. Oletuksellisesti tallenteelle on määritelty 60-päivän olemassaoloaika, jonka jälkeen tallenne katoaa Metropolian OneDrive-ympäristöstä.

2. Tarkista, ettei tallenne jää lojumaan Teams- ja OneDrive-ympäristöihin. Esimerkiksi Teamsin kanavakokoustallenteet (Channel Meetings) säilyvät, vaikka valmistuisit Metropolia Ammattikorkeakoulusta, jos niille ei ole asetettu vanhenemispäivää, jonka jälkeen tallenne poistuu MS Officen ympäristöstä. Microsoft Teams-kanavat säilyvät olemassa, vaikka käyttäjä poistuisi Metropoliasta. Teams-kanavan poistaminen tarvitsee ylläpidollisia toimia, jos organisaatio ei poista vanhentuneita tai tarpeettomia Teams-kanavia.

3. Tarpeettomien Teams-kanavien tieto on organisaatiolle ”pimeää tietoa (Dark Data)”. Pimeällä tiedolla tarkoitetaan tietotyyppiä, jota on kertynyt organisaatioon tietopalveluihin, mutta sitä ei käytetä enää mihinkään, vaan se lojuu käyttämättömänä tietopalvelussa.

4. Tuhoa myös alkuperäinen tallenne ja sen varmuuskopiot, esim. Z-verkkolevyltä, ulkoiselta tallentimelta ja muista tallennuspaikoistasi, jonne olet säilönyt tietoa, kun et enää tarvitse haastatteluaineistoa.

5. Huomio, ettei litteroitua tekstiä jää mihinkään muuhun tallentamaasi palveluun.

6. Poista tiedosto myös roskakoristasi. Tämän jälkeen haastatteluaineisto on pysyvästi tuhottu. Muista poistaa myös tallenne ja litteroitu teksti OneDrive-palvelun roskakorista.

7, Varmista, ettei tallenne ole myös jäänyt haastattelun keskustelualueelle.

Teams Interviews for Theses (Confidential Interviews)