TIIVISTELMÄ

• Tuubista siirretään kaikki työtilat OMA palveluun 22.2.2017 klo 9.00 - 24.2.2017 klo 9.00 välisenä aikana. 
  • Ohjausryhmä päätös: Tuubista siirretään kaikki työtilat OMA palveluun 20.2.2017 - 26.2.2017 välisenä aikana.

• Vanhoja tarpeettomia työtiloja poistetaan siirron jälkeen 28.4.2017.

• Vanhoja työtiloja poistetaan ajoittain kehitettävän rutiinin avulla.

• Haku työtiloista hakee tietoa vain aktiivisten työtilojen osalta.

• Tuubi suljetaan 28.4.2017.

TAUSTA

Työtilojen dokumentteja on yhteensä n. 2,3 teratavun edestä. Osa työtiloista on yli 10 vuotta vanhoja. Työtilat ovat joko aktiivisia tai arkistoituja. Tavallinen työtila arkistoituu, kun sen päättymispäivämäärä umpeutuu. Päivämäärää voi työtilan ylläpitäjä vaihtaa. Toteutuksen työtila muuttuu arkistoiduksi sen jälkeen kun toteutus päättyy.

Jotta uusi työtilapalvelu voidaan ottaa käyttöön OMA:ssa, tulee työtilat siirtää OMA-palveluun. Projektiryhmä on laatinut esityksen ja ohjausryhmä on esityksen hyväksynyt.

HYVÄKSYTYN ESITYKSEN SISÄLTÖ

• Tuubista siirretään kaikki työtilat OMA palveluun 22.2.2017 klo 9.00 - 24.2.2017 klo 9.00 välisenä aikana. Siirron aikana työtilat ovat lukutilassa ja niihin ei voi tallentaa uutta tietoa. 
  • Ohjausryhmän päätös: Kaikki Tuubin työtilat siirretään OMA palveluun. Siirtäminen tehdään 20.2.2017 - 26.2.2017 välisenä aikana, jolloin työtilat ovat Tuubissa vain luku tilassa. Siirto kestää n. viikon. 27.2.2017 käytössä on uusi työtilapalvelu OMA:ssa. Vanha työtilapalvelu Tuubissa suljetaan viimeistään 27.2.2017.
    
    

• 28.4.2017 poistetaan uudesta OMA palvelusta työtilat, joiden vanhenemispäivä on 1.1.2010 tai aiempi päivämäärä, poislukien ne työtilat, jotka työtilan ylläpitäjä merkitsee säilytettäväksi. Työtiloihin kehitetään palvelu, joka ilmoittaa, jos työtila on poistumassa sekä nappi, jolla työtilan ylläpitäjä voi sisällyttää työtilan säilytettävien joukkoon. Nappia tulee painaa 27.4.2017 mennessä.
  
  

• Kehitetään rutiini, jolla arkistoidut työtilat, jotka ovat yli 5 vuotta vanhoja ja joita ei ole merkitty säilytettävän, poistetaan vuosittain. Ensimmäinen vuosittainen rutiinin ajo tehtäisiin 15.2.2018, jolloin poistettaisiin ne työtilat, joiden voimassaolo on päättynyt 15.2.2013 tai aiemmin ja joita ei ole 14.2.2018 mennessä merkitty säilytettävän.
  
  

• Hakumoottorin indeksiin viedään vain aktiivisten työtilojen sisältö. Tällöin haku saadaan toimimaan tehokkaasti.
  
  

• Tuubi suljetaan 28.4.2017 ja käyttäjät ohjataan käyttämään OMA-palvelua.

HYVÄKSYTYN ESITYKSEN PERUSTELUT

• Monet käyttäjät ovat poissa mm. vanhempainvapaan tai opintojen keskeyttämisen takia, jonka vuoksi useankin vuoden arkistossa olevat työtilat koetaan tärkeiksi.

• Järjestelmäkokonaisuuden nopeus ja suorituskyky heikkenee mitä isommista tietomääristä on kyse. On perusteltua poistaa käyttämättömiä työtiloja, jos käytettyjen työtilojen toiminnot toimivat nopeammin.

• Käyttäjillä on mahdollisuus siirtää tiedostoja vanhoista arkistoiduista työtiloista uudempiin ja/tai merkitä työtiloja, joita he arkistoinnista huolimatta haluavat säilyttää.

• Järjestelmäkokonaisuuden haun nopeus ja suorituskyky heikkenee mitä isommista tietomääristä on kyse. Näemme että on enemmän hyötyä tehokkaasta hausta aktiivisista työtiloista kuin hitaammasta hausta kaikkien tietojen osalta.

• OMA-kokonaisuuden palvelut korvaavat Tuubissa olevat palvelut, kun projekti valmistuu. Tuubia ei ole tarkoituksenmukaista pitää päällä tämän jälkeen, vaan käyttäjät tulisi ohjata käyttämään vain OMA-palvelua