Ajankohtaista
Perusrekisteri otettiin käyttöön suunnitelman mukaisesti 3. marraskuuta 2016 klo 12.00 OMA-palvelukokonaisuudessa. Sitä ennen suljettiin Winha vain lukutilaan ja suoritettiin tietojen migraatiot Winhasta. Käyttöönottoon osallistui useita henkilöitä ja se sisälsi useita vaiheita, jotka tuli suorittaa tietyssä järjestyksessä. Mika Lavikainen toimi projektipäällikkönä käyttöönotossa. Migraatiota koordinoi Tapio Ekholm. Käsityksemme mukaan käyttöönotto onnistui erittäin hyvin.
Käyttöönoton jälkeen perusrekisterin ja opiskelijan työpöydän toimintoja on käytetty aktiivisesti n. 17000 käyttäjän toimesta. Erilaisia tapahtumia järjestelmässä käyttöönoton jälkeen on tehty n. 2,5 miljoonaa. Tähän lukuun ei sisälly kaikkia toimintoja mm. tilavarauksia tai opetussuunnitelmien tai toteutusten tallennuksia. Tukipyyntöjä käyttäjätuen järjestelmään on OMA kokonaisuudesta tullut käyttöönoton jälkeen n. 250 kpl. Osa niistä koskee samoja asioita ja iso osa ilmoituksista on jo ratkaistu. Tapausten ratkaisujen lisäksi käyttäjille on tarjottu skype tukea ja asioista on tiedotettu aktiivisesti Tuubissa sekä keskustelupalstoilla ja kommenteissa.
Kokonaisuudessa on huomattu useita kohtia, joihin pitää vielä tehdä korjauksia. Ongelmien selvitykseen osallistuu henkilöitä kaikista kolmen projektin (perusrekisteri, pakki, sähköiset työpöydät) resursseista käyttäjätuen lisäksi. Lisäksi ongelmia korjataan toimittajan (Eduix Oy) päässä aktiivisesti. Vaikka ongelmia on havaittu, niihin reagoidaan nopeasti. Tällä hetkellä tiedossamme ei ole mitään toiminnan estävää ongelmaa, mutta monia kohtia joiden ratkaisemisessa menee vielä aikaa. Pyrimme ratkaisemaan ongelmat mahdollisimman nopeasti, mutta osassa kohtia voi kestää kauemmin. Tämän takia pyydän kärsivällisyyttä, jos esimerkiksi teitä lähestytään suoraan jonkun ongelman tiimoilta. Tärkeää on, että käyttäjät ohjataan kertomaan ongelmat helpdeskiin.
Kohtia joissa tiedämme olevan ongelmia ja joiden kanssa nyt tehdään töitä:
- Käyttäjien työtilasynkronointi Tuubin työtiloihin (tämä jo korjattu)
- Opintojaksopalaute järjestelmässä on havaittu virheitä osalla käyttäjistä
- Valmistuvien HOPS tulosteita puutteita mm. kielestyiksien osanta (nämä voidaan nyt korjata käsin)
- Virta tiedonsiirto pitää viimeistellä kuntoon ennen ensi viikkoa, jolloin KELA lukee ajantasaiset tiedot Virta tietovarannosta (tämä saatettu kuntoon ja ensimmäinen Virta ajo on jo suoritettu)
- MobilityOnline vaihtojaksojen integraatio perusrekisteriin puuttuu vielä
Tiivistettynä: Tiedossa on ongelmia ja haasteita, mutta asioita pystytään ratkomaan.
Koulutukset
41 osaamisalueiden peruskoulutusta on vedetty. Osallistujia oli keskimäärin 12-15 per koulutus.
Korkeakoulupalveluille ja muille yksiköille on lisäksi järjestetty koulutusta.
Tarkemmat tiedot koulutuksista löytyvät koulutussivuilta.
Skype-päivystyksessä on ollut hyvin osallistujia.
Opiskelijoita varten on luotu perehdytysmateriaalia.
Tiedottaminen
Tiedotettu Oman palveluista lähes päivittäin.
Mainosvideon jakaminen on myös aloitettu. EN-versio on tulossa, samoin opettaja/suunnittelija -versio.
Lehdistötiedote on myös tulossa.
Tulevia asioita
Lähetän (Jaakko) ensi viikon projektiryhmän kokouksen jälkeen ehdotuksen seuraavista kohdista:
- Siirrettävät työtilat OMA-palveluun / Poistuvat työtilat
- Ajankohta jolloin Tuubin käytöstä luovutaan