Tietohallinto

Kansion jakaminen toiselle henkilölle Outlookissa koostuu kahdesta vaiheesta:

1. Jakaja määrittää jaettavan kansion käyttöoikeudet

Valitse sähköpostistasi kansio, jonka haluat jakaa toiselle Metropolian henkilölle.
Napsauta kansiota hiiren oikealla painikkeella ja valitse Ominaisuudet (Properties).
Aukeavasta ikkunasta siirry Oikeudet (Permissions) -välilehdelle.
Napsauta Lisää (Add) valitaksesi henkilön, jolle haluat jakaa kansion.
Kirjoita hakukenttään haluamasi henkilön nimi ja kaksoisnapsauta listasta hänen nimeään. Paina lopuksi OK.
Valitse henkilö Permissions-välilehdeltä ja vaihda hänen Käyttöoikeustaso (Permission level) -kohtaan Tarkastelija (Reviewer). Lukuoikeus (Read) -kohdan valinta muuttuu samalla Täydet tiedot (Full details) -tilaan, jolloin henkilö pääsee lukemaan kaiken kansiossa olevan sähköpostin.

Käyttöoikeustasot:

Tarkastelija (Reviewer): Henkilö voi lukea kansion kohteita.
Tekijä (Author): Henkilö voi lukea ja luoda kohteita sekä muokata ja poistaa omia kohteitaan.
Muokkaaja (Editor): Henkilö voi tehdä kaiken, mitä Tekijä voi, ja lisäksi muokata ja poistaa myös muiden luomia kohteita.

Katso lisätietoja käyttöoikeuksista Microsoftin ohjeesta: Allow someone else to manage your mail and calendar.

7. Anna jaetun kansion yläkansioille Kansio näkyvissä (Folder visible) -oikeudet kyseiselle henkilölle. Muuten henkilö ei näe jaettua kansiota.

Valitse henkilön nimi.
Valitse Other-listasta Folder visible. Huom: Permission level pysyy None-tilassa.
Tärkeää: Toista tämä vaihe jokaiselle jaetun kansion yläpuoliselle kansiolle sekä oman profiilikansiosi kohdalla, jossa näkyy Etunimesi.Sukunimesi@metropolia.fi.

Kun olet tehnyt nämä vaiheet, vastaanottaja voi lisätä kansion omalle sähköpostitililleen (katso vaihe 2).

Avaa Outlookissa seuraava polku: Tiedosto > Tiliasetukset > Tiliasetukset > Sähköposti-välilehti > Muuta > Lisäasetukset > Lisäasetukset-välilehti > Lisää.
Add mailbox -kenttään kirjoita henkilön sähköpostiosoite, joka on jakanut kansion kanssasi, ja paina OK.
Tämän jälkeen sinun pitäisi nähdä sähköpostissasi kansion jakaneen henkilön nimi ja sen alapuolella jaettu kansio.

Käynnistä uudelleen tietokoneesi ja laite, jossa vika ilmenee. Kokeile toimintoa vielä kerran.
Jos yrittämäsi toiminto tapahtuu nettiselaimessa, yritä toimintoa uudestaan incognito- eli private-ikkunassa ja toisessa selainohjelmassa.
Yritä etsiä ratkaisu tietohallinnon sivustosta käyttämällä seuraavia tiedonhakutapoja:
1. sivuston vasemmanpuoleinen navigointivalikko
2. wikin oma hakukone (oikea ylänurkka)
3. yleinen hakukone, kuten Google Search
4. aakkosellinen avainsanaluettelo
5. UKK - Usein kysytyt kysymykset

Jos ongelma ei selvinnyt, ota yhteyttä helpdeskiin hyvän käytännön mukaisesti. Liitä kirjalliseen yhteydenottoon aina koko ruudun kuvakaappaus ongelmatilanteesta.