Aika
16.1.2015 klo 11 - 12.00
Paikka
Lync
Läsnä
Aino Leppämäki
Virve Peltoniemi
Kirsi Eskelinen
Paula Larvala
Tiina Heikkinen
Pirkko Niskanen
Anna-Liisa Karjalainen, pj.
Asiat
Pakolliseksi nähdyt perusrekisterin raportit
Pääkäyttäjät olivat miettineet vaatimusmäärittelyn pohjalta, että mitkä raportit pitää olla käytettävissä Perusrekisterissä.
Vakioraportit
opinto-ohjelma
edistymisenseurata
arviointilakana
toteutuspäiväkirja
opiskelijalista
ryhmän opiskelijat
tenttipäiväkirja
keskiarvot
osoitetarrat
Lista eronneista (halutulta ajalta)
Lista valmistuneista (halutulta ajalta)
Lista opiskelijoista (läsnäoloilla, tietyn ryhmän, ohjelman, koalan, toimipisteen)
sähköpostilistan tekeminen
opintotukineuvonta muodostaa opintopisteraportin KELAlle
- Tiedonsiirto edistymisen seurannan yhteydessä / kerran vuodessa
- Tiedonsiirto opiskelutietojen tietojenvälityksessä / kerran kuukaudessa, n 20. päivä
- elokuussa edellisen ajon jälkeen valmistuneet ja eronneet
- syyskuussa ja tammikuussa kaikkien läsnä- ja poissaolevien opiskelijoiden tiedot ja edelliset ajon jälkeen eronneet ja valmistuneet
- muina kuukausina edellisen ajon jälkeen valmistuneet, eronneet ja opiskelijoiden läsnäolomuutokset
- Lista kaikista valmistuneista, pitäisi näkyä mistä hallinnollisesta ja saapumisryhmästä on valmistunut
- Opiskelijat jotka ilmoittautuvat valinnaisille opinnoille, pitäisi näkyä mistä hallinnollisesta ja saapumisryhmästä henkilöt ovat
Osa raporteista tulisi olla mahdollista saada sähköisenä, etäpalvelua varten. Pirkko Niskanen voi kertoa tästä toiveesta tarkemmin.
Virheiden tarkistusraportit
Virheiden tsekkausraportilta näkyy mitkä tiedot on kirjattu väärin. Tämä on tärkeää datan eheyden kannalta ja tilastoinnin kannalta.
Hopsin opinnot >hopsin opinnoissa esiintyvät virheet (valmistunut, mutta suorituksen laajuus on 0) (opintojakson osa ei ole opintojakson alla)
Hyväksilukemiset >väärin ennen tai aikana merkintä
Kaudet> ylimääräinen kausimerkintä tai tyhjä kausi eronneella tai valmistuneella
Läsnäolo> opiskeluaika on päättynyt, mutta edelleen läsnäoleva
Arvioidut opintokokonaisuudet> Ok ei voi arvioida, ei kasvata 55op:tä
Arvosanoja valmistumisen jälkeen
Avoimen korvaavuudet
Avoimen opiskelija ilman toimipistettä
Eromerkintöjen tarkistus
Etuajassa arvioidut suoritukset
Myöhässä arvioidut suoritukset
Opinnäytetyöt> onko TKI ja hankkeistettu merkitty
Sotu> puuttuuko sotu
TKI pisteet> puuttuuko toteutuksen opiskelijoilta tki pisteet
Valmistuneet> valmistumismerkinnöissä häikkää vertaa tietoja myös valmistumisjärjestelmään
Mietittäviä asiaoita, kysyttävä mahdollisesti ops-tiimistä
AMK vai YAMK opinto?
Raportille pitäisi rsaada näkyviin ovatko amkin vai yamkin opintoja. Ops-tiimi voisi ottaa kantaa siihen, että pitäisikö opintojaksolle laittaa jo Pepissä merkintä onko opinto ylemmän vai alemman korkaeakoulun opinto. Jos sinne saadaan merkitä, voitaisiin sillä poimia opintosuoritusotteelle opinnot jaotellen näiden tasojen alle. Tällainen tarve on ilmennyt, kun opiskelijat suorittavat molemman tasoisia opintoja Avoimessa amkissa ja raportilta pitää näkyä taso. Tämä voi olla tulevaisuudessa enenevä tarve.
Päätös:
Selvitetään kuitenkin ensin voidaanko Perusrekisterissä tehdä raportti, jossa avoimen amkin opiskelijalle saadaan tämä tieto tulosteeseen. Jos ei onnistu tai on hankalampaa, kysytään Ops-tiimistä kannanottoa käytänteen muuttamiseksi Peppissä.
Suuntautumisvaihtoehto tai opintopolku?
(Opintopolun) Suunnan näkyminen opintosuoritusotteella ja todistuksen liitteessä. Halutaanko nykyinen suunta (suuntautumisvaihtoehto) näkyvän raporteilla, entä opintopolku, näkyykö se raporteilla otsikkotasona vai korostetaanko opintopolkua samalla lailla kuin vaatimusmäärittelyn kuvassa sivulla 39?
Päätös:
Kysytään ops-tiimistä
Opintojakson lisääminen perusrekisterissä
Pitäisikö Perusrekisterissä pystyä tekemään opintojaksoja.
Päätös:
Ops-työryhmään mietittäväksi.
Henkilötietojen selaus
- luennoitsijoiden tietojen muokkaus? Mistä tulevat jatkossa?
- migraatio? Tiedot tamkissa tulee Hr:stä? On vanhoja opettajia, jotka eivät enää ole aktiivisia.
- perusrekisteriin tulee jatkossa uudet opettajat HR:stä
- luennoitsijat eivät tule HR:stä Tamkissa, eivät ole Winhassakaan
Päätös:
Täytyy mikroida, jotta saadaan kaikki, myös vanhat arvioijat perusrekisteriin.
Opettajakoulutuksen ohjaavat opettajat
- ohjaavat opettajat? Eivät ole Winhassa
- tarvitseeko olla? Keskusteluraportti tulee suoraan opettajalle, ei tietojärjestelmän tallennustarvetta.
Päätös:
Ohjaavat opettaja eivät ole Winhassa eikä myöskään tunnistettu tarvetta niiden lisäämiseksi perusrekisteriinkään.
Toimipisteiden ylläpito
- pidetäänkö perusrekisterissä yllä? Jos pidetään on lisättävä taso oikeusmatriisiin
->Perusrekisterin koodistossa on kotimainen oppilaitosrekisteri koodineen, koska opintosuorituksella pitää olla organisaatiotieto.
->Koodit siirretään ajona perusrekisteriin opetushallituksen koodistopalvelusta
- ulkomaalaisia organisaatioita hallinnoidaan erillisissä kv-sovelluksissa
- olisiko että suorituspaikka olisi ulkomainen oppilaitos eli ei olisi oppilaitoksen nimeä ollenkaan, selvitettävä, kysyttävä? Kv-järjestelmän on oltava masteri ja tieto sieltä siirtyy perusrekisteriin
- Kaupunki-kuntatiedot tulevat koodistosta
Päätös:
- migraatiossa on huomioitava toimipisteiden siirto Winhasta perusrekisteriin, koska siellä on vanhat, mm. harjoittelupaikat ym. tiedot. Kesustellaan vielä tästä A-L + Virve
- selvitettävä projektiryhmässä, että missä toimipisteitä ylläpidetään. Ylläpito pääkäyttäjätasoinen. Voisi olla koodistossa.
- kysytään Tamkin ja Metropolian KV-Ops- vastuullisilta, että riittääkö, että suorituspaikka on Ulkomainen oppilaitos, jolloin organisaatioita ei tallennettaisi Perusrekisteriin. Riittäisikö tämä taso tyydyttämään Kv-vaihtojen Kv-Virta-tiedonkeruun tarpeet. Kv-Virtaan menevät kaikki ulkomailla suoritetut harjoittelut ja opinnot opintopisteinä. Kaikki ovat opintoja, enää ei seurata harjoittelua erikseen. Ulkomainen harjoittelu on periaatteessa korkeakoulun omaan opintotarjontaa, josta Kv ihmiset ovat nyt älähtäneet. Näin ei kuulemma saa olla, siitä on mennyt valitus eteenpäin.