Perusrekisteriprojektin ja OTM-projektin yhteistyöpaja

Aika: 17. - 18.6.2014
Paikka: Porthania (Yliopistokatu 3), tila P667, 6. krs sekä ryhmätöitä varten P669

Osallistujat: 

Tiistai

Keskiviikko

Työpajan tavoitteet

• Laatia kuva, jossa on opintohallinnon tietojärjestelmän toiminnallinen kenttä jaettuna osiin, mitä kuuluu osapuolten skooppiin yhteensä.
  
  • Syntyvän kuvan perusteella arvioidaan, mitä yhteistyössä voitaisiin tuottaa.
• Identifioida kysymykset, jotka pitää ratkaista, jotta yhteistyötä voidaan tehdä.
  
  • Jos on ratkaisuehdotuksia, kirjataan niitä.
  • Jos on idea, miten vastaus voitaisiin saada aikaan ja mitä pitäisi tehdä sen eteen, kirjataan niitä.
  • Jos on avoimia kysymyksiä, joihin ei vielä ole näkemystä, niin nämäkin pitää kirjata.

Agenda

Tiistai 17.6.: Sisältöpainotteinen päivä

Tavoitteet

• Kuvan tekeminen 
• Sisältöön, tietomalliin liittyvät kysymykset (ja mahdolliset ratkaisuehdotukset)
• Yhteistyön tekemiseen ja työtapoihin liittyvät kysymykset (ja mahdolliset ratkaisuehdotukset).

Menetelmät

Työjärjestys

• 9:00 – 9:30
  
  • Johdon terveiset ja toimeksianto
  • Alkukatsaus, kuvan pohjan esittely 
• 9:30 – 10:30
  
  • Rinnakkaista työskentelyä, painotus siinä, että kuvaan saadaan kaikki oleelliset tarpeet näkyviin. Arkki työ apuna.
    
• 10:30 – 11:00 Yhteenveto ja yhteisen kuvan päivittäminen (Matriisi/Kuva)
  
• 11.00 - 11.40 lounastauko
• 11.40 - 12.40 painotus sisältöön liittyvissä kysymyksissä ja niiden ratkaisuehdotuksissa
• 12.40 - 13.00 yhteenveto-osuus
• 13.00 - 14.20 painotus menetelmiin, työskentelytapoihin, aikatauluihin ym. liittyvissä kysymyksissä.
• 14.20 - 14.45 yhteenveto, esittelymateriaalin koostaminen = kuva + muutama kalvo, mitä asioita jää keskiviikolle
• 15.00 - 16.00, johtoryhmien yhteinen ACP-kokous, jossa katsaus tilanteesta. Esittely Porthaniasta ACP:lla, jolloin koko porukka läsnä.
• 16-> Debriefing Kaislassa halukkaille

18.6. Teknispainoitteinen päivä, jatketaan myös edelliseltä päivältä rästiin jääneitä tehtäviä

Tavoitteet

• Tunnistaa ja kirjata osapuolten teknisen arkkitehtuurin keskeiset komponentit ja niissä olevat yhtäläisyydet ja erot

  
  
  • Missä järjestelmäarkkitehtuurin kerroksessa erot ovat (tietokanta, tiedonvälitys, käyttöliittymä…)
  • Mitä epäselvyyksiä rinnakkaisprojektin teknologisissa valinnoissa toiselle osapuolelle on?
    
    • Akronyymitalkoot
    • Tarvittavat perustelut valinnoille
  • Mitä arkkitehtuuriperiaatteita valintoihin liittyy (avoin lähdekoodi jne.)?
    
    • Missä tilanteissa (jos jossain) arkkitehtuuriperiaatteista voidaan joustaa?

  
  
• Arvioida erojen merkitystä eri näkökulmista
  
  
  • Arvio projektikolmion (aika, laatu, kustannukset) näkökulmasta esimerkiksi luokittelulla
    
    • Estävä
    • Vaikeuttava
    • Merkityksetön
  • Yhteistyön aikajänteen näkökulmasta
    
    • Nykyisten projektien (Perusrekisteri+PAKKI+PEPPI / OTM) toteutuksessa
    • Pidemmän aikavälin yhteistyön näkökulmasta
• Tulevat valinnat
  
  • Ovatko tulevat valintatilanteet yhteistyön näkökulmasta prosessina
    
    • Yhteisiin valintoihin tähtääviä
    • Konsultatiivisia
    • Tiedottavia
    • Jotain muuta, mitä?
  • Miten prosessi tulisi hoitaa
    
    • Miten kysymykset nostetaan esiin?
    • Miten käsitellään?
    • Miten päätetään?

Lisäksi keskiviikkona jatketaan tarvittaessa tiistain sisältötyöpajan työskentelyä avoimiksi jääneiden kysymysten osalta

Työjärjestys (tekninen track)

• 9.00 - 9.15 Avaus, johtoryhmien tahtotila ja päivän tavoitteet
• 9.15 - 10.15 Projektien teknisten valintojen ja niiden perusteiden esittely (á 20 min)
  
  • Peppi/Perusrekisteri
  • OTM
  • ROTI
• 10.15 - 11.30 Edellisen työvaiheen esityksiin pohjautuen
  
  • yhtäläisyyksien ja erojen identifiointi ja dokumentointi
  • valintaperusteiden dokumentointi
  • arkkitehtuuriperiaatteiden kirjaaminen ja mahdollisten niistä poikkeamisedellytysten kirjaaminen
• 11.30 - 12.15 Lounas
• 12.15 - 14.00 Havaittujen erojen arviointi ja dokumentointi
  
  • projektikolmion näkökulmasta
  • yhteistyön aikajänteen näkökulmasta
• 14.00 - 15.00 Tulevien valintatilanteiden hallinnointi prosessina
  • Prosessin suunnittelu: vaihtoehtoiset toimintatavat

Työjärjestys (substanssitrack)

• Tarvittaessa jatketaan tiistain työskentelyä omassa ryhmässä; sisältö ja aikataulu riippuvainen edellisen työpäivän aikaansaannoksista

Muistio

Avaus

• Kati Kettunen avasi työpajan ja toivotti osallistujaosapuolien, perusrekisteriprojektin, OTM:n ja Rotin, edustajat tervetulleiksi
• Työpajan tavoitteena on sekä sisällölliseltä että tekniseltä kannalta käydä läpi, mitä ollaan kokonaisuudessaan tekemässä, miten projektit limittyvät toisiinsa ja miten toistaiseksi kehitys on teknisesti eri projekteissa toteutettu
• Keskinäinen luottamus ja tasavertainen kumppanuus ovat oleellisia lähtökohtia yhteistyölle
• Mikäli joku asia jumittaa yhteistyön näkökulmasta, kirjataan ylös ja viedään johtoryhmille ratkottavaksi
• Esittäydyttiin ja samassa yhteydessä käytiin läpi odotuksia yhteistyölle
  
  • Mitä tehdään seuraavaksi
  • Mitä konkreettisia yhteistyömuotoja voidaan saavuttaa
  • Yhteistyön johtaminen tälle joukolle
  • Erilaisten yhteistyöskenaarioiden kartoittaminen, jotta pystyy jäsentämään oikein ja asemoimaan paikalliseen kehitykseen parhaalla mahdollisella tavalla
  • Konkretiaa: 
    
    • Avoimuuden kulttuuri projektien välillä: määritykset, wikit, jne.
    • Suuntaviivoja pitkän tähtäimen yhteistyölle, ei pelkästään nyt käynnissä olevien projektien näkökulmasta

Kokonaiskuva

• Lähetekeskustelu
  
  • Tarvitaan kuva, jossa kaikille yhteiset osiot ja mihin niitä tarvitaan
  • Mitä eroja mahdollisesti sektoreiden välillä on
  • Kirjataan, jos jotain valmiina
  • OPI-viitearkitehtuuriin tulee jatkossa pystyä työ mäppäämään

Havainnot