Kokous
Photo by Pixelbay (cc).
Kokouskäytännöissä noudatetaan lainsäädäntöä ja organisaation asettamia muita sääntöjä. Epämuodollisemmissa tiimi- ja yksikkökokouksissa pystytään vapaammin hyödyntämään verkon uusia välineitä ja menetelmiä.
Kokoukset jaetaan digitalisoitumisasteeltaan kolmeen eri luokkaan:
- osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa
- osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
- osallistujat verkossa, dokumentit verkossa
Osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa
Perinteistä kokoustapaa edustaa käytäntö, jossa osallistujat ovat kokoontuneet samaan fyysiseen tilaan ja käsittelevät paperimuodossa olevia dokumentteja. Perinteisestä kokouskäytännöstä on useissa tapauksissa aiheellista luopua osallistujien ajan ja kustannusten säästämiseksi.
Osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
Kokouksen valmistelu alkaa laatimalla esityslista. Se kirjoitetaan verkkoselainta käyttämällä suoraan verkkoon. Se on tehokkaampi tapa kuin perinteinen käytäntö, jossa kokousasiakirja kirjoitetaan tekstinkäsittelysovelluksella ja tallennettaan omalle työasemalle, josta se kopioidaan verkkoon. Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea (skannata) suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon.
Kokouksen luonne ja sisältö sanelevat, kirjoitetaanko esityslista yhteiskirjoitusalustalle, joka tallentaa tiedot organisaation omassa hallinnassa olevalle palvelimelle vai alustalle, joka tallentaa tiedot organisaation ulkopuoliselle palvelimelle eli niin sanotusti pilveen. Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa ulkopuoliselle palvelimelle, mikäli pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian sisäverkko) sen sallivat.
Esityslistan kannalta paras pilvessä toimiva yhteiskirjoitusalusta on Google Docs. Verkkoselaimella käytettävä ohjelma tallentaa asiakirjat pilvitallennusvarasto Google Driveen. Kumpaakin käytetään Metropolian tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). Google Docsin etuihin kuuluu jouhevasti toimiva reaaliaikaisen yhteiskirjoituksen tuki. Se tarkoittaa sitä, että usea henkilö pystyy samaan aikaan työstämään samaa dokumenttia. Lisäksi osallistujat kykenevät Google Docsissa kommentoimaan dokumenttia maalaamalla asiakirjasta merkkijonon, jota kommentti koskee, ja kirjoittamalla asiansa erityiseen Kommentit-osioon.
Dokumentin voi kirjoittaa myös Microsoftin Word Onlinella, jonka toiminta muistuttaa Google Docsia. Se taipuu kuitenkin kilpailijaansa jäykemmin reaaliaikaiseen yhteiskirjoitukseen (tilanne loppuvuodesta 2015).
Yhteiskirjoitusalustaksi valitaan Confluencen wiki siinä tapauksessa, että kokousdokumentti sisältää aineistoa, jota Metropolian pilvipalvelujen käyttösääntöjen perusteella ei pidä tallentaa pilvipalveluihin. Confluencessa tiedostot tallennetaan Metropolian omille palvelimille. Ohjelmaa käytetään Metropolian tunnuksilla. Confluencen puutteena pidetään sitä, että usea kirjoittaja ei pysty wikissä työstämään samaan aikaan samaa sivua, mikä rajoittaa vuorovaikutteisen kokouksen pitämistä.
Kokousdokumenttien verkkoon sijoittaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat pystyvät kirjoittamaan esityslistaan omia ehdotuksiaan. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat ja lähettää valmiiseen esityslistaan vievän linkin kokouksen osallistujille ennen session alkamista.
Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa
Verkon uutta toimintaympäristöä hyödynnetään maksimaalisesti silloin, kun kokouksen osallistujat kommunikoivat keskenään hajautetusti tietoliikenneyhteyksien kautta ja tarvittavat dokumentit on sijoitettu osallistujien saataville verkkoon. Asiakirjoja ei vain säilytetä verkossa, vaan ne pysyvät siellä myös silloin, kun niitä muokataan. Osanottajat ovat kokouksessa mukana joko äänellään tai sekä äänellään että videokuvallaan. Kommunikaatiokokemusta pystytään vielä rikastamaan osallistujien keskinäisellä chatilla, mikäli käytettävä videokonferenssiohjelma sitä tukee. Verkon kautta toimiessaan osallistuvat pystyvät säästämään aikaa ja kustannuksia, koska tilaisuuden pitopaikalle ei tarvitse matkustaa. Se tarkoittaa myös sitä, että kaikille sopivia kokousaikavaihtoehtoja on tarjolla enemmän, koska matkustusaikoja ei tarvitse ottaa huomioon.
Hajautetun kokouksen järjestämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivimpia ovat muun muassa Microsoftin Skype for Business ja Googlen Hangouts. Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa yhteiskirjoitusalustalle ainakin alustavasti ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki kannattaa liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Asialistaa voi täydentää sen jälkeen, kun osallistujat on kutsuttu, sillä he näkevät verkosta heti viimeisimmän version agendasta. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.
Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset.
Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman verkossa puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään dokumentin viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.
Videokokouksen pystyy pitämään myös mobiilisti. Siihen tarvitaan älypuhelimen tai mielellään tablettitietokoneen lisäksi mobiililaitteeseen ladattavat yhteiskirjoitusalustan ja videokonferenssivälineen mobiilisovellukset sekä mobiililaitteen nappikuulokkeet, joissa on myös mikrofoni.
Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:
- Kokouksen viihdyttävyys nousee, mikäli yhteydet testataan ennen videosessiota. Kokouskutsuun lisätään maininta siitä, että välineistön ja linjojen toimivuutta kokeillaan esimerkiksi viisi minuuttia ennen kokouksen alkua.
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa. Jos videokanava pidetään kiinni ja osallistujat eivät tunnista toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa linjoilla istuvia siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla Chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on paljon parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein itse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää kourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa napsaista päälle tai päältä pois.
- Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa.
Lisää videoneuvottelun oppaita on Metropolian tietohallinnon sivulla.
Ohjeita on myös Tampereen yliopiston sivulla.
Uusia mahdollisuuksia: kollaboraatiosovellukset
2010-luvulla on perustettu lukuisia verkkoselaimella käytettäviä palveluja, joiden tarkoitus on edistää organisaatioiden sisäistä verkkoyhteistyötä. Niihin kuuluu esimerkiksi San Franciscossa vuonna 2013 avattu Slack, jossa organisaation jäsenet perustavat erityisiä kanavia (channels) erilaisia sisäisen viestinnän tarpeita varten. Vuonna 2015 käyttäjämääräänsä huippuvauhtia lisännyt Slack osti alkuvuodesta Screenhero-videoneuvottelusovelluksen, mikä ennakoi yhtiön tulevia panostuksia ääneen ja liikkuvaan kuvaan perustuvan kommunikaation alalla.
Slackin kaltaiset palvelut ovat Metropolian ulkopuolisia tietojärjestelmiä, joihin käyttäjän on tehtävä oma tunnus. Hän myös vastaa itse tietoturvasta ja käyttäjätuesta.
Prosessi
- Yhteiskirjoitusalustan valinta
- Esityslista yhteiskirjoitusalustalle.
- Videokonferenssivälineen valinta
- Ajanvaraus ja kutsu kokoukseen
- Kokous
- Pöytäkirja puhtaaksi ja jakoon verkossa
- Created by Petri Silmälä, last modified on 9.12.2015
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 44 Next »
- No labels