Tietohallinto

Table of Contents

A. MY DRIVEN JA TEAM DRIVESIN EROT

1. Mitä eroa on My Drivella (Oma Drive) ja Team Drivesilla (Tiimin drivet)?

My Drive on henkilökohtainen pilvitallennusvarasto, jota hallitsee työtilan perustaja eli omistaja.

Team Drivesin hakemistot ja tiedostot taas omistaa organisaatio eli Metropolia. 

2. Mitä merkitystä tiedostojen omistajuudella on?

My Drivessa olevia hakemistoja ja tiedostoja pystyy hallinnoimaan vain työtilan omistaja.

Team Drivesissa olevia hakemistoja ja tiedostoja kykenee hallinnoimaan myös ylläpito eli Metropolian tietohallinto.

3. Minkätyyppiset aineistot pitää tallentaa Team Drivesin puolelle?

Metropolian toimintaan liittyvät tiedostot, joissa ei ole asiakkaita mukana. Asiakkaita ei kannata ottaa mukaan Team Drivessa oleviin työtiloihin, koska Driven käyttöoikeudet määritetään juuressa ja alakansioille ei sallita poikkeuksia. 

4. Entä työtilat, joissa on asiakkaita mukana?

Ne kannattaa edelleen pitää My Driven puolella. Team Driveen pitää siirtää tiedostot vasta projektin loppuvaiheessa. 

5. Miksi esimerkiksi projektien työtilat pitää sijoittaa Team Drivesin puolelle?

Silloin työtilan tiedostot pysyvät Metropolian hallussa, vaikka työtilan omistaja vaihtaisi työpaikkaa.  Team Drives -kansioiden omistus säilyy Metropolialla ja tietohallinto/työtilan ylläpitäjä pystyy sellaiseen kansioon määrittämään oikeudet.

B. TOIMET, KUN KANSIO DRIVEEN ON PERUSTEILLA

6. Mitä pitää tehdä, jos Metropolian toimintaan liittyviä dokumentteja on edelleen My Driven puolella?

Ne on siirrettävä välittömästi Team Drivesiin, ellei työtiloissa ole asiakkaita mukana. 

7. Pystyykö kansioita siirtämään My Drivesta Team Drivesiin?

Ei pysty. Tiedostot on siirrettävä manuaalisesti yksi kerrallaan. 

8. Kuka pystyy siirtämään tiedoston My Drivesta Team Drivesiin?

Kuka	Siirto onnistuu
My Drivessa olevan kansion/tiedoston omistaja (eli henkilö, joka on kansion/dokumentin avannut)
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolla on lukuoikeudet ("Vain lukuoikeudet")
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolla on muokkausoikeudet
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolla on kommentointioikeudet
My Drivessa olevaan kansioon/tiedostoon liitetty henkilö, jolle kansion/tiedoston alkuperäinen omistaja on myöntänyt omistusoikeuden ("Omistaja")

9. Kun tiedosto siirretään My Drivesta Team Drivesiin, siirtyykö se vai kopioituu?

Siirtyy. Se tarkoittaa sitä, että Team Drivesiin siirretty tiedosto poistuu siirron yhteydessä My Drivesta eli My Driven puolelle ei jää kopiota. 

10. Mitä esimiesten pitää tehdä yksiköissä, joissa käytetään Google Drivea?

1. Heidän pitää tiedottaa alaisilleen ja yksikköidensä uusille työntekijöille My Driven ja Team Drivesin eroista ja jaettava tämän sivun linkki alaisilleen.
2. Velvoittaa Google Drivea käyttäviä projektipäälliköitä tekemään tai teettämään ainakin kysymys-vastaus-parien 3, 4 ja 6 mukaiset toimet

11. Mitä projektipäälliköiden pitää tehdä projekteissa, jotka käyttävät Google Drivea?

Heidän pitää siirtää tai kehottaa My Drivesissa olevan työtilan omistajaa siirtämään tiedostot Team Drivesiin, mikäli työtiloissa ei ole asiakkaita mukana. 

12. Mitä pitää tehdä, jos My Drivessa olevia tiedostoja on kadonnut?

Ensin on varmistettava, että "kadonneet" tiedostot eivät ole niin sanottuja orpotiedostoja. Kaikki työtilan tiedostot (siis myös orpotiedostot) saa esiin, kun työtilan omistaja kirjoittaa Google Driven Search-kenttään  

is:organized owner:me

"Kadonnut" tiedosto voi olla myös Driven roskakorissa (Trash). Lisätietoa. 

13. Entä jos työtila, josta tiedostoja on kadonnut, on My Drivessa, kysymys-vastaus-parin 11 toimet eivät tuota tulosta eikä työtilan omistaja ole enää Metropolian palveluksessa?

Silloin ei ole paljon tehtävissä. Tämän vuoksi Metropolian toimintaan liittyvät tiedostot on luotava Team Drivesin puolella tai ainakin ne on siirrettävä sinne. 

14. Kuinka kauan poistettu tiedosto säilyy Driven roskakorissa eli Trashissa?

30 päivää.