1. Start the reservation by selecting the resources you want to book. When searching for a room, just type in the 3 first letters of the room type (aud -> auditorium) and the system will start searching for rooms in that category.
 2. Select the date and time you wish to book in the calendar. Change the view or use the Move to date function for an easier booking. 3. Paint the time slot you want to book. The selection will show in light blue. 
4. A new reservation form opens. Fill out the necessary information. Please note the status of the reservation: Draft (blue), Proposal (yellow) and Published (green). These colours will also show in the calendar. See the picture above.
- Status – defines whether the reservation is a
- draft (visible only for planners)
- proposal (visible only for planners and teachers) or
- published (also visible for students and in timetables)
- Subject - defines the name of the reservation
- Rooms and equipment – a room and/or equipment, select the name/code or use the search tools.
- External place, if classes will be held in some other place than the university premises - you may write the location here.
- Time (starts - ends) the start and end time of a single reservation
- Recurrence – you may set the reservation to repeat e.g. voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
- Varattu henkilöille– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
- Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty - tämä ei siis ole sama asia kuin varauksn tekijä/tallentaja) vaikka oleltuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
- Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
- for a number of consecutive weeks.
- Reserved by – select the people (teachers) related to the reservation
- Reserved by = person responsible for the reservation (i.e. the person for whom the reservation is made - this is not the same as the creator of the reservation) although the field shows the creator as default.
- People added to this field have the full rights to edit the reservation.
- Participants - select other participants for the event
- The participants do not have the right to edit the reservation.
- Otherwise, people in the Reserved by and the Participants fields get the same information about the reservation.
- For further information about creating a reservation and participants, visit our FAQ pages. (Lisää linkki)
Muut osallistujat - valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
- Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
- Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
- Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla.
- Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin
- Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
- Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
- Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
- Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
- Lisätiedot – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien.
- Osallistujalukumäärä
- Hinnan tyyppi - Sisäinen hinta/Yleinen hinta
- Varaus luotu - varauksen luontiajankohta
- Varauksen tekijä - Varauksen tekijä
5. Voit määrittää tapahtuman toistuvaksi, valitsemalla ko. vaihtoehdon ja sinulle aukeaa Varauksen toistuvuus -ikkuna.
6. Määritä asetukset valmiiksi ja tarkista Esikatsele-ikkunasta mahdolliset ristiriidat. Esimerkissä keskimmäisessä on ristiriita Tatu Testisen kalenterin kanssa kanssa. Poista rasti mahdollisesti ristiriitaisista varauksien edestä ja hyväksy Valitse-painikkeella.
|