...
E-lomake on myös sähköisen asioinnin alusta. Tallennusten käsittelylle voidaan luoda tarkistus- ja hyväksymisvaiheita, joiden kautta lomakkelle lomakkeelle tulleita vastauksia on mahdollista kierrättää organisaation sisällä käsittelijöiden ja vaiheiden välillä.
...
Käyttötarkoitus
E-lomake 4 on myös sähköisen asioinnin alusta, sillä se tarjoaa mahdollisuuden kierrättää lomakkeelta tulleita tietoja organisaation sisällä käsittelijältä toiselle ja käsittelyvaiheesta toiseen.
E-lomake -ohjelmistolla tehdään kyselyitä, hoidetaan kurssien ilmoittautumisia, sähköistä rekrytointia ym. Vastaajien ja vastausten määriä per lomake ei ole rajoitettu.
Käyttöoikeudet
Kaikilla Metropolian henkilökunnan jäsenillä henkilökunnalla on oikeudet E-lomake-järjestelmään(http://elomake.metropolia.fi/) ja järjestelmään ja kirjautuminen tapahtuu Metropolia tunnuksella/salasanalla.
HUOM! Antaessasi käyttöoikeuksia e-lomakkeessa (esim. ylläpito-oikeuksia muille), poimimistoiminnolla löytyy vain ainakin kerran e-lomakkeelle jo kirjautuneet käyttäjät. Jotta voit antaa käyttöoikeuksia toiselle henkilölle, pitää valittavan henkilön olla kirjautunut kerran E-lomakkeelle, koska kirjautumisen yhteydessä käyttäjä luodaan E-lomakkeen käyttäjäksi.
Lähtökohtaisesti E-lomake on auki myös kaikille Metropolian opiskelijoilleopiskelijoiden käytössä:
- käyttö sallittua vapaasti opintoihin liittyvissä tehtävissä
- kaupallinen käyttö ei ole sallittua
- jos kysely/kyselytutkimus kohdistuu M:n Metropolian ulkopuolisille tahoille, kyselylomake tulee hyväksyttää ohjaavalla opettajalla, jonka yhteystiedot pitää liittää lomakkeelle näkyville.
...
- Opiskelijoita ohjaa ja neuvoo ensisijaisesti lomakkeeseen liittyvän opinnon opettaja tai opinnäytetyössä opinnäytetyön ohjaaja.
- Metropoliassa opinnäytetyön ohjaaja ensisijaisesti vastaa myös opinnäytetyön tietosuoja-asioiden ohjauksesta (tiedote OMAssa).
- Henkilökunta voi pyytää E-lomakkeen käytön vertaistukea Metropolian Teamsin Digiklinikalla 11_Lisätietoa lomaketyökaluista kanavalla.
- E-lomakkeen virhetilanteissa kaikki ottavat yhteyttä Helpdeskiin helpdesk@metropolia.fi tai https://hd.metropolia.fi.
...
- Jos lomake on julkinen, kenttien ominaisuuksia ei voi muokata
- Jos lomakkeella on raportilla vastauksia, ominaisuuksia ei voi muokata, koska rikkoisi jo raportille tallennetun tiedon eheyden
- Poista julkisuus ja tyhjennä raportti. Jos raportti sisältää tallessa pidettävää tietoa, tulee se tallentaa raporttinäkymässä itselleen esim. excelExcel-taulukkoon.
Kenellä on oikeus luoda lomakkeita?
...
- Jos tekstikentän vastauksen pitää olla määrämuotoinen, valitaan Tarkistus pudotusvalikosta haluttu tarkistustapa esim. henkilötunnus, kokonaisluku, numeroita, postinumero jne.
- Varsinkin henkilötunnuskenttään on valittava tämä tarkistus "Henkilötunnus" koska se estää automaattisisten tai muokattujen viestien sisältöön tulostuvan henkilötunnuksen, joka korvaantuu henkilötunnuksen tulostumisen järjestelmästä lähteviin viesteihin. Henkilötunnus korvaantuu järjestelmän toimesta merkeillä *** järjestelmän toimesta.
Miten saan vastaajalle lähtemään automaattisesti viestin ja muokattua viestin sisältöä?
...
Joillakin E-lomakkeen lomakkeilla on todettu ongelmia vastaamisen yhteydessä liitteiden tallentamisen kanssa. Syyksi selvisi se, että on käytetty samaan aikaan kahta liitteiden lisäykseen liittyvää tapaa yhtäaikaayhtä aikaa.
- E-lomakkeen 4-versiossa tuli Kentät osioon uusi kenttätyyppi "Liitetiedosto" ja se on tarkoitettu ensisijaiseksi ja ainoaksi liitteen keräämistavaksi nykyisessä versiossa.
- 3-versiossa käytetty vanha tapa, eli "Tallennus ja tiedostot" osiossa asetettava liitteen lisäämismahdollisuus, on jätetty sinne, koska kolmosversiossa tehdyissä lomakkeissa on vielä sitä käytössä.
- Em, . kahden tavan ristikkäisvaikutus on jäänyt toimittajalta uutta toimintoa lisätessä huomioimatta ja se aiheuttaa ongelmia.
- Jos lomakkeella on liitteentallennusongelmia, kannattaa tarkistaa onko asettanut nuo molemmat tavat käyttöön. Jos on, niin pitää muuttaa lomake käyttämään vain "Liitetiedosto" kenttää ja ottaa vanha liitteen keräystapa pois päältä. Tämä onnistuu myös julkisella lomakkeella.
- Toimittaja on lisännyt kehityslistalleen toiminnon, joka estäisi vanhan tavan aktivoimisen, mikäli uusi liitekenttä on käytössä. Mutta tämä ei siis ole vielä tuotantoversiossamme.
...
- Selvitä ja hoida gdpr ja tietosuoja-asiat. Opinnäytetöihin liittyvä ohjeistus: opinnaytetyö ja tietosuoja-asiat. Lisätietoja tietosuojavastaava@metropolia.fi
- Testaa aina uuden lomakkeesi toiminta ennen julkaisua
- julkaise lomake
- tarkista, että vastaminenvastaaminen lomakkeeseen toimii oikein
- tarkista raportilta vastauksesi tallentuminen
- poista raportilta vastauksesi
- poista julkisuus (tärkeä, ettei testauksen vuoksi raportin vastaus id:t ala testausvastausten jäljiltä esim. kakkosesta)
- julkaise oikeana ajankohtana uudelleen tai ajasta julkisuus heti
Miten lisään arvoja käsittelyn vaiheisiin, kohtaan ”Käsittelijä lomakkeen arvosta”, käyttäessäni
...
monitasoista hierarkkistapudotusvalikkoa?
- Jos käytössäsi on monitasoinen hierarkinenhierarkkinen pudotusvalikko, tulee käsittelyn vaiheissa huomioida hierarkisenhierarkkisen valikon arvojen merkitseminen, jos käsittelijä valitaan ko. kentän arvosta. Esim. kaksitasoisessaa merkistemistapamerkitsemistapa arvolle on "Taso1;Taso2".
- Tähän liittyvä ohjeteksti tullaan lisäämään E-lomakkeen ohjeisiin järjestelmätoimittajan toimesta.
...
- Lomake-editorissa on osiossa Lomake > Tietosuojaseloste, jonka täyttämisen jälkeen valitaan tietosuojaselosteen editorin alaosasta valintaruutu "", jolloin linkki tietosuojaselosteeseen ilmestyy Johdantotekstin alle.
- Kaikissa vastauslomakkeissa on linkit saavutettavuusselosteeseen, sekä www.metropolia.fi sijaitsevalle Metropolian tietosuojaselosteet sivulle.
Suostumuksen anto valintaruutu tulee itse tehdä ja sijoittaa esim. ensimmäiseksi kentäksi. Valitaan valintaruutukenttä ja lisätään haluttu teksti suostumuksen antoon ja tallennetaan.
Miten tehdään tarkenne pudotusvalikolle?
- Tee ensin pudotusvalikko, jossa kaikki valittavat arvot ja lisää viimeiseksi valinnaksi esim. "Muu, mikä?"
- Lisää sitten kenttäryhmään normaali tekstikenttä ja anna sille nimeksi esim. "Tarkenne"
- Siirry takaisin pudotusvalikon asetuksiin ja valitse tarkenne käytettäväksi valintaruutuvalinnalla (kuvassa), jolloin esiin tulee Tekstikenttä tarkennukselle:
- Valitse valikosta tätä varten tekemäsi "Tarkenne" tekstikenttä
- Älä koskaan käytä samaa tekstikenttää usean valikon tai muun toiminnon tarkenteena! Kannattaa nimetä tarkenne tekstikenttä tarkoituksensa mukaisesti, jos useita tarkennekenttiä samassa lomakkeessa.
Miksi vastaajat eivät pysty tallentamaan vastauksiaan?
- Testaa aina lomakkeesi. Jos olet testaamassa lomaketta ylläpitäjänä ennen julkaisua, kannattaa kirjautua ulos tai testata toisella selaimella.
- Yleisin syy tallennuksen epäonnistumiseen on lomakkeen kenttien asetusvirheet, jotka huomataan vasta julkaisun jälkeen.
- Tarkista kaikkien kenttien toiminta.
- Varsinkin valintaruutukentän valintaruuturyhmäkentän tarkenne on tuottanut tallennuksessa ilmoituksia, että Tallennus on jo käynnissä, mutta tallennusta ei koskaan viedä loppuun. Varmista, ettet käytä kahdessa eri valintaruutukentässä samaa tarkennetekstikenttää. Tarkennetta käytetään esim. valintaruutuvalinnossa valintaruuturyhmävalinnossa "Joku muu" - "Mikä" tyyppisissä valinnoissa.
...