MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 27.1.2016 ALKAEN
(Hinnat sis. alv 24 %)
Yleissäännöt
- Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi.
- Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet (kannettavat, pöytäkoneet, näytöt ja matkapuhelimet) hankitaan tietohallinnon kautta.
...
- Hankinnoille on asetettu kokonaishankintarajat.
- Asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää
...
- johtoryhmän jäsenellä rahoituslähteestä riippumatta.
...
Tabletit
Tablettien elinkaareksi asetetaan 3v ja kokonaishankintarajaksi lisävarusteineen 600 €, jolla saa yleisimmät mallit. Kaikki tablettihankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Hankintarajan ylittävät hankinnat yleisohjeen mukaisesti. Tulosalue vastaa hankinnan kustannuksista.
Työasemat
Vuosittain kilpailutettavan perus PC-työasemapaketin tavoitehinta on 750 €. Henkilökunnalla työaseman elinkaari on 5v, normaalissa luokkakäytössä 5v ja ns. suunnitteluluokissa 4v.
Kannettavat
Vuosittain kilpailutettavien kannettavien kokonaistavoitehankintahinta on lisävarusteineen 1300 €. Hankintaraja kannettavapaketille on 1600€. Kannettavien elinkaari on 4 vuotta. Tietohallinto korvaa kannettavahankinnoista perus PC-työaseman arvon ja loppuosuus veloitetaan käyttäjän kustannuspaikalta.
Yhden koneen politiikka
...
Tietohallintopalvelut ei kustanna henkilökunnalle lainaan välineistöä etätyötä ja -opetusta varten (kotilaina-laitteet).
Työvälineet
- Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta.
- Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
- Käyttäjällä ei voi olla kahta työvälinettä
...
- . Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.
...
Puhelimet
Työkäyttöön soveltuvien älypuhelimien hinnat ovat 175 - 225 €. Puhelimen elinkaari on vähintään 3 v. Tietohallinto vastaa puhelinten ylläpidosta, hankintojen budjetoinnista ja kehittämisestä. Yli 225 € arvoiset puhelinhankinnat menevät käyttäjän kustannuspaikan maksettavaksi. Hankintaraja matkapuhelimissa on 400€. Hankintarajan ylittävät puhelinhankinnat menevät yleisohjeen mukaisesti. Luontoisetupuhelimien käyttäjät määritellään uudelleen H1/2016.
Puhelinliittymät
...
- Uusi työväline:
- toistaiseksi voimassaoleva työsopimus,
- osa-aikainen opettaja (työaika vähintään 760 tuntia lukuvuodessa tai vähintään keskimäärin 19 tuntia viikossa) tai
- määräaikainen yli 6 kk voimassaoleva työsopimus.
- Käytetty työväline:
- määräaikainen alle 6 kk voimassaoleva työsopimus tai
- tuntiopettaja (alle 760 tuntia lukuvuodessa tai keskimäärin alle 19 tuntia viikossa ja
- perustelu työvälineen saamiselle.
Vakioidut työvälineet
Kannettava
- Ultrabook 13" (1028,61 €) tai 14" (901,42 €) + laukku tai reppu.
- Vaihtoehtoiset ominaisuudet (optiot) ja oheistuotteet tulevat kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettaviksi.
- Elinkaari on 4 vuotta (48 kk).
- Mallit ja hinnat
Matkapuhelin
- Android –puhelin (185,06 € / työliittymä tai 477,12 € / luontoisetuliittymä) + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta.
- Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa max. 228,60 € (työliittymä) - max. 520,80 € (luontoisetuliittymä).
- Elinkaari on 3 vuotta (36 kk).
- Puhelinhankinnat
Liittymät (Elisa)
- Liittymissä (EU-liittymä) on oletuksena 50 € saldovahti. Yli 50 € puhelinlaskut käsitellään esimiehen kanssa, ja yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle.
- Käyttäjille ei
...
- hankita kahta liittymää,
...
Tulostimet
...
- ja nykyiset erilliset dataliittymät suljetaan laiteuusintojen yhteydessä.
- Langattoman verkon ulkopuolella verkko jaetaan matkapuhelimesta.
- EU-liittymissä on rajaton data Pohjoismaissa ja Baltian maissa.
Muualla EU-maissa on rajallinen data 5Gt / laskutuskausi eli 1 kk. Ylimenevältä osalta laskutetaan 3 € / Gt ALV 0%.
Muualla maailmassa datan hinta on käytettävän operaattorin hinnaston mukainen.
Työasema
- Elinkaari on 60 kk.
Muut kuin vakioidut työvälineet
Tabletit
- Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti.
- Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
- Elinkaari on 36 kk.
- Tabletin hankintalomake
Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet
- Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita.
- Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.
Tulostus
- Tulostimien vähentämistä jatketaan monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa.
- Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin.
- Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää
...
- talous – ja hallintojohtajalla.
Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet
- Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
- Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto.
- Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin.
- Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.
- Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia.
BYOD tulee sanoista Bring Your own Device, mikä tarkoittaa, että jokainen opiskelija tuo oman laitteensa ja käyttää sillä oppimisympäristön palveluja
Monitoimilaitteet & kopiointi
...
.
Laiteuusinnat
- Mikäli työlaite halutaan korvata ennen lasketun elinkaaren päättymistä,
...
- vastaa käyttäjän
...
- tulosalue laitteen
...
- kustannuksista kokonaisuudessaan.
- Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (n. 150 € / v).
Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset
- Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä.
- Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti.
...
Menettelyohjeiden seuranta
Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:
- Poikkeamat yhden koneen politiikassa
- Hankintarajan ylittävät hankinnat
- Ennen elinkaarta uusitut laitteet
- Yli 20 000 sivun vuositulostukset
- Laiterikot
HUOM!
Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Tarkennus: Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.