Projektitiedotukseen on tarjolla ainakin kaksi varteenotettavaa WWW-sivuston julkaisujärjestelmää, avoimella lähdekoodilla toimiva ja maailmanlaajuista suosiota nauttiva Wordpress.org ja sen kilpailijaksi viime vuosina noussut Googlen pelkistetty mutta helppokäyttöinen Sites (vuonna 2016 uusittu versio).
...
Wordpress.org tallentaa tiedot organisaation omalle palvelimelle, joten se tarjoaa hyvän tietoturvan ja -suojan. Wordpressillä tehdyn sivuston sisällöntuottajien ei tarvitse ottaa huomioon erikoisehtoja, ellei organisaation yleisiä tietotekniikan käyttösääntöjä oteta lukuun.
Google Sites taas säilöö datan niin sanottuun pilveen eli vieraalle palvelimelle, joka voi sijaita EU~alueen ulkopuolella. Sitesin käyttö Metropoliassa edellyttää sitä, että jokainen Sitesilla tehtyyn sivustoon sisältöä tuottava hyväksyy Metropolian pilvisovellusten käyttöehdot ja noudattaa niitä. Sitesilla rakennettua kaikille avointa sivustoa pystyy lukemaan, vaikka ei olisi Metropolian pilviehtoja allekirjoittanut.
Pilvisovellusten käyttöehdoissa on yksilöity useita sisältöjä, joita ei saa niin sanotussa pilvessä julkaista. Jos projektissa käsitellään esimerkiksi henkilötietoja, ei niitä saa sijoittaa Google Sites -sivulle edes rajatulle yleisölle. Ongelman pystyy ratkaisemaan siirtämällä pilviehtojen salliman aineiston Sitesiin ja ehtojen kieltämän materiaalin harkinnan jälkeen erilliselle palvelimelle, joka täyttää tiukimmat tietosuojavaatimukset (esimerkiksi wiki, OMA). Hajautus ei tosin paranna kokonaisuuden käytettävyyttä.
...
WWW-sivuston perustaminen Wordpress.orgilla vaatii jossakin määrin teknisiä avuja. Yleensä projekti joutuu budjetoimaan toimenpidettä varten resurssin, mikäli projektiryhmässä ei ole Wordpress-sivuston perustamisen taitoa sisäänleivottuna. Yksinkertaista Wordpress-sivustoa pystyy ylläpitämään perustason tietoteknisillä valmiuksilla. Laajoissa ja teknisesti monipuolisissa Wordpress-sivustoissa voi olla hyvä ratkaisu budjetoida ulkopuolinen resurssi tekniseen ylläpitoon ja sisällöntuotannon konsultointiin projektin koko elinkaaren ajaksi (esimerkiksi 1-5 tuntia viikossa).
Google Sites taas on pelkistetty julkaisuohjelma, jonka avulla pystyy luomaan WWW-sivuston ja ylläpitämään sitä ilman tietoteknistä erikoistaitoa. Pilven ansiosta Google Sites sivuston ylläpito liikkuvasti, hajautetusti ja organisaatiorajojen yli on jonkin verran suoraviivaisempaa kuin Wordpress~sivukokonaisuuden. Sitesissa pystytään myös hyödyntämään hyvää keskusteluyhteyttä Googlen muiden ohjelmien kera.
Alidomain
Sekä Wordpressillä että Sitesilla tehtyihin sivustoihin voi saada alidomainin, joka on Metropoliassa muotoa alidomain.metropolia.fi Alidomainit anotaan Helpdeskistä. Google webmasterilta (opas). Google Sites -sivustolle tehty alidomain toimii sen jälkeen, kun sivusto on mäpätty eli kartoitettu tietohallinnossa. Google Sites -sivuston ylläpitäjät tekevät ylläpitäjä tekee mäppäyksestä palvelupyynnön Helpdeskiin. Ennen palvelupyynnön lähettämistä pitää sivuston ylläpitäjien julkaista tekemänsä Google Sites -sivusto. Palvelupyynnön yhteydessä pitää ilmoittaa muiden vaadittavien tietojen lisäksi Google Sites -sivuston alkuperäinen osoite.
...
Wordpress.orgin päälle tehdyn sivuston ilmaisumahdollisuudet ovat runsaat. Erilaisia toiminnallisuuksia pystyy toteuttamaan muun muassa lisäosilla.
Google Sitesin uusittu versio puolestaan tuotiin markkinoille vuonna 2016 keskeneräisenä. Huomattava osa siihen suunnitelluista ominaisuuksista loistaa poissaolollaan vielä vuonna 2019. Google Sitesista puuttuu myös toiminnallisuuksia, joita voidaan tarvita tietyillä projektitiedotuksen osa-alueilla. Yksi niistä on sivujen kommentointi sivun omassa kommenttikentässä.
Sekä Wordpressillä että Sitesilla tehtyihin sivustoihin pystyy kytkemään Google Analyticsin.
Riskit
Google Sitesissa sivut koostuvat laatikoista, joiden sisään joko tehdään sisältö suoraan tai se upotetaan (embed) laatikoihin Googlen muista ohjelmista (esimerkiksi Docs, Forms tai Sheets). Tällä hetkellä (2019) Sitesin tekstilaatikon sisältö (Text Box) voi kadota, jos sivulla klikkaa tietystä kriittisestä kohdasta. Hävinnyttä laatikon sisältöä ei pysty palauttamaan (tilanne vuonna 2019). Vahinko sattuu normaalityöskentelyllä alle prosentin todennäköisyydellä. Jos taas tekstisisältö on Docsissa ja se on määritetty Sitesissa ohjautumaan Sitesin sisältölaatikkoon, ei Sitesin sisältölaatikon sisällön katoamainen haittaa, koska ohjautumismääritys voidaan aina tehdä uudestaan. Jos Sites-sivustossa on laajoja tekstilaatikoita, joiden tekstiä ei ole määritetty ohjautumaan laatikkoon Docs-sivulta, on hyvä idea tehdä näistä sivuista ehkä kerran viikossa (jos päivitysvauhti on vinha) varmuuskopiot Sitesin sisään (Pages → Duplicate) ja määrittää ne sellaisiksi, että ne eivät näy Sitesin navigointivalikossa.