MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 21.8.2013 ALKAEN

(Hinnat sis. alv 24 %)

Yleissäännöt 

• Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi.

...

• Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet (kannettavat, pöytäkoneet, näytöt ja matkapuhelimet) hankitaan tietohallinnon kautta.
• Hankinnoille on asetettu kokonaishankintarajat.
• Asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä

...

• rahoituslähteestä riippumatta.

...

Tabletit

•  

• Tietohallintopalvelut ei kustanna henkilökunnalle lainaan välineistöä etätyötä ja -opetusta varten (kotilaina-laitteet). 

Työvälineet

• Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta. 
• Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
• Käyttäjällä ei voi olla kahta työvälinettä. Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.
• Uusi työväline:
  • toistaiseksi voimassaoleva työsopimus, 
  • osa-aikainen opettaja (työaika vähintään 760 tuntia lukuvuodessa tai vähintään keskimäärin 19 tuntia viikossa) tai 
  • määräaikainen yli 6 kk voimassaoleva työsopimus. 
• Käytetty työväline:
  • määräaikainen alle 6 kk voimassaoleva työsopimus tai 
  • tuntiopettaja (alle 760 tuntia lukuvuodessa tai keskimäärin alle 19 tuntia viikossa ja 
  • perustelu työvälineen saamiselle. 

Vakioidut työvälineet

Kannettava

• • Ultrabook 13" (1028,61 €) tai 14" (901,42 €) + laukku tai reppu. 
  • Vaihtoehtoiset ominaisuudet (optiot) ja oheistuotteet tulevat kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettaviksi. 
    
  • Elinkaari on 4 vuotta (48 kk). 
  • Mallit ja hinnat

Matkapuhelin

• • Android –puhelin (185,06 € / työliittymä tai 477,12 € / luontoisetuliittymä) + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta. 
  • Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa max. 228,60 € (työliittymä) - max. 520,80 € (luontoisetuliittymä).
  • Elinkaari on 3 vuotta (36 kk). 
  • Puhelinhankinnat

Liittymät (Elisa)

• • Liittymissä (EU-liittymä) on oletuksena 50 € saldovahti. Yli 50 € puhelinlaskut käsitellään esimiehen kanssa, ja yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle.
  • Käyttäjille ei hankita kahta liittymää, ja nykyiset erilliset dataliittymät suljetaan laiteuusintojen yhteydessä.
  • Langattoman verkon ulkopuolella verkko jaetaan matkapuhelimesta. 
  • EU-liittymissä on rajaton data Pohjoismaissa ja Baltian maissa. 

    • Muualla EU-maissa on rajallinen data 5Gt / laskutuskausi eli 1 kk. Ylimenevältä osalta laskutetaan 3 € / Gt ALV 0%.

    • Muualla maailmassa datan hinta on käytettävän operaattorin hinnaston mukainen.

Työasema

• • Elinkaari on 60 kk. 

Muut kuin vakioidut työvälineet

Tabletit

• Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti.
• Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
• Elinkaari on 36 kk.
• Tabletin hankintalomake

Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet

• Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita.
• Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.

Tulostus

• Tulostimien vähentämistä jatketaan

Tablettien elinkaareksi asetetaan 3 vuotta ja hankintarajaksi 600 €, jolla saa yleisimmät mallit. Tablettihankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.

Työasemat

Työasemapaketin hinta on 540 € (2014 - 614€). Henkilökunnalla työaseman elinkaari on 4 vuotta ja luokkakäytössä 5 vuotta.

Kannettavat

Kannettavien hankintahinnat sisältäen telakkapaketin ovat 870 - 1 200 €. Mac-kannettavien hinnat ovat 1 300 - 2 200 € ilman telakkapakettia. Kannettavien elinkaari on 4 vuotta. Tietohallinto korvaa kannettavahankinnoista työaseman arvon, ja loppuosuus veloitetaan käyttäjän kustannuspaikalta. Yli 1500 € arvoiset kannettavahankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.

Yhden koneen politiikka

Hankinnoissa noudatetaan yhden koneen politiikkaa, eli käyttäjällä ei voi olla samanaikaisesti pöytäkonetta ja kannettavaa. Kahden työkoneen tarve tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla.

Puhelimet

Työkäyttöön soveltuvien datapuhelimien hinnat ovat 150 - 250 €. Puhelimen elinkaari on vähintään 3 v. Tietohallinto budjetoi ja ylläpitää puhelinkannan uusimista. Yli 225 € arvoiset puhelinhankinnat menevät kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettavaksi. Yli 500 € arvoiset puhelinhankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä tai tietohallintojohtajalla. Luontoisetupuhelimien käyttäjät määritellään uudelleen.

Puhelinliittymät

Liittymissä on oletuksena päällä dataliikenteen esto ulkomailla ja liittymiin asetetaan 50 € saldovahti, joka muistuttaa käyttäjää rajan ylittämisestä. Suuret puhelinlaskut (yli 50 €) käsitellään esimiehen kanssa ja selvitetään miten ehkäistään vastaavat ylitykset tulevaisuudessa. Yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle.

Tulostimet

...

• monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa.
• Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin.

...

Monitoimilaitteet & kopiointi

...

• Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää talous – ja hallintojohtajalla.

Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet

• Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
• Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto.
  • Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin.
  • Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.
• Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia. 

  • BYOD tulee sanoista Bring Your own Device, mikä tarkoittaa, että jokainen opiskelija tuo oman laitteensa ja käyttää sillä oppimisympäristön palveluja.

Laiteuusinnat

• Mikäli työlaite halutaan korvata ennen

...

• lasketun elinkaaren päättymistä, vastaa käyttäjän tulosalue laitteen kustannuksista kokonaisuudessaan.
• Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (n. 150 € / v).

Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset

• Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä.
• Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns.

...

• huolimattomuusaspekti. 

Menettelyohjeiden seuranta

Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:

• Poikkeamat yhden koneen politiikassa
• Hankintarajan ylittävät hankinnat
• Ennen elinkaarta uusitut laitteet
• Yli 20 000 sivun vuositulostukset
• Laiterikot

HUOM!

Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.

Hankintaohje