Tietohallinto

Tietoturva-asetuksien avulla huolehdit siitä, että opetuksen toteutus sekä osallistujien yksityisyydensuoja varmistuvat ja samalla Metropoliaakin vaivanneet häirintätilanteet voidaan siten ehkäistä.

Tutustu yleisiin Zoom-ohjeisiin, sekä tämän sivun lopussa olevaan "Usein kysytyt kysymykset"- osioon.

Seuraa alla olevaa ohjeistusta tietoturva-asetuksien asettamisesta:

1. Kokoushuoneen tietoturva-asetukset

...

1. Käynnistä Zoom.
2. Kirjaudu Zoomiin (Sign in > SSO Login > metropolia)
3. Siirry Zoomissa Meetings-välilehdele
4. Valitse haluamasi kokoushuone. Kuvassa esimerkkinä on ”My Personal Meeting ID (PMI)” -niminen kokoushuone, mutta huoneen nimi voi olla mikä tahansa muukin. Asetukset tulee määritellä jokaiseen kokoushuoneeseen erikseen.
5. Klikkaa Edit-painiketta.

Image Modified

1. Lisää rasti jompaankumpaan tai molempiin näistä:
   1. Passcode tai
   2. Waiting Room
2.  Jos valitsit Passcoden, kirjoita kokoushuoneelle uusi pääsykoodi ja ilmoita se osallistujille.
3. Klikkaa Save-painiketta.

Image Modified

2. Jos määrittelit pääsykoodin (passcode)

...

• Kun osallistujat liittyvät kokoushuoneeseen, he päätyvät ensin odotushuoneeseen (Waiting room).
• Kokouksen / luennon järjestäjänä sinun tulee päästää jokainen osallistuja kokoukseen / etäluennolle.
• Jos odotushuoneessa näkyy henkilö, jota et tunnista oikeaksi osallistujaksi, älä päästä häntä kokoushuoneeseen.
• Muista ilmoitotaa ilmoittaa osallistujille, että kokoushuoneeseen tulee liittyä oma nimellä ja ajoissa, jos sinulla ei ole mahdollisuutta päästää osallistujia mukaan kesken luennon / kokouksen.

...

Asetukset parantavat Zoomin tietoturvaa siten, että ulkopuoliset eivät pääse pelkän etäkokouslinkin avulla Zoom-huoneeseen. Heiltä joko kysytään koodia tai sitten heidän liittyminen liittymisensä kokoushuoneeseen edellyttää kokouksen järjestäjän hyväksyntää. Muutokset tekee Funet Miitti Zoom -palvelun ylläpito.

Zoomin julkaisema, virallinen tiedote aiheesta löytyy osoitteesta https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360045009111

...

4. Ohjeita ja neuvoja

• Englanninkieliset ohjeet Zoom kokouksen asetuksien määrittämiseen:
• https://support.zoom.us/hc/enusen-us/articles/115005756143360034675592-Changing-your-meeting-settings
• Tiedota etukäteen osallistujia, jos käytössä on odotushuone ja odotat osallistujien tulevan ajallaan paikalle. Kerro myös, miten menettelet, jos henkilöt tulevat kokoukseen myöhässä.
• Metropolian Zoomiin kirjautuneet käyttäjät on mahdollista päästää suoraan kokoukseen odotushuoneen ohi tekemällä kokoushuoneeseen tätä koskeva määritys. Englanninkieliset ohjeet löytyvät kohdasta ”User” osoitteesta https://support.zoom.us/hc/enusen-us/articles/115000332726-Waiting-Room-Room#h_e1a4d8f7-b35d-4164-80b5-c94ae00f0cb4

4.1 Hyviä käytäntöjä

• Metropolian sisäisissä kokouksissa, joihin ei haluta ulkopuolisia, kannattaa kokoushuoneen asetuksista kytkeä päälle asetus ”Only authenticated users can join meetings: Participants need to authenticate before to joining the meetings.” ja valita asetukseksi ”metropolia.fi”. Näin voit varmistua siitä, että kokoukseen kirjautuva käyttäjä on metropolialainen. Muistathan myös tiedottaa osallistujille, että kokoukseen pääseminen vaatii kirjautumisen Metropolian käyttäjätunnuksella sekä ohjeistaa heidät kirjautumaan oikein. Voit esimerkiksi lähettää heille linkin Tietohallintopalveluiden internetsivuilta löytyvään kirjautumisohjeeseen: https://wiki.metropolia.fi/download/attachments/176471830/1_1Kirjautuminen%20-%20Client-v464.pdf?version=1&modificationDate=1581622521000&api=v2 . Ohjeet Zoom kokouksen asetuksien määrittämiseen: https://support.zoom.us/hc/enus/articles/115005756143-Changing-your-meeting-settings
• Zoomia, kuten muitakin sovelluksia, kannattaa ensisijaisesti käyttää työpöytäsovelluksen kautta nettiselaimen sijasta. Näin varmistat, että käytössäsi ovat kaikki toiminnot.
• Zoomiin liittyviä ohjeita kannattaa etsiä Zoomin omasta tukiportaalista osoitteesta https://support.zoom.us/. Zoomin kuten muidenkin nykyisten pilvipohjaisten sovellusten kehittyminen on niin nopeaa, että uusia toimintoja saattaa tulla jopa kerran viikossa ja silloin ajantasaisin ohjeistus löytyy aina sovelluksen valmistajan tietopankista.

Metropolian Zoom-ohjeet

5 Usein kysytyt kysymykset

Kysymys: Voinko lisätä avoimen Zoom-kokous linkin lukujärjestykseen?

Vastaus: Jos Zoom-kokouksen linkin laittaa lukujärjestykseen, se tulee näkyville avoimeen internettiin koko maailman saataville, koska tuo lukujärjestysdata on avointa. Jos linkki on lisättävä lukujärjestykseen, käytä yllä olevan ohjeistuksen mukaisia tietoturva-asetuksia kuten "waiting room" asetusta. Erikoistilanteissa, joissa linkki on jätettävä auki esim. julkinen seminaari tai muu vastaavaa tilanne, on asiasta hyvä keskustella etukäteen Helpdeskin kanssa.

Kysymys: Voiko Zoom-kokous linkin jakaa julkisesti sosiaalisessa mediassa kuten Twitterissä tai Facebookissa?

Vastaus: Zoom-kokousten linkkejä ei tulisi ikinä jakaa julkiseen verkkoon, koska silloin ne altistuvat hyvin helposti väärinkäytöksille. Avoimia Zoom-kokouksia varten on Zoomillakin käytössä oma automatiikka, joka skannaa verkkoa ja ilmoittaa avoimista kokouksista pääkäyttäjälle. Tämä johtuu siitä, että Zoom-palveluun kohdistui viime vuonna runsaasti häirintätilanteita.

Kysymys: Miten toimin häirintätilanteessa?

Vastaus: Häirintätilanteissa on suositeltavaa keskeyttää palaveri/opetus ja varmistaa, että käytössä on yllä olevan ohjeen mukaiset tietoturva-asetukset. Jokaisesta häirintätilanteesta on tehtävä ilmoitus Metropolian HelpDeskiin. Kuvakaappaus tilanteesta helpottaa asian jatkoselvittämistä

PalvelupyynnötLöydät Metropolian Zoom-ohjeet Tietohallintopalveluiden internetsivuilta: https://wikihd.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=176471830 

Puhelinpalvelu: 09 7424 6777

ZOOM - Security settings