Skype for Business on audio- ja videoneuvotteluohjelmisto sekä pikaviestiohjelma. Se on Microsoft Office -tuoteperheen osa, joten se keskustelee hyvin muun muassa sähköpostiohjelma Outlookin kanssa.
Skype for Businessilla pystyy pitämään etäkokouksen kollegoiden tai ulkopuolisten asiakkaiden kanssa siten, että jokainen osallistuja on esimerkiksi omalla työpisteellään. Tietokoneen näytön tai jonkun ohjelman näkymän voi halutessaan jakaa muiden osallistujien kanssa. Tämä edellyttää yhteydenoton hyväksymistä molemmilta osapuolilta.
Skype for Business mahdollistaa myös liitetiedostojen ja työtilojen jakamisen.
Upeana ominaisuutena mainittakoon myös se, että etäpalaveriin osallistuminen ei edellytä sitä, että kaikilla työasemilla tai muilla päätelaitteilla olisi asennettuna Skype for Business (Skype for Business ohjelmisto). Kokouskutsun hyväksyminen Outlookkalenterista asentaa työaseman oletusselaimeen lisäosan eli liitännäisen, jonka myötä kokoukseen voi osallistua myös ilman erillistä Skype for Business -asiakasohjelmaa.
Hyödyt lyhyesti
Uusilla tarkasti valituilla ja tehokkailla viestintävälineillä sekä -menetelmillä parannetaan päivittäisviestinnän toimivuutta. Toimiva päivittäisviestintä kohentaa yrityksen tuottavuutta, helpottaa kommunikointia ja vähentää usein haitallisena pidettyä sähköpostitulvaa.
Viestintä on Skype for Business -järjestelmällä on nopeaa, reaaliaikaista, vaivatonta ja tuo sujuvuutensa ansiosta huomattavia säästöjä ajallisestikin mitattuna.
Skype-etäpalalaverikäytäntöjen yleistyessä myös muut säästöt ovat merkittäviä, vihreät arvot mukaan lukien. Matkustaminen toimipisteiden ja asiakkaiden välillä vähentyy etäpalaverien ansiosta. Kaikkiin tilanteisiin tämä ei sovi, mutta suositeltavaa on kannustaa itsensä ja kollegansa kokeilemaan mitä kaikkea tämä voisikaan tuoda tullessaan. Skype-ohjelmiston täydelliseen hyödyntämiseen tarvitaan vain ja ainoastaan kuulokkeet, mikrofoni, nettikamera ja avoin mieli.
Huomionarvoista on, että olet tavoitettavissa Skypessä oman valintasi mukaan myös etätyöpäivänä ja älypuhelimella. Ohjelman tavoitettavuusvalinnalla voit helposti määrittää tilasi, joka näkyy julkisesti muille Skype-käyttäjille. Tavoitettavuusvalikko seuraa myös Outlook-kalenterisi varauksia automaattisesti.
Tiedottamalla omasta tavoitettavuudesta muulle organisaatiolle vältät turhat yhteydenottopyynnöt ja toisaalta tavoittelija osaa valita oikean viestintävälineen.
"Toimiva ja kehittyvä päivittäisviestintä parantaa yrityksen tuottavuutta". (Juholin 2009, 43.)
Alla esimerkkilaskelma, jonka avulla voit arvioida virtuaalisen palaverin tuottamia taloudellisia vaikutuksia.
poistuva sovellus, jolla voit
- Lähettää ja vastaanottaa pikaviestejä.
- Soittaa ja vastaanottaa ääni- ja videopuheluita.
- Järjestää pikaviesti-, ääni- ja videopalavereita usean henkilön kesken.
- Esittää näyttöruutusi sisällön, PowerPoint-esityksen tai muita asiakirjoja.
Skype for Businessistä löydät kaikki metropolialaiset, mutta voit lisätä sinne myös omat, Skype for Businessiä tai "koti-Skypeä" eli Skype for Desktopia käyttävät yhteyshenkilösi organisaation ulkopuolelta. Myös Microsoft Outlookin kalenterissa voit luoda Skype-kokouksen, johon kutsumasi osallistujat liittyvät Skypen kautta.
Nykyään Skype for Businessin tilalla on käytössä Microsoft Teams ja Zoom.
...