...
Alla olevan aineiston tallennus ja käsittely taulukon on tarkoitus selventää Metropolian linjausta pilvipalveluiden käytöstä ja etenkin sitä mitä kyseisissä sovelluksissa/järjestelmissä saa julkaista ja tallentaa.
2. Ovatko kaikki henkilötiedot salassa pidettäviä?
...
- Kun jaat tiedoston tai kansion metropolialaiselle (henkilökunta, opiskelija, sidosryhmät ym), käytä ainoastaan hänen Metropolian pilvipalvelutiliään, älä ulkopuolista sähköpostiosoitetta. Käyttöoikeus pilvipalveluihin on jokaisen Metropolialaisen saatavilla, mahdollisen ongelman ilmetessä ratkaisu löytyy ottamalla yhteyttä Helpdeskiin. Jos kohtaat ongelman, älä ratkaise sitä jakamalla pilvipalveluista materiaalia Metropolian ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen.
- Kun jaat tiedoston tai kansion Metropolian ulkopuoliselle yhteistyökumppanille, käytä hänen oman organisaationsa (työpaikkansa tai oppilaitoksensa) sähköpostiosoitetta, älä esim. gmail-osoitetta tai muita henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuja sähköpostiosoitteita.
- Älä jaa tiedostoja tai kansioita niin, että kuka tahansa linkin haltija pääsee niihin käsiksi (esim. Microsoftin pilvipalveluissa älä valitse vaihtoehtoa Anyone with the link vaan Specific people tai People in Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy with the link)
- Käytä Microsoftin pilvipalveluissa "Expiration date", jolla pystyy päättämään linkin voimassaoloajan.
Lisätietoa pilvipalveluista.
...
- Jos toteutat etähaastattelua, joka on tarkoitus tallentaa, ota huomioon, että Zoom-verkkokokoustyövälineen käyttö on tässä yhteydessä suositeltavaapakollista. Zoom -tallenne ei mene pilvitallennukseen, vaan oletusarvoisesti Zoom -tallenne menee vain käyttäjän oman tietokoneen lokaalille C-verkkolevyasemalle. Microsoft Teams -verkkokokoustyövälineellä tallennusta tehtäessä tallennus tapahtuu oletusarvoisesti pilvitallennuksena. Ohjeeseen pääset täältä.
Jos pilvipalveluiden käytöstä tulee kysymyksiä laita viestiä tietoturva@metropolia.fi tai helpdesk@metropolia.fi