Kaikkien ohjelmien, järjestelmien ja muiden sähköisten työvälineiden hankinta ja käyttöönotto tapahtuu Tietohallintopalveluiden kautta.
Jos haluat ottaa käyttöön uuden ohjelman, järjestelmän tai muun sähköisen työvälineen, toimi alla olevan ohjeen mukaan. Hankintaohje koskee myös ilmaisten ohjelmien, järjestelmien tai muiden sähköisten työvälineiden käyttöönottoa, lisenssien uusintaa sekä lisenssien lisähankintaa.
Jos Tietohallintopalvelut on jo ottanut ohjelman käyttöön Metropoliaan, mutta tarvitset sen vain johonkin tiettyyn tietokoneeseen tai luokkaan, toimi tietokoneohjelmien asennuksen pyytämistä koskevan ohjeen mukaan.
| Info |
|---|
Hankinta on joskus pitkä prosessi, koska käsittelyvaiheita on monta. Kesto riippuu esimerkiksi seuraavista asioista: henkilötietojen käsittelyn määrä ja tyyppi, henkilötietojen käsittely EU/ETA-alueen ulkopuolella, integraatiot Metropolian järjestelmiin kuten kirjautumispalveluun, käyttöönoton laajuus ja käyttötarkoitus. Voit myös itse omalta osaltasi vaikuttaa käsittelynopeuteen perustelemalla hankintasi täsmällisesti ja antamalla hankintalomakkeessa yksityiskohtaiset tiedot työvälineestä ja sen käyttötarkoituksesta. Jos kyseessä on mikä tahansa muu työväline kuin tietokoneeseen asennettava työpöytäohjelmisto ilman henkilötojen käsittelyä, kannattaa täyttää hankintalomake noin neljä kuukautta ennen tarpeen alkamista. Tietokoneeseen asennettavien työpöytäsovellusten osalta kannattaa varata vähintään kaksi kuukautta, koska niiden asennustöissä voi kulua aikaa. Jos kyseessä on käytössä olevan lisenssin uusinta, voi joissain tapauksissa jopa kaksi viikkoa riittää. Suositamme lomakkeen täyttämistä niin varhaisessa vaiheessa kuin mahdollista. |
| Table of Contents |
|---|
Näin hankit ohjelmiston, järjestelmän, lisenssin tai muun sähköisen palvelun
Huomio: nykyiseen hankintalomakkeeseen on yhdistetty myös vaikutustenarviointi (DPIA). Sitä koskevat kysymykset tulevat näkyville siinä tapauksessa, jos aikaisempien vastaustesi perusteella vaikutustenarviointia tarvitaan.
| HTML Image | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Lisenssit
Metropoliassa on satoja eri ohjelmistoja. Yksittäisen ohjelmiston lisenssimäärä voi vaihdella yhdestä tuhansiin.
Massalisenssit
Suuret lisenssihankinnat, kuten Microsoftin ja Adoben tuotteet, ovat kilpailutettuja yhteistyössä muiden korkeakoulujen kanssa.
Yksittäiset lisenssit
Yksittäisiä ohjelmistoja on satoja, joten tekniseltä pääkäyttäjältä toivotaan tutustumista lisenssiin ja mahdollisimman valmiita hankintapyyntöjä, sisältäen tarjous ja toimittajayhteystiedot. Lisenssien hankinta katsotaan lisenssikohtaisesti, ja tilaajana voi olla joko Tietohallinto tai lisenssin tekninen pääkäyttäjä.
Digitilojen tietokoneohjelmistotarpeet
Hankintaohjeet
Linkki: Ohjelmatt ja järjestelmät
Pääkäyttäjän vastuut
- Varmistaa lisenssin voimassaolon jatkuvuuden.
Mitä tilaan?
Ohjelmistot
Järjestelmät
Lisenssit
Miten tilaan?
Mieti ensin, onko kyseessä uuden ohjelman hankinta vai olemassa olevan ohjelman asennus. Katso alla olevasta taulukosta, millä tavalla kyseisessä tapauksessa ohjelmisto on tilattava.
...
Leiritie 1: Lukukausittaisen lukujärjestysprosessin yhteydessä lukujärjestyssuunnittelija kysyy esim. taulukon avulla tarvittavat ohjelmat.
Muut kampukset: https://hd.metropolia.fi (kirjaudu Metropolian tunnuksella ja valitse Helpdesk)
...
https://hankintalomake.metropolia.fi (kirjaudu Metropolian tunnuksella ja valitse Ohjelmistot ja järjestelmät)
Jos ohjelmassa käsitellään henkilötietoja, täytä myös työväline-DPIA-lomake: https://elomake.metropolia.fi/tunnistaudu.php?lomake_id=25145
...
https://hankintalomake.metropolia.fi (kirjaudu Metropolian tunnuksella ja valitse Ohjelmistot ja järjestelmät)
Jos ohjelmassa käsitellään henkilötietoja, täytä myös työväline-DPIA-lomake: https://elomake.metropolia.fi/tunnistaudu.php?lomake_id=25145
Mitä tapahtuu lomakkeen jälkeen?
Kun kyseessä on hankinta, käytetään aina hankintalomaketta osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi ja valitaan sieltä Ohjelmistot ja järjestelmät.
Tietohallintopalvelut selvittää
- Edellytykset, joiden puitteissa ohjelma on mahdollista ottaa käyttöön.
- Minkälaisia henkilöresursseja, teknisiä toimenpiteitä tai mahdollisia lisähankintoja ohjelman käyttöönotto edellyttää Metropolialta.
- Onko ohjelmisto yhteensopiva Metropolian IT-ympäristöön.
- Onko DPIA-lomakkeen täyttäminen edellytys ohjelman käyttöönotolle. Jos on, Tietohallintopalvelut pyytää sinua täyttämään lomakkeen.
Lomakkeessa on edellä mainittuihin asioihin liittyviä kysymyksiä.
Pääkäyttäjän vastuut:
- Lisenssien voimassaolon jatkuvuuden varmistaminen
- Tekee ilmoituksen IT-hankinnoille, jos sopimus pitää purkaa tai jos sitä pitää muuttaa. (https://hd.metropolia.fi → lisää Lisää tapaus → IT-hankinta hankinta)
- Sopii ohjelman käyttäjien kanssa Kokoaa ja ilmoittaa Käyttäjätuelle ohjelmiston kokoonpanoon ja konfiguraatioon liittyvät tiedot.liittyvistä asioista ja ilmoittaa ne Helpdeskille (https://hd.metropolia.fi → Lisää tapaus → Helpdesk)
- Tiedottaa muutoksista ohjelman käyttäjille.
- Vastaa ohjelman käytön osaamisesta Metropoliassa.
- Vastaa ohjelmassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksesta.
- Vastaa DPIA:n tunnistamisesta.
Usein kysytyt kysymykset
...
Kysymys: Tarvitsen kannettavalleni Microsoft Office -ohjelmistopaketin, tarvitseeko . Pitääkö minun täyttää siitä ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Ei tarvitse, Office-paketti kuuluu helpdeskin asentamiin ohjelmistoihin, jotka voidaan asentaa ilman lisähankintoja. Microsoft Office on valmiiksi asennettu kaikkiin Metropolian ylläpitämiin tietokoneisiin.
Kysymys: Tarvitsen ohjelmiston X käyttööni eikä ohjelmisto käyttööni ohjelman, mutta se ei ole virallisten työvälineiden joukossa tai yleisohjelma, tuleeko . Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Todennäköisesti täytyy, ellei ohjelmisto X kuulu virallisiin työvälineisiin tai Helpdeskin "yleisohjelmistoihin" tulee sinun täyttää ohjelmisto Jos ohjelma ei ole ennestään käytössä Metropoliassa, sinun tulee täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake. Voit kysyä Helpdeskistä onko lomakkeen täyttämiselle tarvetta osoitteessa hd.metropolia.fi → lisää tapaus → helpdesk.
Kysymys: Ohjelmisto Y Ohjelma on ilmainen, mutta se ei ole aiemmin ollut käytössä Metropoliassa, tuleeko . Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?
Vastaus: Kyllä täytyy, ohjelmiston . Ohjelman hinnalla ei ole merkitystä. .
Kysymys: Tietohallintopalvelut on jo suorittanut ohjelman käyttöönoton Metropoliassa, mutta haluan ohjelman opetuskäyttöön tiettyyn tietokoneluokkaan.
Vastaus: Sinun ei tarvitse täyttää hankintalomaketta. Lue ohje: Ohjelman asennuksen pyytäminen