Menettelyohjeet IT-hankinnat

MENETTELYOHJE IT-HANKINNOILLE 1.3.2017 ALKAEN

(Hinnat sis. alv 24 %)

Yleissäännöt 

• Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi.
• Kaikki puitejärjestelyin vakioitujen tuoteryhmien tuotteet (kannettavat, pöytäkoneet, näytöt ja matkapuhelimet) hankitaan tietohallinnon kautta.
• Hankinnoille on asetettu kokonaishankintarajat.
• Asetettujen hankintarajojen ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä rahoituslähteestä riippumatta. 

• Tietohallintopalvelut ei kustanna henkilökunnalle lainaan välineistöä etätyötä ja -opetusta varten (kotilaina-laitteet). 

Työvälineet

• Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta

...

• . 
• Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
• Käyttäjällä ei voi olla kahta

...

• työvälinettä. Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.

...

• Uusi työväline:
  • toistaiseksi voimassaoleva työsopimus, 
  • osa-aikainen opettaja (työaika vähintään 760 tuntia lukuvuodessa tai vähintään keskimäärin 19 tuntia viikossa) tai 
  • määräaikainen yli 6 kk voimassaoleva työsopimus. 
• Käytetty työväline:
  • määräaikainen alle 6 kk voimassaoleva työsopimus tai 
  • tuntiopettaja (alle 760 tuntia lukuvuodessa tai keskimäärin alle 19 tuntia viikossa ja 
  • perustelu työvälineen saamiselle. 

Vakioidut työvälineet

Kannettava

• • Ultrabook 13" (1028,61 €) tai 14" (901,42 €) + laukku tai reppu. 
  • Vaihtoehtoiset ominaisuudet (optiot) ja oheistuotteet tulevat kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettaviksi. 
    
  • Elinkaari on 4 vuotta (48 kk). 
  • Mallit ja hinnat

Matkapuhelin

• • Android –puhelin (185,06 € / työliittymä tai 477,12 € / luontoisetuliittymä) + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta.

Tabletit

Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti. Elinkaari on 36 kk ja hankintaraja lisävarusteineen 600 €. Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.

Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet

Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita. Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.

...

• •  
  • Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa

...

• • max. 228,60 € (työliittymä) - max. 520,80 € (luontoisetuliittymä).
  • Elinkaari on 3 vuotta (36 kk). 
  • Puhelinhankinnat

Liittymät (Elisa)

• • Liittymissä (EU-liittymä) on oletuksena 50 € saldovahti. Yli 50 € puhelinlaskut käsitellään esimiehen kanssa, ja yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle.
  • Käyttäjille ei hankita kahta liittymää, ja nykyiset erilliset dataliittymät suljetaan laiteuusintojen yhteydessä.
  • Langattoman verkon ulkopuolella verkko jaetaan matkapuhelimesta.

...

• •  
  • EU-liittymissä on rajaton data Pohjoismaissa ja Baltian maissa. 

    • Muualla EU-maissa on rajallinen data 5Gt / laskutuskausi eli 1 kk. Ylimenevältä osalta laskutetaan 3 € / Gt ALV 0%.

    • Muualla maailmassa datan hinta on käytettävän operaattorin hinnaston mukainen.

Työasema

• • Elinkaari on 60 kk. 

Muut kuin vakioidut työvälineet

Tabletit

• Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti.
• Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
• Elinkaari on 36 kk.
• Tabletin hankintalomake

Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet

• Metropolia ei hanki työntekijälle oleellisiin työvälineisiin kuulumattomia laitteita.
• Projekteille hankittaessa hankintaa koskee projektilaitteiden säännöt.

Tulostus

• Tulostimien vähentämistä jatketaan monitoimilaitteiden läheisyydessä sekä nykyisten laitteiden rikkoutuessa tai musteiden loppuessa.
• Päätoimisissa asiakaspalvelutehtävissä hyväksytään henkilökohtainen tulostin.
• Uudet tulostinhankinnat tulee hyväksyttää talous – ja hallintojohtajalla.

Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet

• Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
• Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto.
  • Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin.
  • Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.
• Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia. 

  • BYOD tulee sanoista Bring Your own Device, mikä tarkoittaa, että jokainen opiskelija tuo oman laitteensa ja käyttää sillä oppimisympäristön palveluja.

Laiteuusinnat

• Mikäli työlaite halutaan korvata ennen lasketun elinkaaren päättymistä, vastaa käyttäjän tulosalue laitteen kustannuksista kokonaisuudessaan.
• Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (

...

• n. 150 € / v).

Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset

• Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä.
• Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti. 

Menettelyohjeiden seuranta

Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:

• Poikkeamat yhden koneen politiikassa
• Hankintarajan ylittävät hankinnat
• Ennen elinkaarta uusitut laitteet
• Yli 20 000 sivun vuositulostukset
• Laiterikot

HUOM!

Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.

Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:

...

Hankintaohje