Tuotetaanko TKI-hankkeessasi sensitiivistä tutkimusaineistoa? Pitääkö sitä päästä käsittelemään hankkeen aikana sinun lisäksesi jonkun muun henkilön? Metropolian tai hankekumppanin työntekijän?
Metropoliassa on oma palvelin, mikä joka on tarkoitettu erityisesti TKI-hankkeiden sensitiivisen aineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn. Palvelimella olevalle aineistolle voidaan myöntää käyttöoikeuksia ko. hankkeen työntekijöille sekä Metropoliaan että Metropolian ulkopuolelle.
Katso tästä Metroarchin koulutusmateriaali, joka kiteyttää koko palvelimen käytön prosessin.
Toimi näin
- Tunnista sensitiivinen tutkimusaineisto. Sisältääkö tutkimusaineistosi henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa, kuten liikesalaisuuksia? Sisältääkö aineisto seuraavia tietoja: rotu tai etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettinen tai biometrinen tieto, terveyttä koskeva tieto, seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntaus? Muista tietojen minimointivelvoite: vain Vain tutkimuksen kannalta välttämättömiä tietoja saa käsitellä
- Määritä, kenellä tulee olla käyttöoikeus hankkeesi a) ei-sensitiiviseen aineistoon ja b) sensitiiviseen aineistoon. Taas minimointiperiaatteella: käyttöoikeus Käyttöoikeus sensitiiviseen aineistoon vain niille henkilöille, joille se on hankkeen kannalta välttämätöntä.
- Hae hankkeellesi tallennustilaa e-lomakkeella täältä https://elomake.metropolia.fi/lomakkeet/29951/lomakkeet.html Hankkeelle perustetaan kaksi pääkansiota, toinen ei-sensitiiviselle aineistolle ja toinen sensitiiviselle. Voit hakea samalla lomakkeella käyttöoikeuksia tietyille henkilöille ei-sensitiivisten ja/tai sensitiivisten aineistojen kansioihin.
- Kun olet saanut päätöksen tallennustilan ja käyttöoikeuksien myöntämisestä, hae Metropolian ulkopuolisille käyttäjille ulkopuolisen käyttäjän tunnukset helpdeskin kautta. Ohjeet ulkopuoliseen käyttäjätunnukseen löydät täältä https://tietohallinto.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=10562838
- Kun käyttäjätunnukset ovat okkunnossa, hae niihin kytkettäviä käyttöoikeuksia hankkeen aineistoihin helpdeskin kauttatekemällä helpdeskille palvelupyyntö osoitteessa https://hd.metropolia.fi. Huom! Kaikille käyttäjille, myös metropolialaisille. Mainitse hakemuksessa:
- käyttäjän nimi
- organisaatio
- sähköpostiosoite
- kansio tai kansiot, joihin käyttöoikeudet halutaan
- voimassaoloaika
- Kaikki sensitiiviset aineistot pitää salata ja suojata salasanalla. Ks. ohjeet tiedostojen salaamiseen 7-zip -ohjelmalla täältä: https://tietohallinto.metropolia.fi/display/tietohallinto/Tiedostojen+salaaminen+7-Zip+ohjelmalla
- Metropolian ulkopuoliset käyttäjät pääsevät palvelimelle tallennettuihin tietoihin vain VPN-etäyhteyden kautta. Kerro heille, miten VPN-yhteys asennetaan. Ohjeet löydät täältä: https://tietohallinto.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=149652071
- Lähetä käyttäjille linkit heidän tarvitsemiinsa kansioihin (ei-sensitiivinen ja sensitiivinen)
- Lähetä käyttäjille salattujen tiedostojen salasanat eri välineellä kuin millä lähetit linkit kansioihin! Jos lähetit linkit kansioihin sähköpostilla, lähetä salasanat vaikka tekstiviestillä.
Lisätietoja
...
Lisätietoja aiheesta voi kysyä sähköpostitse osoitteesta datatuki@metropolia.fi.
Aiheeseen liittyvää
Miten toimin ongelmatilanteessa?
Include Page | ||||
---|---|---|---|---|
|