Sisällysluettelo
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
1 Yleistä
Sähköisten asiakirjojen käsittelyssä sovelletaan ammattikorkeakoulussa kirjesalaisuuden, yksityisyyden suojan ja hyvän hallintomenettelyn periaatteita. Viestinnän osapuolten oikeudet on turvattava. Käyttäjiä koskevat vaitiolovelvollisuudet ja hyväksikäyttökiellot on määritelty sähköisen viestinnän tietosuojalaissa
...
(16.6.2004/516)
...
ja
...
laissa
...
yksityisyyden
...
suojasta
...
työelämässä
...
(13.8.2004/759).
...
Vaitiolovelvollisuuksia
...
ja
...
hyväksikäyttökieltoja
...
koskeva
...
ohjeistus
...
on
...
kuvattu
...
myöhemmin
...
tässä
...
dokumentissa
...
sekä
...
Tietojärjestelmien
...
käytön
...
säännöissä
...
ja
...
Tietojärjestelmien
...
ylläpitosäännöissä.
...
Sähköpostiviestin
...
perillemenosta
...
varmistuminen
...
on
...
lähettäjän
...
vastuulla.
...
Sähköisessä
...
asioinnissa
...
lähettäjä
...
voi
...
varmistua
...
viestin
...
perille
...
saapumisesta
...
pyytämällä
...
vastaanottajalta
...
kuittauksen
...
viestin
...
vastaanottamisesta.
...
Sähköisellä
...
asioinnilla
...
tarkoitetaan
...
hallintoasiain
...
sähköistä
...
vireillepanoa
...
ja
...
sen
...
täydentämistä,
...
käsittelyä
...
(ml.
...
ratkaisu)
...
ja
...
päätöksen
...
tiedoksiantoa
...
tai
...
oikeudenkäyntiasiakirjan
...
lähettämistä
...
sähköisenä
...
viestinä
...
yleiselle
...
tuomioistuimelle
...
tai
...
sen
...
määräämälle
...
henkilölle.
...
Ammattikorkeakoululla
...
on
...
oikeus
...
määrätä,
...
mihin
...
sähköpostia
...
ja
...
tietoverkkoa
...
käytetään,
...
ja
...
käyttöoikeuksia
...
voidaan
...
rajoittaa
...
puhelinsoiton
...
estojen
...
tapaan.
...
Sähköpostijärjestelmää
...
ei
...
ole
...
tarkoitettu
...
tiedostojen
...
massajakeluun
...
eikä
...
suurten
...
tiedostojen
...
välittämiseen.
...
Ohjeet
...
ja
...
suositukset
...
sähköpostin
...
käsittelyssä
...
huomioitavista
...
asioista
...
perustuvat
...
voimassaolevaan
...
lainsäädäntöön
...
ja
...
valtionhallinnon
...
tietoturvallisuuden
...
johtoryhmän
...
(VAHTI,
...
...
ohjeisiin
...
sähköpostin
...
käsittelystä.
...
Kulloinkin
...
voimassa
...
oleva
...
versio
...
sähköpostin
...
käsittelysäännösta
...
sekä
...
muista
...
tietoturvasäännöistä
...
julkaistaan
...
organisaation
...
tiedotukseen
...
käytettävässä
...
portaalissa.
...
2
...
Sähköpostiviestien
...
ja
...
-osoitteiden
...
määritelmät
...
sekä
...
käsittely
...
2.1
...
Määritelmät
...
ja
...
käyttötarkoitukset
...
Sähköpostiviestit
...
on
...
tässä
...
säännössä
...
jaettu
...
neljään
...
eri
...
luokkaan
...
sen
...
mukaisesti,
...
millaiseen
...
osoitteeseen
...
ne
...
liittyvät.
...
Säännössä
...
sekä
...
lähetetyt
...
että
...
vastaanotetut
...
viestit
...
määritellään
...
seuraavasti:
...
- organisaation
...
- sähköpostiviesti
...
- on
...
- ammattikorkeakoulun
...
- tai
...
- yksikön
...
- organisaatio-osoitteeseen
...
- (esim.
...
- kirjaamo@metropolia.fi,valinta@metropolia.fi)
...
- liittyvä
...
- viesti.
...
- työsähköpostiviesti
...
- liittyy
...
- sekä
...
- ammattikorkeakoulun
...
- työntekijälle
...
- työkäyttöön
...
- antamaan
...
- henkilökohtaiseen
...
- työsähköpostiosoitteeseen
...
- (esim.
...
- vili.virta@metropolia.fi)
...
- että
...
- työntekijän
...
- työtehtäviin.
...
- Opiskelijan
...
- esim.
...
- ammattikorkeakoulun
...
- hallintoelimien
...
- tai
...
- tutkimustyöryhmien
...
- osana
...
- toimimiseen
...
- liittyvä
...
- sähköpostiviesti
...
- rinnastetaan
...
- työsähköpostiviestiin.
...
- henkilökohtainen
...
- sähköpostiviesti
...
- on
...
- ammattikorkeakoulun
...
- antamaan
...
- sähköpostiosoitteeseen
...
- (yleensä
...
- sama
...
- kuin
...
- työsähköpostiosoite
...
- tai
...
- opiskelijan
...
- sähköpostiosoite)
...
- liittyvä
...
- henkilökohtainen
...
- viesti.
...
- muu
...
- sähköpostiviesti
...
- on
...
- käyttäjän
...
- ammattikorkeakoulun
...
- ulkopuoliseen
...
- sähköpostiosoitteeseen
...
- esim.
...
- vili.virta@omakaytto.fi
...
- tai
...
- vili.virta@muuorganisaatio.fi)
...
- liittyvä
...
- viesti.
...
Työ-
...
ja
...
henkilökohtaiset
...
sähköpostiosoitteet
...
muodostuvat
...
käyttäjän
...
nimestä
...
tai
...
käyttäjätunnuksesta.
...
Luonnollisen
...
henkilön
...
sähköpostiosoite
...
on
...
henkilötietolain
...
(523/1999)
...
mukaan
...
henkilötieto.
...
Henkilötiedot
...
on
...
rekisteröity
...
ammattikorkeakoulun
...
henkilötietorekistereihin,
...
joista
...
on
...
laadittu
...
rekisteriselosteet.
...
Henkilötietoja
...
käsitellään
...
ammattikorkeakoulussa
...
rekisteriselosteiden
...
mukaisella
...
tavalla
...
ja
...
tarkoituksessa.
...
Ammattikorkeakoululla
...
ja
...
sen
...
yksiköillä
...
tulee
...
virallisten
...
asioiden
...
hoitoa
...
ja
...
palveluiden
...
tarjoamista
...
varten
...
olla
...
organisaatio-osoitteet
...
(esim.
...
kirjaamo@metropolia.fi
...
tai
...
helpdesk@metropolia.fi).
...
Ammattikorkeakoulun
...
palveluita
...
tulee
...
lähestyä
...
ensisijaisesti
...
organisaatio-osoitteiden,
...
eikä
...
yksittäisten
...
työntekijöiden
...
työsähköpostiosoitteiden
...
kautta.
...
2.2
...
Sähköpostiosoitteiden
...
julkaiseminen
...
Julkaisemisella
...
tarkoitetaan
...
sähköpostiosoitteen
...
ilmaisemista
...
muun
...
muassa
...
ammattikorkeakoulun
...
puhelinluettelossa
...
tai
...
muussa
...
julkaisussa,
...
ammattikorkeakoulun
...
julkisilla
...
www-sivuilla,
...
käyntikortissa
...
ja
...
hakemistopalvelussa.
...
Ammattikorkeakoulu
...
julkaisee
...
organisaatio-osoitteet
...
sekä
...
työntekijöidensä
...
työsähköpostiosoitteet,
...
niiltä
...
osin
...
kuin
...
se
...
on
...
tarpeen
...
palveluiden
...
käytön
...
ja
...
tehtävien
...
hoidon
...
kannalta.
...
Pääsääntöisesti
...
opiskelijan
...
sähköpostiosoitteen
...
julkaiseminen
...
edellyttää
...
opiskelijan
...
suostumuksen.
...
Ammattikorkeakoulu
...
ei
...
julkaise
...
ammattikorkeakoulun
...
ulkopuolisia
...
sähköpostiosoitteita.
...
Sähköpostiosoitteena
...
tulee
...
käyttää
...
aina
...
nimimuotoista
...
osoitetta
...
niin
...
sähköpostiohjelmien
...
asetuksissa
...
kuin
...
muutoinkin
...
osoitetta
...
julkaistessa.
...
2.3
...
Organisaation
...
sähköpostiviestien
...
käsittely
...
Jokaiselle
...
organisaatio-osoitteelle
...
tulee
...
nimetä
...
vähintään
...
yksi
...
vastuuhenkilö.
...
Organisaation
...
tulee
...
huolehtia
...
osoitteeseen
...
saapuvien
...
viestien
...
säännöllisestä
...
käsittelystä.
...
Organisaatiosähköpostin
...
välittäminen
...
tai
...
automaattinen
...
ohjaaminen
...
ammattikorkeakoulun
...
ulkopuoliseen
...
sähköpostiosoitteeseen
...
on
...
kiellettyä
...
tietosuojan
...
ja
...
tiedonhallinnan
...
vuoksi.
...
Työntekijän
...
lähettämästä
...
ammattikorkeakoulun
...
vastauksesta
...
tulee
...
ilmetä,
...
että
...
se
...
on
...
lähetetty
...
vastauksena
...
organisaatio-osoitteeseen
...
tulleeseen
...
viestiin.
...
Vastauksessa
...
on
...
myös
...
korostettava
...
tai
...
asetettava
...
paluuosoite
...
siten,
...
että
...
yhteydenotot
...
jatkossakin
...
tapahtuvat
...
organisaatio-osoitteeseen.
...
Tarvittaessa
...
sähköpostiviestiin
...
voidaan
...
lisätä
...
luottamuksellisuutta
...
osoittava
...
lopputeksti.
...
Organisaation
...
sähköpostiviestejä
...
käsitellään
...
lain
...
viranomaisten
...
toiminnan
...
julkisuudesta
...
(julkisuuslain,
...
621/1999)
...
edellyttämällä
...
tavalla.
...
Julkisuuslaissa
...
säädetään
...
muun
...
muassa,
...
mikä
...
on
...
viranomaisen
...
asiakirja,
...
mitkä
...
ovat
...
salassa
...
pidettävät
...
tiedot
...
ja
...
milloin
...
on
...
oikeus
...
saada
...
tieto
...
asiakirjasta.
...
2.4
...
Työsähköpostiviestien
...
käsittely
...
Työsähköpostin
...
välittäminen
...
tai
...
automaattinen
...
ohjaaminen
...
ammattikorkeakoulun
...
ulkopuoliseen
...
sähköpostiosoitteeseen
...
on
...
kielletty
...
tietosuojan
...
ja
...
tiedonhallinnan
...
vuoksi.
...
Ammattikorkeakoulu
...
kohtelee
...
työsähköpostiosoitteella
...
toimitettua
...
viestiä
...
pääsääntöisesti
...
vastaanottajalle
...
osoitettuna
...
henkilökohtaisena
...
viestinä,
...
koska
...
vastaanottaja
...
ei
...
voi
...
estää
...
henkilökohtaisten
...
viestien
...
saapumista.
...
Työnantajan
...
oikeudesta
...
hakea
...
esille
...
tai
...
avata
...
työntekijälle
...
lähetettyjä
...
tai
...
tämän
...
lähettämiä
...
sähköpostiviestejä
...
(Laki
...
yksityisyyden
...
suojasta
...
työelämässä,
...
13.8.2004/759)
...
säädetään
...
tarkemmin
...
luvussa
...
4.3.
...
Työntekijän
...
lähettämästä
...
työsähköpostiviestistä
...
tulee
...
ilmetä,
...
että
...
sen
...
lähettäjä
...
on
...
viranomaiselle
...
annettua
...
päätösvaltaa
...
käyttävä,
...
ei
...
yksittäinen
...
työntekijä,
...
esim.
...
liittämällä
...
allekirjoitukseen
...
asema
...
ja
...
yksikön
...
nimi.
...
Mikäli
...
kysymyksessä
...
on
...
hakemus
...
tms.
...
viranomaistoimenpiteitä
...
edellyttävä
...
toimenpide,
...
tulee
...
paluuosoite
...
asettaa
...
siten
...
tai
...
muistuttaa
...
asiakasta
...
siitä,
...
että
...
jatkoyhteydet
...
hoidetaan
...
organisaatio-osoitteen
...
kautta.
...
Tarvittaessa
...
sähköpostiviestiin
...
voidaan
...
lisätä
...
luottamuksellisuutta
...
osoittava
...
lopputeksti.
...
Työsähköpostiviestejä
...
käsitellään
...
lain
...
viranomaisten
...
toiminnan
...
julkisuudesta
...
(julkisuuslain,621/1999)
...
edellyttämällä
...
tavalla.
...
Julkisuuslaissa
...
säädetään
...
muun
...
muassa
...
mikä
...
on
...
viranomaisen
...
asiakirja,
...
mitkä
...
ovat
...
salassa
...
pidettävät
...
tiedot
...
ja
...
milloin
...
on
...
oikeus
...
saada
...
tieto
...
asiakirjasta.
...
2.5
...
Henkilökohtaisten
...
sähköpostiviestien
...
käsittely
...
Työntekijän
...
henkilökohtaiset
...
viestit
...
tulee
...
erottaa
...
selvästi
...
ammattikorkeakoululle
...
kuuluvista
...
viesteistä.
...
Työntekijän
...
tulee
...
siirtää
...
työsähköpostiosoitteeseensa
...
tulevat
...
henkilökohtaiset
...
viestit
...
välittömästi
...
omiin
...
kansioihinsa,
...
joiden
...
nimestä
...
yksityisyys
...
on
...
nähtävissä
...
(private,
...
yksityisasiat
...
tms.).
...
Tämä
...
koskee
...
sekä
...
saapuvia
...
että
...
lähteviä
...
viestejä.
...
Ammattikorkeakoulun
...
sähköpostiosoitteen
...
käyttö
...
työntekijän
...
tai
...
opiskelijan
...
henkilökohtaisiin
...
tarkoituksiin
...
on
...
luvallista
...
vähäisessä
...
määrin
...
ja
...
siten,
...
että
...
se
...
ei
...
haittaa
...
ammattikorkeakoulun
...
toimintoja.
...
Kuitenkin
...
käyttö
...
kaupalliseen
...
tarkoitukseen,
...
kuten
...
yksityiseen
...
yritystoimintaan
...
on
...
kiellettyä.
...
Ketjukirjeitä
...
tai
...
massapostituksia
...
ei
...
saa
...
lähettää
...
ammattikorkeakoulun
...
sähköpostipalvelimilla.
...
Ammattikorkeakoulun
...
tarve
...
laajaan
...
tiedotukseen
...
ammattikorkeakouluyhteisön
...
jäsenille
...
harkitaan
...
tapauskohtaisesti.
...
2.6
...
Muiden
...
sähköpostiviestien
...
käsittely
...
Ammattikorkeakoulun
...
ulkopuolinen
...
sähköpostiosoite
...
(eli
...
muu
...
osoite
...
kuin
...
@metropolia.fi)
...
on
...
yksityisasia,
...
jota
...
ei
...
tässä
...
tarkemmin
...
ohjata.
...
Työntekijä
...
ei
...
saa
...
käyttää
...
ammattikorkeakoulun
...
ulkopuolista
...
sähköpostiosoitetta
...
ammattikorkeakouluun
...
liittyviin
...
työtehtäviin.
...
Opiskelijan
...
opiskeluun
...
ja
...
muuhun
...
ammattikorkeakouluyhteisön
...
osana
...
toimimiseen
...
ei
...
pidä
...
käyttää
...
ammattikorkeakoulun
...
ulkopuolista
...
sähköpostiosoitetta.
...
Ammattikorkeakoulu
...
voi
...
edellyttää
...
ammattikorkeakoulun
...
sähköpostiosoitteen
...
käyttöä
...
sähköpostin
...
avulla
...
tapahtuvassa
...
asioinnissa.
...
Ammattikorkeakoulun
...
ulkopuoliseen
...
sähköpostiosoitteeseen
...
liittyvillä
...
käyttäjätunnuksilla
...
ei
...
saa
...
käyttää
...
samoja
...
salasanoja
...
kuin
...
ammattikorkeakoulun
...
tarjoamilla
...
käyttäjätunnuksilla.
...
3
...
Erityistoimenpiteitä
...
edellyttävät
...
viestit
...
3.1
...
Sähköpostiviestien
...
ja
...
niiden
...
liitetiedostojen
...
rajoittaminen
...
Ammattikorkeakoululla
...
on
...
oikeus
...
ohjelmallisesti
...
tarkistaa
...
sähköpostiviestit
...
ja
...
niiden
...
liitetiedostot
...
mahdollisten
...
virusten
...
ja
...
muiden
...
haittaohjelmien
...
osalta
...
sekä
...
rajoittaa
...
mahdollisesti
...
haitallisten
...
tai
...
liian
...
suurien/monilukuisten
...
liitetiedostojen
...
vastaanottamista
...
ja
...
lähettämistä.
...
Ammattikorkeakoululla
...
on
...
oikeus
...
myös
...
poistaa
...
viruksia
...
ja
...
muita
...
haittaohjelmia
...
sisältävät
...
viestit
...
ja
...
liitetiedostot.
...
Ammattikorkeakoulun
...
ei
...
tarvitse
...
tiedottaa
...
yksittäisen
...
viestin
...
suodattamisesta
...
tai
...
tuhoamisesta
...
viestin
...
lähettäjälle.
...
Suodatus
...
tapahtuu
...
sähköpostijärjestelmässä
...
automaattisesti.
...
Käyttäjille
...
tiedotetaan
...
näistä
...
rajoituksista
...
Sähköpostin
...
suodatusohjeessa.
...
3.2
...
Roskapostiviestien
...
käsittely
...
Ammattikorkeakoulu
...
suojaa
...
sähköpostipalveluaan
...
ja
...
vähentää
...
roskapostiongelmaa
...
suodattamalla
...
viestit,
...
jotka
...
saapuvat
...
tunnetuista
...
roskapostia
...
välittävistä
...
palvelimista
...
tai
...
jotka
...
luokitellaan
...
roskapostiksi
...
otsikkotietojensa
...
tai
...
automaattisen
...
sisältöanalyysin
...
perusteella.
...
Esto
...
toteutetaan
...
teknisin
...
menetelmin
...
sähköpostipalvelussa.
...
Ammattikorkeakoulu
...
voi
...
myös
...
tuhota
...
suodatetut
...
viestit
...
käyttäjän
...
puolesta.
...
Ammattikorkeakoulun
...
ei
...
tarvitse
...
tiedottaa
...
yksittäisen
...
roskapostiviestin
...
suodattamisesta
...
tai
...
tuhoamisesta
...
viestinnän
...
osapuolille
...
tai
...
palauttaa
...
tuhottua
...
viestiä
...
lähettäjälle.
...
Suodatuksessa
...
käytetyistä
...
metodeista
...
ammattikorkeakoulu
...
tiedottaa
...
Sähköpostin
...
suodatusohjeessa.
...
Roskapostiin
...
ei
...
pidä
...
vastata,
...
koska
...
näin
...
vain
...
lisätään
...
roskapostin
...
saapumista.
...
Vastaamalla
...
osoittaa
...
sähköpostiosoitteensa
...
toimivaksi,
...
ja
...
se
...
lisätään
...
roskapostittajien
...
osoitelistoille.
...
Käyttäjä
...
voi
...
ilmoittaa
...
häiritsevästä
...
roskapostista
...
käyttäjätukeen.
...
Käytännössä
...
ylläpito
...
voi
...
pyrkiä
...
puuttumaan
...
vain
...
Suomesta
...
lähetettyihin
...
viesteihin.
...
3.3
...
Perille
...
menemättömän
...
sähköpostiviestin
...
käsittely
...
Sähköpostiviestin
...
lähettäjällä
...
on
...
vastuu
...
viestin
...
luettavuudesta,
...
viestin
...
perillemenosta,
...
mahdollisen
...
määräajan
...
ylittymisestä
...
ja
...
muista
...
näihin
...
verrattavista
...
seikoista,
...
kunnes
...
hän
...
on
...
saanut
...
tiedon
...
viestin
...
onnistuneesta
...
perillemenosta.
...
Mikäli
...
saapuvan
...
viestin
...
osoite
...
ei
...
ole
...
sähköpostijärjestelmän
...
tiedossa,
...
lähetetään
...
viestin
...
lähettäjälle
...
automaattisesti
...
virheilmoitus.
...
Ilmoitus
...
lähetetään
...
lähettäjälle
...
myös,
...
jos
...
vastaanottajan
...
sähköpostin
...
tilakiintiö
...
on
...
täynnä.
...
Käyttäjät
...
vastaavat
...
itse
...
tilakiintiöstään.
...
Lähetys-
...
ja
...
palautusvelvollisuudet
...
eivät
...
koske
...
haittaohjelmaviestejä
...
eivätkä
...
roskapostia.
...
3.4
...
Väärään
...
osoitteeseen
...
saapunut
...
sähköpostiviesti
...
Mikäli
...
käyttäjä
...
saa
...
toiselle
...
henkilölle
...
(esimerkiksi
...
kaimalle)
...
tarkoitetun
...
sähköpostiviestin,
...
vastaanottajan
...
on
...
lähetettävä
...
alkuperäiselle
...
lähettäjälle
...
tieto
...
epäonnistuneesta
...
toimituksesta
...
ja
...
hävitettävä
...
saapunut
...
viesti.
...
Käyttäjällä
...
on
...
vaitiolovelvollisuus
...
ja
...
hyväksikäyttökielto
...
niin
...
viestin
...
sisällöstä
...
kuin
...
olemassaolostakin.
...
Lähetys-
...
ja
...
palautusvelvollisuudet
...
eivät
...
koske
...
haittaohjelmaviestejä
...
eivätkä
...
roskapostia.
...
4
...
Sähköpostin
...
käsittely
...
erityistilanteissa
...
4.1
...
Automaattiset
...
vastaukset
...
viesteihin
...
Automaattisten
...
vastausten
...
käyttöä
...
ei
...
suositella.
...
Jos
...
automaattivastaus
...
kuitenkin
...
katsotaan
...
välttämättömäksi
...
(esimerkiksi
...
työntekijöiden
...
pitkät
...
lomat
...
tai
...
työvapaudet
...
tai
...
palvelussuhteen
...
päättyminen),
...
tulee
...
siinä
...
kehottaa
...
lähettäjää
...
ottamaan
...
yhteyttä
...
ensisijaisesti
...
sopivaan
...
organisaatio-osoitteeseen.
...
4.2
...
Palvelussuhteen
...
tai
...
opiskeluoikeuden
...
päättyminen
...
Henkilön
...
käyttöoikeus
...
ammattikorkeakoulun
...
antamaan
...
sähköpostiosoitteeseen
...
päättyy
...
palvelussuhteen
...
tai
...
opiskeluoikeuden
...
päättyessä.
...
Ammattikorkeakoulun
...
ulkopuolisten
...
henkilöiden
...
käyttöoikeuksien
...
voimassaolosta
...
vastaa
...
käyttöoikeutta
...
puoltaneen
...
yksikön
...
esimies.
...
Käyttöoikeuden
...
päättymisen
...
jälkeen
...
ammattikorkeakoulu
...
ei
...
ota
...
vastaan
...
henkilölle
...
lähetettyjä
...
viestejä
...
vaan
...
ilmoittaa
...
automaattisesti
...
lähettäjälle
...
osoitteen
...
toimimattomuudesta.
...
Ennen
...
palvelussuhteen
...
päättymistä
...
työntekijän
...
tulee
...
ilmoittaa
...
viestintäkumppaneilleen
...
sähköpostiosoitteensa
...
poistumisesta
...
ja
...
poistaa
...
henkilökohtaiset
...
viestinsä.
...
Muut
...
viestit
...
jäävät
...
ammattikorkeakoulun
...
haltuun
...
ja
...
niiden
...
avaamisessa
...
noudatetaan
...
mitä
...
laissa
...
yksityisyyden
...
suojasta
...
työelämässä
...
(759/2004)
...
on
...
säädetty.
...
Jos
...
työntekijä
...
lakkaa
...
hoitamasta
...
tehtäviään
...
jo
...
ennen
...
työsuhteen
...
päättymistä,
...
tulee
...
sähköpostin
...
vastaanotto
...
estää
...
jo
...
siinä
...
vaiheessa.
...
Ennen
...
käyttöoikeuden
...
päättymistä
...
on
...
opiskelijan
...
vastuulla
...
ilmoittaa
...
viestintäkumppaneilleen
...
sähköpostiosoitteensa
...
poistumisesta.
...
4.3
...
Menettelysäännöt
...
työntekijän
...
ollessa
...
väliaikaisesti
...
poissa
...
Kun
...
kyse
...
on
...
ennakoidusta
...
poissaolosta,
...
työntekijän
...
ja
...
esimiehen
...
on
...
huolehdittava
...
työntekijän
...
sähköpostin
...
asianmukaisesta
...
hoidosta.
...
Suositeltavin
...
tapa
...
on
...
postilaatikon
...
lukuoikeuden
...
antaminen
...
tehtäviä
...
poissaolon
...
aikana
...
hoitavalle
...
henkilölle
...
pääsyoikeuslistojen
...
avulla.
...
(Automaattisista
...
vastauksista
...
katso
...
luku
...
4.1.)
...
Ammattikorkeakoululla
...
on
...
oikeus
...
lain
...
yksityisyyden
...
suojasta
...
työelämässä
...
(759/2004,
...
18-20§)
...
asettamissa
...
rajoissa
...
saada
...
käyttöönsä
...
ammattikorkeakoululle
...
kuuluvat,
...
sen
...
toiminnan
...
jatkumisen
...
kannalta
...
välttämättömät
...
viestit
...
työntekijän
...
ollessa
...
estyneenä.
...
Työntekijälle
...
työsähköpostiosoitteella
...
lähetettyjen
...
tai
...
tämän
...
lähettämien
...
viestien
...
sekä
...
selville
...
saaminen
...
että
...
niiden
...
avaaminen
...
perustuu
...
ensisijaisesti
...
työntekijän
...
suostumukseen
...
sekä
...
siihen
...
että
...
työntekijän
...
luottamukselliset
...
henkilökohtaiset
...
viestit
...
ovat
...
erotettavissa
...
ammattikorkeakoululle
...
selvästi
...
kuuluvista
...
viesteistä.
...
(viestien
...
erottelusta
...
ks.
...
luku
...
2.5).
...
Mikäli
...
työntekijä
...
ei
...
ole
...
antanut
...
toiselle
...
työnantajan
...
hyväksymälle
...
henkilölle
...
suostumusta,
...
että
...
tämä
...
saa
...
etsiä
...
ja
...
avata
...
työntekijän
...
poissa
...
ollessa
...
tämän
...
sähköpostiviesteistä
...
työnantajalle
...
kuuluvat
...
viestit,
...
tai
...
vakavan
...
sairauden
...
takia
...
häneltä
...
ei
...
voida
...
suostumusta
...
saada,
...
voi
...
rehtori
...
määrätä
...
henkilön
...
esimiehen
...
postipalvelimen
...
pääkäyttäjän
...
avulla
...
selvittämään
...
ja
...
avaamaan
...
työntekijän
...
poissa
...
ollessa
...
yllä
...
määritellyt
...
työsähköpostiviestit.
...
Viestien
...
etsinnän
...
ja
...
avaamisen
...
syy,
...
siihen
...
osalliset
...
ja
...
ajankohta
...
sekä
...
kenelle
...
avatusta
...
viestistä
...
on
...
annettu
...
tieto,
...
on
...
kirjattava
...
ja
...
ilmoitettava
...
ilman
...
aiheetonta
...
viivytystä
...
työntekijälle.
...
4.4
...
Sähköpostijärjestelmää
...
haittaavat
...
tai
...
vaarantavat
...
viestit
...
ja
...
postilaatikot
...
Sähköpostijärjestelmän
...
ylläpidon
...
oikeudesta
...
puuttua
...
sähköpostin
...
kulkuun
...
sähköpostijärjestelmän
...
palvelutason
...
tai
...
turvallisuuden
...
takaamiseksi
...
säädellään
...
tarkemmin
...
Tietojärjestelmien
...
ylläpitosäännöissä.
...
5
...
Sähköpostiviestin
...
salaus
...
ja
...
todentaminen
...
Käyttäjällä
...
on
...
oikeus
...
salata
...
sähköpostiviestinsä
...
salausmenetelmää
...
käyttäen.
...
Muita
...
kuin
...
julkisia
...
tietoja
...
ja
...
julkisia
...
henkilötietoja
...
sisältäviä
...
asiakirjoja
...
ei
...
tule
...
siirtää
...
sähköpostina
...
tai
...
muuna
...
tietoverkon
...
yli
...
tapahtuvana
...
tiedonsiirtona
...
ilman
...
salausta.
...
Salassa
...
pidettäviä
...
henkilö-
...
ja
...
muita
...
tietoja
...
voidaan
...
kuitenkin
...
siirtää
...
sähköisesti,
...
mikäli
...
tiedon
...
salaukseen
...
käytetään
...
riittävän
...
vahvoja
...
salausalgoritmeja
...
tai
...
tietoa
...
siirretään
...
vain
...
ammattikorkeakoulun
...
sisäisessä
...
verkossa.
...
Käytettävien
...
salausohjelmien
...
tulee
...
organisaatio-
...
ja
...
työsähköpostiviestien
...
osalta
...
olla
...
ammattikorkeakoulun
...
hyväksymiä
...
ja
...
käyttöönottamia.
...
Sähköpostilla
...
vastaanotetun
...
asiakirjan
...
oikeellisuus
...
ja
...
aitous
...
on
...
tarvittaessa
...
varmistettava.
...
Jos
...
työsähköposti
...
on
...
salattu
...
siten,
...
että
...
vain
...
vastaanottaja
...
voi
...
avata
...
sen,
...
se
...
on
...
avattava
...
välittömästi
...
siirron
...
jälkeen.
...
Tarvittaessa
...
se
...
voidaan
...
salata
...
uudestaan
...
siten,
...
että
...
se
...
on
...
muidenkin
...
asian
...
käsittelijöiden
...
avattavissa.
...
Velvollisuus
...
ei
...
koske
...
haittaohjelmia
...
sisältäviä
...
viestejä
...
eikä
...
roskapostia.
...
6
...
Sähköpostin
...
käytön
...
valvonta
...
sekä
...
lokitietojen
...
kerääminen
...
ja
...
säilyttäminen
...
Sähköpostin
...
käytön
...
valvonta
...
on
...
ohjeistettu
...
Tietojärjestelmien
...
ylläpitosäännöissä.
...
7
...
Näiden
...
sääntöjen
...
valvonta
...
Näiden
...
sääntöjen
...
valvonnasta
...
vastaavat
...
ammattikorkeakoulun
...
tietohallintopalvelut,
...
sähköpostipalvelinten
...
pääkäyttäjät
...
sekä
...
työnjohdollisesti
...
esimiehet.
...
Sääntörikkomusten
...
käsittely
...
tapahtuu
...
Tietotekniikkarikkomusten
...
seuraamuskäytännön
...
mukaisesti.
...
Sääntöjä
...
päivitetään
...
tarvittaessa
...
tai
...
yliopistojen
...
yhteisen
...
sääntösuosituksen
...
muuttuessa.
...
Päivitystarvetta
...
seuraa
...
tietohallintojohtaja
...
tai
...
hänen
...
nimeämänsä
...
henkilö.