Tapahtuman järjestäminen sisältää muiden järjestelyjen ohessa usein monia tietoteknisiä valmistelutoimenpiteitä. Näistä kannattaa huolehtia ajoissa, jotta tapahtuma voidaan myös helpdeskin työjärjestyksen suunnittelussa huomioida.
1. Luo vierailijatunnukset jokaiselle Metropolian ulkopuoliselle esiintyjälle, jotta he pääsevät kirjautumaan Metropolian tietokoneelle tapahtuman aikana. Ohjeet löytyvät täältä.
2. Pyydä hyvissä ajoin jokaista esiintyjää lähettämään sähköpostitse oma esitysmateriaalinsa (esim. PowerPoint-esitys). Kysy myös onko heillä tarvetta käyttää esityksessään omaa kannettavaa tietokonettaan ja että onko kyseessä Mac- vai PC-tietokone.
3. Testaa esitysmateriaalin toimivuus sillä tietokoneella, jolla se on tarkoitus esittää. Jos havaitset ongelmia, tee palvelupyyntö helpdeskiin.
4. Varaa tapahtumalle sopivat tilat tilanvarausjärjestelmästä. Lisätietoja tilojen ominaisuuksista saat kunkin toimipisteen vahtimestarilta. Tietohallinnon sivustolla on myös tiedot atk- ja teorialuokkien teknisestä varustelusta sekä asennetuista ohjelmista: Tilat laitteineen.
- Jos tarvitaan äänentoistoa, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi auditoriota tai muuta tilaa, jossa on valmiina av-laitteisto. Jos tarvitaan tietokonetta tai dataprojektoria, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi tilaa, jossa ne ovat valmiina. Liikuntasaliin tms. em. laitteiston järjestäminen vaatii vahtimestareilta ja helpdeskiltä erityisjärjestelyjä. Siksi niitä suositellaan käytettäväksi vain silloin, kun ei ole mitään muuta mahdollisuutta.
- Muista myös, että kaikkien toimipisteiden tilat ovat käytettävissä Metropolian tapahtumiin.
5. Kokeile laitteistoja ja tutustu niiden käyttöön etukäteen. Jos vikoja ilmenee tai tarvitset opastusta, tee palvelupyyntö helpdeskiin.
6. Pyydä helpdeskiltä tarvittavat asennustoimet tekemällä palvelupyyntö helpdeskiin. Erittele tarkasti palvelupyynnössä, mitä tarvitset. Jos tarvitset apua tarpeiden erittelyssä, pyydä palvelupyynnössä siihenkin opastusta.
7. Sovi esiintyjien kanssa, että he tulevat ajoissa tutustumaan käytettävään laitteistoon ennen tilaisuuden alkua. Jos he käyttävät omia kannettavia tietokoneitaan, testaa kuvan näkyvyys dataprojektorilta ja mahdollisesti äänen kuuluvuus auditorion av-järjestelmästä.
- Tietoa AV-laitteista ja esitystekniikasta löytyy tietohallinnon sivustolta: AV-laitteet ja esitystekniikka
- Avusta vierailijaa langattomaan verkkoon liittymisestä ohjeen mukaan: WLAN-verkko metropolia-guest
- Tavanomainen käytäntö on, että helpdesk ei päivystä tilaisuuksien aikana edes erillisestä pyynnöstä. Erityisen kriittisissä tai poikkeuksellista esitystekniikkaa hyödyntävissä tapahtumissa päivystys voidaan järjestää tarpeen mukaan. Tilaisuudet sujuvat yleensä hyvin, jos edellä mainituista toimenpiteistä on huolehdittu ja auditorion käyttöön on perehdytty riittävästi ennen tapahtumaa.
- Myös vahtimestarit antavat pienimuotoista opastusta auditoriolaitteistojen käytössä tilaisuuden aikana ja vaihtavat tarvittaessa paristot langattomaan mikrofoniin.
Event organizer's checklist