Tietohallinto päivittää kesän aikana Metropolian työasemiin Windows 7 (64-bit) käyttöjärjestelmän. Ennen kesälomia pyydämme, että henkilökunta siirtää henkilökohtaiset tiedostot työasemilta kotihakemistoon. Pyydämme myös henkilökuntaa jättämään kannettavan tietokoneensa työpöydälle ja siivoamaan sähköpostinsa. Tässä tiedotteessa kerromme myös sähköpostijärjestelmän vaihtumisesta Microsoft Exchange 2010-järjestelmään.
Sisältö:
1. Aikataulutilanteesta
2. Mitkä tiedot siirtyvät henkilökunnalta automaattisesti ja mitkä eivät?
3. Mitä minun tarvitsee tehdä?
4. Perustietoa uudesta sähköpostijärjestelmästä
__________________________________
1. Aikataulutilanteesta
Sähköposti
Henkilökunnan ja opiskelijoiden sähköpostit siirretään heinäkuun lopulla Microsoft Exchange 2010-järjestelmään. Postit siirretään hieman eri aikaan (peräkkäisinä viikonloppuina opiskelijat/henkilökunta), jotta katkot säilyisivät mahdollisimman lyhyinä.
Pilottiryhmänä on tietohallinto, jonka postit siirretään 12. - 13.6. Pilotoinilla halutaan varmistaa, että postien siirto onnistuu, kun loput henkilökunnan ja opiskelijoiden posteista siirretään Microsoft Exchange 2010-järjestelmään. Pilotointi antaa myös tietoa siitä, kuinka kauan siirtäminen kestää. Näin menetellen voidaan paremmin arvioida mahdollisten katkojen kesto. Pilotoinnin perusteella voidaan päättää henkilökunnan ja opiskelijoiden sähköpostien lopulliset siirtopäivämäärät.
Windows 7 ja Office 2010
Windows 7 ja Office asennukset aloitetaan henkilökunnan koneisiin kaikissa toimipisteissä samaan aikaan alkaen viikolla 26 (kesäkuun viimeinen viikko). Henkilökunnan tietokoneiden asennukset pyritään saamaan valmiiksi heinäkuun aikana.
Luokkatilojen asennukset aloitetaan viikolla 27 alkaen Tukholmankadulta. Tämän jälkeen asennuksia tehdään kaikissa toimipisteissä samanaikaisesti. Tiedossa on joitain luokkia (mm. labroja), joihin joudutaan jättämään Windows XP -ympäristö johtuen yhteensopivuusongelmista 64-bittisyyden tai muuten Windows 7 osalta. Näissäkin luokissa kuitenkin Office päivitetään uuteen versioon.
Luokkatiloissa on asennuksen jälkeen käytössä sama opetusympäristö kuin ennen päivitystä, ellei asiakkaalta ole tullut muutospyyntöä 25.6 mennessä.
2. Mitkä tiedot siirtyvät henkilökunnalta automaattisesti ja mitkä eivät?
Tiedot jotka siirtyvät automaattisesti:
• Verkkolevyt ja siellä olevat tiedostot siirtyvät automaattisesti (esim. S, T, U ja Z -verkkolevyasemat) Windows 7-järjestelmään. Toisin sanoen koko oma verkkolevysi (Z-levy) siirtyy automaattisesti uuteen järjestelmään.
• Sähköpostijärjestelmästä (Groupwise)
o Kaikki postit, jotka ovat postilaatikossa (eng. inbox/mailbox)
o Kaikki kansiot, jotka ovat GroupWisen kaapin (eng. Cabinet) ja näiden kansioiden alla olevat postit sekä lisäksi mm. ”lähetetyt” -kansio siirtyy.
o Oma osoitekirja
o Kalenterimerkinnät
o Arkistoidut sähköpostit, jos ne ovat Z-levyllä (jos eivät ole niin ota yhteys helpdeskiin).
Ohje arkiston sijainnin tarkistamisesta löytyy täältä
o Huom. arkistointia ei tarvitse alkaa tekemään enää tässä vaiheessa, yllä oleva koskee niitä käyttäjiä jotka ovat aiemmin käyttäneet viestien arkistointitoimintoa.
Tiedot jotka EIVÄT siirry automaattisesti
• C- tai D-asemalla olevat tiedostot
• Windowsin Työpöytä ja siellä olevat tiedostot
• Web-selaimen kirjanmerkit (bookmarks)
3. Mitä minun tarvitsee tehdä?
Siirrä omat työ- ja yksityistiedostot työasemilta kotihakemistoon
Sähköposteja ei tarvitse kopioida/siirtää.
Siirrä työasemalta (pöytäkone ja kannettava) omat työ- ja yksityistiedostosi kotihakemistoosi eli Z-levyasemalle. Omia tiedostoja on tarpeen siirtää, jos niitä on tallennettuna tietokoneen paikallisille levyasemille eli esim. C- ja D-levyasemille tai Windowsin työpöydälle. Ohjelmia ei tarvitse siirtää, mutta siirrä esimerkiksi kaikki Word, Excel ym. tiedostosi.
Jos kotihakemistostasi (Z-levyltä) loppuu levytila, voit pyytää sitä lisää Helpdeskistä työtiedostojesi tallentamiseen. Pyynnön voit tehdä osoitteessa hd.metropolia.fi.
Tallenna kirjanmerkit (bookmarks)
Kirjanmerkit eivät siirry vanhoista web-selaimista automaattisesti uuteen järjestelmään. Sinun täytyy tallentaa kirjanmerkit ja myöhemmin siirtää ne uuteen web-selaimeen. Sinun ei tarvitse tehdä mitään jos koet että löydät web-osoitteet myöhemmin ilman tallentamistakin.
Voit joko kirjoittaa tärkeät web-osoitteet paperille tai copy-pastettaa ne sähköpostiviestiin ja lähettää tämä sähköposti itsellesi. TAI voit tallentaa/viedä kirjanmerkkitiedoston Z-levylle ja myöhemmin tuoda sen sieltä uuteen web-selaimeesi. Muista että kirjanmerkkejä voi olla useammassa selaimessa (esim. Firefox, Interner explorer) joten ota tärkeimmät kirjanmerkit talteen em. selaimista. Ohjeet kirjanmerkkien tallentamiseen:
Firefox 3: http://www.electrictoolbox.com/backup-export-bookmarks-mozilla-firefox-3/
Klikkaa Bookmarks -> Organize bookmarks -> Import and backup -> valitse Export HTML -> valitse Z-levysi ja sieltä sopiva hakemisto mistä löydät tiedoston myöhemmin -> Klikkaa Save.
Explorer 6: Klikkaa File -> Import/Export -> Next -> Klikkaa Export Favorites -> Next -> Next -> Valitse Export to a File or Address ja klikkaa Browse -> valitse Z-levysi ja sieltä sopiva hakemisto mistä löydät tiedoston myöhemmin (tallenna tiedosto eri nimellä kun edellisessä kohdassa) -> Klikkaa Finish.
Siivoa sähköpostisi
Sähköpostin siivoamisella tarkoitetaan turhien viestien poistamista, jolloin sähköpostilaatikkoon jää enemmän tilaa ja sähköpostien siirto uuteen järjestelmään nopeutuu.
Katso ohje, josta näet, miten voit siivota sähköpostisi helposti ja nopeasti.
https://tietohallinto.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=11207635
Omat ohjelmat
Tietohallinto asentaa kaikki aiemmin asentamansa ohjelmat uuteen ympäristöön käyttöjärjestelmän päivityksen yhteydessä.
Voit vielä jättää päivittäjälle varmuuden vuoksi viestin (lapun) näkyvälle paikalle, jos sinulla on joitain erikoisohjelmia, joita käytät työssäsi ja jotka pitää asentaa koneelle. Jos jostain syystä on välttämätöntä että konettasi ei saa päivittää, jätä selkeä viesti päivittäjille ja ilmoita asiasta varmuuden vuoksi vielä helpdeskiin.
Jos olet tallentanut omia ohjelmistoja työasemallesi, sinun pitää asentaa ne itse uudestaan, kun Windows 7-päivitys on tehty.
Jätä kannettava tietokone työpöydällesi loman ajaksi
Jätä kannettava tietokone työpöydällesi, kun lähdet lomalle. Jos jostain syystä tarvitset kannettavaa tietokonetta lomallasi, tee palvelupyyntö Helpdeskiin ja sovi erikseen aika, jolloin Wndows 7 päivitys voidaan tehdä.
4. Perustietoa uudesta sähköpostijärjestelmästä
Metropolian henkilökunnan Novell Groupwise ja opiskelijoiden Horde korvataan kesän aikana Microsoft Exchange 2010-järjestelmällä.
Exchange-järjestelmää käytetään ensisijaisesti Outlook-asiakasohjelmalla tai www-liittymällä, joka löytyy osoitteesta mail.metropolia.fi. Sähköpostin luku onnistuu myös muilla ohjelmilla. Ominaisuuksiltaan Exchange vastaa nykyistä Groupwise-järjestelmää. Henkilökunta voi tutustua Outlookiin Office 2010 -koulutusten yhteydessä.
Sähköposti voi käyttää siirtymäaikana web-sähköpostin kautta esim.
• työkoneelle asennettu Windows 7 / Office 2010, mutta sähköposti ei vielä siirretty uuteen järjestelmään - käytä web-sähköpostia webwise.metropolia.fi (henkilökunta) tai Hordea (opiskelijat) webmail.metropolia.fi
• työkoneelle ei vielä asennettu Win 7 / Office 2010, mutta sähköposti siirretty jo uuteen järjestelmään - käytä web-sähköpostia osoitteessa mail.metropolia.fi
Lisätietoja:
Ohjeita uuteen sähköpostijärjestelmääm tulee tietohallinnon sivuille: tietohallinto.metropolia.fi
Jos tarvitset apua toimenpiteissä (kirjanmerkkien siirto tms.) ota yhteys helpdeskiin hd.metropola.fi
Mika Lavikainen mika.lavikainen@metropolia.fi
Mikko Mäkelä mikko.makela@metropolia.fi
Jani Kaljunen jani.kaljunen@metropolia.fi
Lisätietoja löydät uuteen Windows 7 - käyttöjärjestelmästä siirtymiseen
Tuubin työtilasta ”Windows-käyttöjärjestelmän ja sähköpostijärjestelmän uusiminen 2010”.