...
Kaikilla Teams-
...
ryhmillä on oletava omistaja
Teams-ryhmien sisältämät keskustelut ja asiakirjat sisältävät sellaista tietoa, joka on usein tarkoitettu vain valikoidulle henkilöryhmälle. Tiedon turvaamiseksi on tärkeää, että jokaisella Teams-ryhmällä on omistaja.
...
Vaikka omassa Teams-ryhmässäsi ei olisi sellaista tietoa, jonka vuotamisesta olisi haittaa, on sellaista monissa Teams-ryhmissä. Koska Teams-ryhmiä ei ole mahdollista luokitella niissä käsiteltävän tiedon kriittisyyden mukaan, on omistaja määriteltävä kaikille Teams-ryhmille. Se parantaa tietoturvaa kokonaisuutena.
Teams-ryhmille etsitään omistajat automaattisten sähköpostiviestien avulla
Olisi hyvin työlästä käydä yksitellen läpi jokainen Teams-ryhmä ja etsiä sille omistaja. Siksi apuna toimivat automaattiset sähköpostiviestit. Sähköpostiviestit kysyvät aktiivisilta Teams-ryhmien jäseniltäJos Teams-ryhmän omistaja poistuu Metropoliasta tai Teams-ryhmästä, jää ryhmä vaille omistajaa. Järjestelmä kysyy silloin jäljelle jääneiltä Teams-ryhmän jäseniltä sähköpostitse, haluavatko he olla ryhmänsä omistajia. Viestissä on vastauspainikkeet Yes ja No, joista jompaankumpaan on tärkeää vastata. Jos samalla kyselykierroksella kaikki vastaavat No, lähettää järjestelmä samanlaisen viestin seuraaville ehdokkaille.
Käyttämättömät Teams-ryhmät poistuvat
Kun tietohallinto ottaa uudet asetukset käyttöön, rupeaa järjestelmä pitämään kirjaa Jos jossakin Teams-ryhmien aktiivisuudesta. Jos ryhmässä ei havaita ole toimintaa muutamaan päivään, lähettää järjestelmä ryhmän omistajalle automaattisen sähköpostiviestin 30 päivää ennen kuin ryhmä poistetaan käyttämättömyytensä vuoksi. Viestissä kysytään neljään vuoteen, se poistetaan automaattisesti. 30 päivää ryhmän poistamista järjestelmä kysyy sähköpostiviestin avulla ryhmän omistajalta, jatketaanko ryhmän voimassaoloa vai ei. Järjestelmä lähettää uudet muistutusviestit vielä uuden muistutusviestin vielä 15 päivää sekä yhtä päivää ennen ryhmän poistumista. Jos painat viestin sisältämää vastauspainiketta Yes, jatkuu ryhmän voimassaolo.
Samanlainen automaattiviesti lähetetään uudelleen vasta silloin, jos ryhmässä ei ole toimintaa seuraaviin neljään vuoteen.
Mistä tiedän, onko saamani sähköpostiviesti on aito?
Et voi koskaan tunnistaa sähköpostiviestin aitoutta pelkän ulkonäön tai sisällön perusteella. Tarkista aina lähettäjän osoite. Joissakin tapauksissa on tosin mahdollista, että myös lähettäjän osoite olisi väärennetty. Nämä nimenomaiset, Teams-ryhmiä koskevat automaattiviestit on helppoa tunnistaa. Ne ovat aitoja, jos alla olevat kaksi kriteeriä toteutuvat.
...
2. Tarkista, että viesti on alla olevan mallin kaltainen.
Microsoft 365:n julkisiin linkkeihin aikaraja
Julkisilla linkeillä tarkoitetaan OneDrive'ista, Wordistä, Excelistä, PowerPointista, Steramista tai SharePointista tai muista Microsoft 365 -sovelluksista jaettuja linkkejä, joiden käyttöoikeudeksi on määritelty "Works for Everyone" (suomeksi: kaikille).
Vältä julkisten linkkien luontia tilanteissa, joissa ne eivät ole välttämättömiä. Julkisten linkkien kautta asiakirjan sisältö on nähtävillä internetin kautta sellaisillekin henkilöille, jotka eivät ole kirjautuneet millään käyttäjätunnuksella Microsoft 365:een. Vaikka jakamaasi asiakirjaa ei todennäköisesti voi löytää esimerkiksi Google-haun avulla, on olemassa riski sen päätymisestä väärien henkilöiden haltuun.
Julkisten linkkien näkyvyyteen on nyt asetettu 90 vuorokauden aikaraja, jonka jälkeen linkit lakkaavat toimimasta. Tietohallinto voi myöhemmin muuttaa aikarajaa, kun asiasta kertyy kokemuksia ja palautetta.
Kun linkki vanhenee, ei itse tiedosto katoa. Word-asiakirjasi, Excel-taulukkosi tai PowerPoint-esityksesi on edelleen tallessa OneDrivessä tai SharePointissa aivan kuten ennenkin. Ainoastaan julkisen linkin voimassaolo päättyy, ja sen kautta ei enää voi avata jakamaasi tiedostoa. Voit jatkaa linkin voimassaoloa jakamalla saman tiedoston uudelleen.
Ohjeita asiakirjojen jakamiseen ja käyttöoikeuksien määrittämiseen Microsoft 365 -palvelussa löydät Microsoftin verkkosivuilta.