Kaikille Teams-ryhmille omistajat
Teams-ryhmien sisältämät keskustelut ja asiakirjat sisältävät sellaista tietoa, joka on usein tarkoitettu vain valikoidulle henkilöryhmälle. Tiedon turvaamiseksi on tärkeää, että jokaisella Teams-ryhmällä on omistaja.
...
Vaikka omassa Teams-ryhmässäsi ei olisi sellaista tietoa, jonka vuotamisesta olisi haittaa, on sellaista monissa Teams-ryhmissä. Koska Teams-ryhmiä ei ole mahdollista luokitella niissä käsiteltävän tiedon kriittisyyden mukaan, on omistaja määriteltävä kaikille Teams-ryhmille. Se parantaa tietoturvaa kokonaisuutena.
Teams-ryhmille etsitään omistajat automaattisten sähköpostiviestien avulla
Olisi hyvin työlästä käydä yksitellen läpi jokainen Teams-ryhmä ja etsiä sille omistaja. Siksi apuna toimivat automaattiset sähköpostiviestit. Sähköpostiviestit kysyvät aktiivisilta Teams-ryhmien jäseniltä, haluavatko he olla ryhmänsä omistajia. Viestissä on vastauspainikkeet Yes ja No, joista jompaankumpaan on tärkeää vastata. Jos samalla kyselykierroksella kaikki vastaavat No, lähettää järjestelmä samanlaisen viestin seuraaville ehdokkaille.
Käyttämättömät Teams-ryhmät poistuvat
Kun tietohallinto ottaa uudet asetukset käyttöön, rupeaa järjestelmä pitämään kirjaa Teams-ryhmien aktiivisuudesta. Jos ryhmässä ei havaita toimintaa muutamaan päivään, lähettää järjestelmä ryhmän omistajalle automaattisen sähköpostiviestin 30 päivää ennen kuin ryhmä poistetaan käyttämättömyytensä vuoksi. Viestissä kysytään, jatketaanko ryhmän voimassaoloa vai ei. Järjestelmä lähettää uudet muistutusviestit vielä 15 päivää sekä yhtä päivää ennen ryhmän poistumista. Jos painat viestin sisältämää vastauspainiketta Yes, jatkuu ryhmän voimassaolo.
Samanlainen automaattiviesti lähetetään uudelleen vasta silloin, jos ryhmässä ei ole toimintaa seuraaviin neljään vuoteen.
Mistä tiedän, onko saamani sähköpostiviesti on aito?
Et voi koskaan tunnistaa sähköpostiviestin aitoutta pelkän ulkonäön tai sisällön perusteella. Tarkista aina lähettäjän osoite. Joissakin tapauksissa on tosin mahdollista, että myös lähettäjän osoite olisi väärennetty. Nämä nimenomaiset, Teams-ryhmiä koskevat automaattiviestit on helppoa tunnistaa. Ne ovat aitoja, jos alla olevat kaksi kriteeriä toteutuvat.
...
2. Tarkista, että viesti on alla olevan mallin kaltainen.
Microsoft 365:n julkisiin linkkeihin aikaraja
Julkisilla linkeillä tarkoitetaan OneDrive'ista, Wordistä, Excelistä, PowerPointista, Steramista tai SharePointista tai muista Microsoft 365 -sovelluksista jaettuja linkkejä, joiden käyttöoikeudeksi on määritelty "Works for Everyone" (suomeksi: kaikille).
...