...
- Tietohallinto vastaa työntekijöiden vakioiduista työvälineistä ja niiden hankinnasta.
- Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
- Käyttäjällä ei voi olla kahta työvälinettä. Rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja.
- Työasemien elinkaari on 60 kk.
- Kannettavissa hankintaraja on 1600 € sisältäen oheislaitteet.
Vakioidut työvälineet
Kannettava
- Ultrabook 13" (1028,61 €) tai 14" (901,42 €) + laukku tai reppu.
- Vaihtoehtoiset ominaisuudet (optiot) ja oheistuotteet tulevat kokonaan käyttäjän kustannuspaikan maksettaviksi.
- Elinkaari on 48 kk.
Matkapuhelin
- Android –puhelin (185,06 € / työliittymä tai 477,12 € / luontoisetuliittymä) + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta.
- Mallit ovat vakioituja ja hintaluokassa max. 228,60 € (työliittymä) - max. 520,80 € (luontoisetuliittymä).
- Elinkaari on 3 vuotta (36 kk).
...
- Liittymissä (EU-liittymä) on oletuksena 50 € saldovahti. Yli 50 € puhelinlaskut käsitellään esimiehen kanssa, ja yli 300 € puhelinlaskut raportoidaan talous- ja hallintojohtajalle.
- Käyttäjille ei hankita kahta liittymää, ja nykyiset erilliset dataliittymät suljetaan laiteuusintojen yhteydessä.
- Langattoman verkon ulkopuolella verkko jaetaan matkapuhelimesta.
- EU-liittymissä on rajaton data Pohjoismailla Pohjoismaissa ja Baltian maissa.
Muualla EU-maissa on rajallinen data 5Gt / laskutuskausi eli 1 kk. Ylimenevältä osalta laskutetaan 3 € / Gt ALV 0%.
Muualla maailmassa datan hinta on käytettävän operaattorin hinnaston mukainen.
...
- Työntekijälle voidaan hankkia työkäyttöön tabletti.
- Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
- Elinkaari on 36 kk ja hankintaraja lisävarusteineen 600 €.
- Yksikkö vastaa hankinnan kustannuksista.
Työvälineisiin lukeutumattomat laitteet
...
- Lyhytaikaisesta lainatarpeesta vastaa Helpdesk, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
- Hankittaessa projektilaitteita tulee antaa projektin kuvaus ja kesto.
- Projektin päätyttyä laitteet palautetaan rahoituslähteestä riippumatta Helpdeskin laitepooliin, josta laitteet ovat lainattavissa muihin projekteihin.
- Helpdesk merkkaa laitteet ja ylläpitää listaa lainattavista projektilaitteista.
- Opiskelijoita kannustetaan BYOD-käytäntöön, eikä opiskelijoille lähtökohtaisesti hankita kannettavia.
BYOD tulee sanoista Bring Your own Device, mikä tarkoittaa, että jokainen opiskelija tuo oman laitteensa ja käyttää sillä oppimisympäristön palveluja.
Laiteuusinnat
Mikäli työlaite halutaan korvata ennen lasketun elinkaaren päättymistä, vastaa käyttäjän tulosalue laitteen kustannuksista kokonaisuudessaan.
Vaihdettaessa alle neljän vuoden ikäinen työasema kannettavaan, korvaa käyttäjän kustannuspaikka työaseman jäljellä olevan elinkaaren (n. 150 € / v).
Vahingot, varkaustapaukset ja korvaukset
Käyttäjän rikkoessa työvälineensä on jäännösarvon korvausvelvollisuus käyttäjällä.
Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti.
Seuraavat kohdat raportoidaan johtoryhmälle 1-2 kertaa vuodessa:
- Poikkeamat yhden koneen politiikassa
- Hankintarajan ylittävät hankinnat
- Ennen elinkaarta uusitut laitteet
- Yli 20 000 sivun vuositulostukset
- Laiterikot
HUOM!
Kaikki tästä menettelyohjeesta poikkeavat käytännöt tulee hyväksyttää johtoryhmän jäsenellä, ellei toisin mainittu. Mikäli hankintoja tehdään ohjeiden vastaisesti, seuraa siitä hankinta- ja hyväksymiskielto, joka on voimassa aina 3 kk.
...