Katso myös Oma-intranetistä ohjeet Tapahtumiin liittyvät ohjeet kohdasta "Viestintä".
Tekniset tarpeet
Tapahtuman järjestäminen sisältää muiden järjestelyjen ohessa useimmiten monia tietoteknisiä valmistelutoimenpiteitä. Näistä kannattaa huolehtia ajoissa, jotta tapahtuma voidaan huomioida myös Helpdeskin työjärjestyksen suunnittelussa.
...
- Varaa tapahtumalle sopivat tilat tilanvarausjärjestelmästä. Lisätietoja tilojen ominaisuuksista saat kunkin toimipisteen vahtimestariltaaulapalvelusta. Tietohallinnon sivustolla on myös tiedot atkdigi- ja teorialuokkien teknisestä varustelusta sekä asennetuista ohjelmista: Tilat. Huom! Jos haluat Helpdeskin päivystämään normaalin työajan ulkopuolella, tapahtuman omistajan tulee vastata siitä syntyvistä lisäkustannuksista. Lisätietoa laskutuksesta Tuki- ja opastuspalvelu.
- Tee selkeä ohjeistus tilaan, mieluiten jo ulkotiloista lähtien.
- Jos tarvitaan äänentoistoa, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi auditoriota tai muuta tilaa, jossa on valmiina av-laitteisto. Jos tarvitaan tietokonetta tai dataprojektoria, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi tilaa, jossa ne ovat valmiina. Liikuntasaliin tms. em. laitteiston järjestäminen vaatii vahtimestareilta ja Helpdeskiltä erityisjärjestelyjä. Siksi niitä suositellaan käytettäväksi vain silloin, kun ei ole mitään muuta mahdollisuutta edes toisessa toimipisteessä.
- Muista myös, että kaikkien toimipisteiden tilat ovat käytettävissä Metropolian tapahtumiin.
...
- Varmista, että ohjeistus kiinteistöllä liikkumiseen ja tapahtumatilaan siirtymiseen on selkeä. Neuvoja ohjeistukseen ja kiinteistöllä liikkumiseen saa vahtimestariltaaulapalvelusta.
- Huolehdi ihmisten perustarpeista: Varmista, että mahdollisesti tilaamasi ruokapalvelu sisältää esim. vettä juotavaksi tapahtuman aikana. Varmista, että ohjeistus lähimpiin WC-tiloihin on kunnollinen.
- Varmista, että sinulla on oikea määrä materiaalia jaettavaksi, esim. ohjelmalehtiset.
...