Tietohallinto

Kokoushuoneen tietoturva-asetukset

Jatkossa kaikissa kokoushuoneissa on oltava valittuna joko Passcode tai Waiting room.

Asetukset voit tarkistaa ja vaihtaa seuraavan ohjeen avulla:

1. Käynnistä Zoom.
2. Kirjaudu Zoomiin (Sign in > SSO Login > metropolia)
3. Siirry Zoomissa Meetings-välilehdele
4. Valitse haluamasi kokoushuone. Kuvassa esimerkkinä on ”My Personal Meeting ID (PMI)” -niminen kokoushuone, mutta huoneen nimi voi olla mikä tahansa muukin. Asetukset tulee määritellä jokaiseen kokoushuoneeseen erikseen.
5. Klikkaa Edit-painiketta.Image Added
6. Lisää rasti jompaankumpaan tai molempiin näistä:
   1. Passcode tai
   2. Waiting Room
7.  Jos valitsit Passcoden, kirjoita kokoushuoneelle uusi pääsykoodi ja ilmoita se osallistujille.
8. Klikkaa Save-painiketta.

Image Added

Jos määrittelit pääsykoodin (passcode)

• Ilmoita pääsykoodi kaikille niille henkilöille, joiden on määrä päästä kokoushuoneeseen (esim. opiskelijat, joille etäluento on tarkoitettu).
• Kun osallistuja liittyy kokoushuoneeseen, kysyy Zoom häneltä tätä edellä määrittelemääsi pääsykoodia.
• Muista ilmoittaa osallistujille, että he tarvitsevat pääsykoodin päästäkseen huoneeseen.

Jos lisäsit rastin kohtaan ”Waiting room”

• Kun osallistujat liittyvät kokoushuoneeseen, he päätyvät ensin odotushuoneeseen (Waiting room).
• Kokouksen / luennon järjestäjänä sinun tulee päästää jokainen osallistuja kokoukseen / etäluennolle.
• Jos odotushuoneessa näkyy henkilö, jota et tunnista oikeaksi osallistujaksi, älä päästä häntä kokoushuoneeseen.
• Muista ilmoitotaa osallistujille, että kokoushuoneeseen tulee liittyä oma nimellä ja ajoissa, jos sinulla ei ole mahdollisuutta päästää osallistujia mukaan kesken luennon / kokouksen.

“Identify guest participants in the meeting/webinar”

• Ominaisuus tarkoittaa sitä, että vieraat voi erottaa Metropolian tunnuksella kirjautuneista osallistujilla siitä, he näkyvät kokouksen osallistujalistassa oranssilla pohjalla.
• Tämän asetuksen Funet Miitti Zoom -palvelun ylläpito on kytkenyt päälle.

“Only the user who is sharing can annotate”

• Vain näyttöä jakava henkilö voi käyttää merkintä- ja piirtotyökalua (asetus kytketty päälle jo 8/2020).
• Jatkossa Metropolian Zoomissa on päällä oletusarvona tämä asetus ”vain näyttöä jakava henkilö voi käyttää merkintä- ja piirtotyökalua”.
• Asetus ei kuitenkaan ole pakollinen, joten voit itse vaihtaa sen pois halutessasi.
• Päällä ollessaankaan asetus ei estä kokouksen järjestäjää antamasta kokouksen aikana annotate-oikeuksia muille osallistujille.
• Tällä toimenpiteellä pyritään poistamaan tarkoituksenmukaiset tai tahattomat piirtotyökalun käytöt tilanteissa, joissa kokouksen pitäjä ei halua toimintoa käytettävän.

Miksi?

Asetukset parantavat Zoomin tietoturvaa siten, että ulkopuoliset eivät pääse pelkän etäkokouslinkin avulla Zoom-huoneeseen. Heiltä joko kysytään koodia tai sitten heidän liittyminen kokoushuoneeseen edellyttää kokouksen järjestäjän hyväksyntää. Muutokset tekee Funet Miitti Zoom -palvelun ylläpito.

Zoomin julkaisema, virallinen tiedote aiheesta löytyy osoitteesta https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360045009111

Ohjeita ja neuvoja

• Englanninkieliset ohjeet Zoom kokouksen asetuksien määrittämiseen:
• https://support.zoom.us/hc/enus/articles/115005756143-Changing-your-meeting-settings
• Tiedota etukäteen osallistujia, jos käytössä on odotushuone ja odotat osallistujien tulevan ajallaan paikalle. Kerro myös, miten menettelet, jos henkilöt tulevat kokoukseen myöhässä.
• Metropolian Zoomiin kirjautuneet käyttäjät on mahdollista päästää suoraan kokoukseen odotushuoneen ohi tekemällä kokoushuoneeseen tätä koskeva määritys. Englanninkieliset ohjeet löytyvät kohdasta ”User” osoitteesta https://support.zoom.us/hc/enus/articles/115000332726-Waiting-Room

Hyviä käytäntöjä

• Metropolian sisäisissä kokouksissa, joihin ei haluta ulkopuolisia, kannattaa kokoushuoneen asetuksista kytkeä päälle asetus ”Only authenticated users can join meetings: Participants need to authenticate before to joining the meetings.” ja valita asetukseksi ”metropolia.fi”. Näin voit varmistua siitä, että kokoukseen kirjautuva käyttäjä on metropolialainen. Muistathan myös tiedottaa osallistujille, että kokoukseen pääseminen vaatii kirjautumisen Metropolian käyttäjätunnuksella sekä ohjeistaa heidät kirjautumaan oikein. Voit esimerkiksi lähettää heille linkin Tietohallintopalveluiden internetsivuilta löytyvään kirjautumisohjeeseen: https://wiki.metropolia.fi/download/attachments/176471830/1_1Kirjautuminen%20-%20Client-v464.pdf?version=1&modificationDate=1581622521000&api=v2 . Ohjeet Zoom kokouksen asetuksien määrittämiseen: https://support.zoom.us/hc/enus/articles/115005756143-Changing-your-meeting-settings
• Zoomia, kuten muitakin sovelluksia, kannattaa ensisijaisesti käyttää työpöytäsovelluksen kautta nettiselaimen sijasta. Näin varmistat, että käytössäsi ovat kaikki toiminnot.
• Zoomiin liittyviä ohjeita kannattaa etsiä Zoomin omasta tukiportaalista osoitteesta https://support.zoom.us/. Zoomin kuten muidenkin nykyisten pilvipohjaisten sovellusten kehittyminen on niin nopeaa, että uusia toimintoja saattaa tulla jopa kerran viikossa ja silloin ajantasaisin ohjeistus löytyy aina sovelluksen valmistajan tietopankista.

Metropolian Zoom-ohjeet

Löydät Metropolian Zoom-ohjeet Tietohallintopalveluiden internetsivuilta: https://wiki.metropolia.fi/pages/viewpage.action?pageId=176471830