Tiivistettynä
- Jos haluat ottaa käyttöön uuden tietokoneohjelman, mobiilisovelluksen tai IT-järjestelmän Metropoliassa, täytä hankintalomake osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi -> Ohjelmistot ja järjestelmät.
- Jos kyseisessä tietokoneohjelmassa, mobiilisovelluksessa tai IT-järjestelmässä käsitellään henkilötietoja, tutustu myös DPIA-ohjeisiin OMAssa ja täytä työväline-DPIA-lomake.
- Metropolian johtoryhmän päätökseen perustuen minkään tyyppisiä, edes ilmaisia tietokoneohjelmia, mobiilisovelluksia tai IT-järjestelmiä ei ole sallittua ottaa käyttöön muulla kuin edellä mainitulla tavalla.
Mitä teen, jos tarvitsen Metropoliaan uuden ohjelmiston tai järjestelmän?
- Tutustu prosessikaavioon ja -ohjeeseen Tietohallintopalveluiden internetsivuilla (näkyy vain sivuille kirjautuneille käyttäjille)
- Avaa hankintalomake osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi
- Valitse Ohjelmistot ja järjestelmät.
- Kirjaudu Metropolian käyttäjätunnuksellasi ja täytä lomake.
- Tutustu Metropolian DPIA-ohjeistukseen
- Jos hankittavassa tuotteessa käsitellään mitä tahansa henkilötietoa, täytä DPIA-lomake
Metropolian muilla yksiköillä tai projekteilla ei ole lupaa hankkia itsenäisesti tietohallinnon ohi digitaalisia työvälineitä (tietokoneohjelmat, mobiilisovellukset ja IT-järjestelmät) käyttöönsä. Kaikki hankinnat on tehtävä edellä mainitun prosessin mukaan keskitetysti Tietohallintopalveluiden kautta riippumatta siitä, minkä suuruusluokan hankinnasta on kyse: Velvoite koskee kaikkia digitaalisia työvälineitä yksittäiselle tietokoneelle tai mobiililaitteelle asennettavasta sovelluksesta koko organisaation laajuisiin järjestelmiin.
Muista ennakoida hankintoja
Tietohallintopalvelut sekä Laki- ja arkistointipalvelut käyvät jatkuvaa dialogia keskenään ja pyrkivät yhdessä kehittämään ohjelmistojen ja järjestelmien hankintaprosessia entistä tehokkaampaan ja joustavampaan suuntaan. Myös hankintalomaketta kehitetään. Em. yksiköiden tavoitteena on tarjota sinulle vallitsevan lainsäädännön asettamissa puitteissa niin sujuvaa palvelua kuin suinkin mahdollista. Lain määräämät velvoitteet ovat kuitenkin täysin sitovia, joten prosessin vaiheita ei ole mahdollista sivuuttaa kiireellisissäkään tapauksissa.
Pyri suunnittelemaan ohjelmisto- ja järjestelmätarpeesi niin hyvissä ajoin kuin suinkin mahdollista. Siten edesautat tarvitsemiesi työvälineiden saamista käyttöösi ajoissa. Hankintaprosessin loppuun saattamiseen voi kulua aikaa, mutta kiireellisiä hankintoja pyritään mahdollisuuksien mukaan priorisoimaan vähemmän kiireellisten edelle.
Lisätiedot
Tietosuojavastaava Tuulia Aarnio, Laki- ja arkistointipalvelut
- DPIA-prosessi
- DPIA-lomake
- tietosuojalainsäädäntö
tietosuojavastaava@metropolia.fi
P. 040 844 0690
Helpdeskistä voit
- tiedustella hankintasi etenemistä,
- kysyä Metropolialla valmiiksi käytössä olevista digitaalisista työvälineistä,
- kysyä hankintaprosessia koskevaa lisätietoa ja
- pyytää apua hankintalomakkeen täyttämiseen.
Puhelinpalvelu: 09 7424 6777
Palvelupyynnöt: https://hd.metropolia.fi tai helpdesk@metropolia.fi