...
Sähköisten asiakirjojen käsittelyssä sovelletaan ammattikorkeakoulussa kirjesalaisuuden, yksityisyyden suojan ja hyvän hallintomenettelyn periaatteita. Viestinnän osapuolten oikeudet on turvattava. Käyttäjiä koskevat vaitiolovelvollisuudet ja hyväksikäyttökiellot on määritelty sähköisen viestinnän tietosuojalaissa palvelu laissa (167.611.20042014/516917) ja laissa yksityisyyden suojasta työelämässä laissa (13.8.2004/759). Vaitiolovelvollisuuksia ja hyväksikäyttökieltoja koskeva ohjeistus on kuvattu myöhemmin tässä dokumentissa sekä Tietojärjestelmien käytön säännöissä ja Tietojärjestelmien ylläpitosäännöissä.
...
Työ- ja henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet muodostuvat käyttäjän nimestä tai käyttäjätunnuksesta.
Luonnollisen henkilön sähköpostiosoite on henkilötietolain (523/1999) mukaan henkilötietoHenkilön sähköpostiosoite luokitellaan henkilötiedoksi https://tietosuoja.fi/mika-on-henkilotieto ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan lakia (5.12.2018/1050). Henkilötiedot on rekisteröity ammattikorkeakoulun henkilötietorekistereihin, joista on laadittu rekisteriselosteet. Henkilötietoja käsitellään ammattikorkeakoulussa rekisteriselosteiden mukaisella tavalla ja tarkoituksessa.
...
Työnantajan oikeudesta hakea esille tai avata työntekijälle lähetettyjä tai tämän lähettämiä sähköpostiviestejä (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 13.8.2004/759) säädetään tarkemmin luvussa 4.3.6 ”Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien hakeminen ja avaaminen”.
Työntekijän lähettämästä työsähköpostiviestistä tulee ilmetä, että sen lähettäjä on viranomaiselle annettua päätösvaltaa käyttävä, ei yksittäinen työntekijä, esim. liittämällä allekirjoitukseen asema ja yksikön nimi. Mikäli kysymyksessä on hakemus tms. viranomaistoimenpiteitä edellyttävä toimenpide, tulee paluuosoite asettaa siten tai muistuttaa asiakasta siitä, että jatkoyhteydet hoidetaan organisaatio-osoitteen kautta.
...
Roskapostiin ei pidä vastata, koska näin vain lisätään roskapostin saapumista. Vastaamalla osoittaa sähköpostiosoitteensa toimivaksi, ja se lisätään roskapostittajien osoitelistoille.
Moni metropolialainen on saanut sähköpostiinsa viestin, jossa pyydetään valheellisiin väitteisiin perustuen lähettämään lunnaat bitcoineina kiristäjälle. Jos viesti sisältää Metropolian salasanasi, vaihda salasanasi osoitteessa https://salasana.metropolia.fi. Vaihda salasanasi myös muihin palveluihin, joissa käytät kyseistä salasanaa. Ethän käytä Metropolian palveluissa samaa salasanaa, jota käytät jossakin muussa palvelussa. Muilta osin ei ole syytä olla huolissaan, ja lunnaita ei tule missään tapauksessa maksaa.
Käyttäjä voi ilmoittaa häiritsevästä roskapostista käyttäjätukeen. Käytännössä ylläpito voi pyrkiä puuttumaan vain Suomesta lähetettyihin viesteihin.
...
Näiden sääntöjen valvonnasta vastaavat ammattikorkeakoulun tietohallintopalvelut, sähköpostipalvelinten pääkäyttäjät sekä työnjohdollisesti esimiehet. Sääntörikkomusten käsittely tapahtuu Tietotekniikkarikkomusten seuraamuskäytännön mukaisesti. Sääntöjä päivitetään tarvittaessa tai yliopistojen yhteisen sääntösuosituksen muuttuessa. Päivitystarvetta seuraa tietohallintojohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö.