Kaikkien ohjelmien, järjestelmien ja muiden sähköisten työvälineiden hankinta ja käyttöönotto tapahtuu Tietohallintopalveluiden kautta.

Jos haluat ottaa käyttöön uuden ohjelman, järjestelmän tai muun sähköisen työvälineen, toimi alla olevan ohjeen mukaan. Ohje koskee myös ilmaisten ohjelmien, järjestelmien tai muiden työvälineiden käyttöönottoa, lisenssien uusintaa tai lisenssien lisähankintaa.

Jos tiedossasi on, että tarvitsemasi ohjelma on jo käytössä Metropoliassa, mutta tarvitset sen vain johonkin tiettyyn tietokoneeseen tai luokkaan, toimi tietokoneohjelmien asennusta koskevan ohjeen mukaan.

Näin hankin ohjelmiston, järjestelmän tai muun sähköisen työvälineen

Pääkäyttäjän vastuut

• Varmistaa lisenssin voimassaolon jatkuvuuden.

Mitä tilaan?

Ohjelmistot

Järjestelmät

Lisenssit

Miten tilaan?

Mieti ensin, onko kyseessä uuden ohjelman hankinta vai olemassa olevan ohjelman asennus. Katso alla olevasta taulukosta, millä tavalla kyseisessä tapauksessa ohjelmisto on tilattava.

...

Leiritie 1: Lukukausittaisen lukujärjestysprosessin yhteydessä lukujärjestyssuunnittelija kysyy esim. taulukon avulla tarvittavat ohjelmat.

Muut kampukset: https://hd.metropolia.fi  (kirjaudu Metropolian tunnuksella ja valitse Helpdesk)

...

https://hankintalomake.metropolia.fi (kirjaudu Metropolian tunnuksella ja valitse Ohjelmistot ja järjestelmät)

Jos ohjelmassa käsitellään henkilötietoja, täytä myös työväline-DPIA-lomake: https://elomake.metropolia.fi/tunnistaudu.php?lomake_id=25145

...

https://hankintalomake.metropolia.fi (kirjaudu Metropolian tunnuksella ja valitse Ohjelmistot ja järjestelmät)

Jos ohjelmassa käsitellään henkilötietoja, täytä myös työväline-DPIA-lomake: https://elomake.metropolia.fi/tunnistaudu.php?lomake_id=25145

Mitä tapahtuu lomakkeen täyttämisen jälkeen?

Kun kyseessä on hankinta tai uuden ilmaisohjelman käyttöönotto, käytetään aina hankintalomaketta osoitteessa https://hankintalomake.metropolia.fi ja valitaan sieltä Ohjelmistot ja järjestelmät. 

Tietohallintopalvelut selvittää

• Edellytykset, joiden puitteissa ohjelma on mahdollista ottaa käyttöön.
• Minkälaisia henkilöresursseja, teknisiä toimenpiteitä tai mahdollisia lisähankintoja ohjelman käyttöönotto edellyttää Metropolialta.
• Onko ohjelma yhteensopiva Metropolian IT-ympäristöön.
• Onko DPIA-lomakkeen täyttäminen edellytys ohjelman käyttöönotolle. Jos on, Tietohallintopalvelut pyytää sinua täyttämään lomakkeen.

Lomakkeessa on edellä mainittuihin asioihin liittyviä kysymyksiä.

Pääkäyttäjän vastuut

• Lisenssien voimassaolon jatkuvuuden varmistaminen
• Tekee ilmoituksen IT-hankinnoille, jos sopimus pitää purkaa tai jos sitä pitää muuttaa.  (https://hd.metropolia.fi → lisää Lisää tapaus → IT-hankinta hankinta)
• Sopii ohjelman käyttäjien kanssa Kokoaa ja ilmoittaa Käyttäjätuelle ohjelmiston kokoonpanoon ja konfiguraatioon liittyvät tiedot.liittyvistä asioista ja ilmoittaa ne Helpdeskille (https://hd.metropolia.fi → Lisää tapaus → Helpdesk)
• Tiedottaa muutoksista ohjelman käyttäjille.
• Vastaa ohjelman käytön osaamisesta Metropoliassa.
• Vastaa ohjelmassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksesta.
• Vastuu Vastaa DPIA:n tunnistamisesta.

Usein kysytyt kysymykset

Kysymys: Tarvitsen kannettavalleni Microsoft Office -ohjelmistopaketin, tarvitseeko . Pitääkö minun täyttää siitä ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?

Vastaus: Ei tarvitse, Office-paketti kuuluu helpdeskin asentamiin ohjelmistoihin, jotka voidaan asentaa ilman lisähankintoja. Microsoft Office on valmiiksi asennettu kaikkiin Metropolian ylläpitämiin tietokoneisiin. 

Kysymys: Tarvitsen ohjelmiston X käyttööni eikä ohjelmisto käyttööni ohjelman X, mutta se ei ole virallisten työvälineiden joukossa tai yleisohjelma, tuleeko . Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake? 

Vastaus: Todennäköisesti täytyy, ellei ohjelmisto X kuulu virallisiin työvälineisiin tai Helpdeskin "yleisohjelmistoihin" tulee sinun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake. Voit kysyä Helpdeskistä onko lomakkeen täyttämiselle tarvetta osoitteessa hd.metropolia.fi → lisää tapaus → helpdesk.  Jos ohjelma ei ole ennestään käytössä Metropoliassa, sinun tulee täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake.

Kysymys: Ohjelma Kysymys: Ohjelmisto Y on ilmainen, mutta se ei ole aiemmin ollut käytössä Metropoliassa, tuleeko . Tuleeko minun täyttää ohjelmisto- ja järjestelmähankintalomake?

Vastaus: Kyllä täytyy, ohjelmiston . Ohjelman hinnalla ei ole merkitystä.